Navigieren im sicheren Remote-Dateizugriff während COVID

Eine Geschichte aus der realen Welt Navigieren im sicheren Remote-Dateizugriff während COVID..

Am späten Nachmittag des 11. März^th dieses Jahres arbeitete ich am 6^th Stock eines hohen Büroturms in Los Angeles. An diesem Tag wurde das Personal zu einem außerplanmäßigen spontanen Meeting in den großen Konferenzraum gerufen. Früher an diesem Tag hatte die Weltgesundheitsorganisation erklärt, dass das Coronavirus, das sich schnell um den Globus ausbreitet, tatsächlich eine Pandemie sei. Am Tag zuvor war uns per E-Mail mitgeteilt worden, dass wir alle darauf vorbereitet sein sollten, aus der Ferne arbeiten zu können, wenn die Sicherheit dies erfordert. Zu dieser Zeit beschäftigten wir etwa 450 Mitarbeiter in etwa 30 Büros im ganzen Land, einschließlich eines großen Hauptsitzes in DC. Das in Los Angeles ansässige Personal zählte etwa 40 Personen und wir nahmen die gesamten 6 auf^th umhauen.

Wir betraten den Konferenzraum, nahmen unsere Plätze ein und der Operations Manager erzählte uns, wovor wir uns in den letzten Tagen gefürchtet hatten. Bis auf Weiteres sollten wir unsere Laptops und Ladegeräte mit nach Hause nehmen und ab sofort auf unbestimmte Zeit beginnen Heimarbeit. Wir sollten unsere E-Mails am nächsten Morgen überprüfen, um zu erfahren, wie wir vorgehen und welche nächsten Schritte wir tun sollen. Da wir aufgrund unserer verschiedenen Standorte in verschiedenen Zeitzonen bereits mit Zoom-Meetings und Telefonkonferenzen vertraut waren, Heimarbeit wirkte anfangs gar nicht so abschreckend.

Kein Pendeln, kein Parken, kein zusätzliches Geld für das Mittagessen ausgeben und sich nicht jeden Tag schick anziehen zu müssen, schien sehr verlockend. Ich sah, wie gestresst unsere IT-Mitarbeiter wirkten, und wusste, dass es keine leichte Aufgabe sein würde, alle einfach und sicher zu verbinden. Die leitenden Mitarbeiter (einschließlich des in Washington ansässigen Führungsteams) waren es gewohnt, dass für sie vor dem Verlassen des Büros ein Fernzugriff eingerichtet wurde. Angesichts der Sensibilität bestimmter Besprechungen und Kommunikationen musste der sichere Fernzugriff aufgrund von Covid sofort, perfekt und nahtlos erfolgen. Im ganzen Land fanden diese Brandschutzübungen in vielen großen und kleinen Organisationen statt. Mehrere Technologiegiganten machten es vor, indem sie frühzeitig erklärten, dass ihre Belegschaft bis auf Weiteres auf unbestimmte Zeit oder zumindest bis Anfang 2021 aus der Ferne arbeiten könne.

Fast über Nacht musste jeder, der im Bereich Cybersicherheit und Fernzugriff tätig war, seine Dienste einfach und schnell anbieten, sonst wurde er irrelevant. Plattformen und Cloud-Software wie Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive und mehr wurden zu den bevorzugten Tools, um in Verbindung zu bleiben und weiter zusammenzuarbeiten. Bei Zoom kam es zu erheblichen Schwierigkeiten, da Schulen und Hochschulen sich bemühten, Kurse online zu unterrichten. Um unsere Meetings zu sperren, haben wir in unseren Outlook-Mail-Konten ein sicheres Zoom-Plugin installiert, mit dem wir mit einer einzigen Anmeldung ein Meeting einrichten und Teilnehmer einladen konnten. Ein Webbrowser wurde zu einem Katalog von mit Lesezeichen versehenen Tools, über die wir auf alles zugreifen konnten, was wir für die Zusammenarbeit benötigten. Mit Okta hatten wir eine Schutzschicht, aber wir mussten trotzdem zwischen verschiedenen Plattformen navigieren, um Dateien abzurufen, daran zu arbeiten, sie zu speichern und zu teilen, aber nicht in Echtzeit. Effizienz und Produktivität gingen verloren, aber darüber hinaus wurde deutlich, wie unproduktiv und ineffizient unsere üblichen Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit immer gewesen waren, als sie ins Rampenlicht gerückt wurden.

Slack wurde für schnelle Nachrichten und schnelle Videoanrufe verwendet, und es wurden verschiedene Gruppen gestartet, denen Sie angehören mussten, damit Manager relevante Informationen über die Prioritäten austauschen konnten, auf die wir uns konzentrierten. Andere Slack-Gruppen wurden gegründet, die sich freiwillig zur Moralsteigerung und Teambildung zusammenschlossen, um lustige Fakten, Bilder und Inspiration auszutauschen. Wir haben uns alle in unsere neuen Routinen und neuen Kleiderschränke eingelebt, in denen die obere Hälfte nur geschäftlich war und die untere Hälfte den ganzen Sonntagnachmittag.

Der Großteil meiner Arbeit wurde zuvor per Telefon, E-Mail oder Zoom-Anruf erledigt, sodass mein Übergang zur Remote-Arbeit in Bezug auf die Apps und Software, die ich brauchte, um produktiv zu bleiben, unkompliziert war. Mein Job konzentrierte sich auf Öffentlichkeitsarbeit und den Aufbau von Beziehungen. Zoom-Müdigkeit ist eine reale Sache und es muss erwähnt werden, dass es anfangs ziemlich seltsam war, von persönlichen Meetings ausschließlich auf Video-Meetings umzusteigen. Bei einem regelmäßigen persönlichen Treffen konzentrieren Sie sich auf mehrere Dinge und können sich bewegen. In einer Videokonferenz schauen Sie die Person direkt an, wenn auch auf einem Bildschirm. Es kann jedoch anstrengend sein, ständig Augenkontakt herzustellen und über einen längeren Zeitraum von Angesicht zu Angesicht zu sein, insbesondere in einem beruflichen Umfeld, in dem Sie ein bestimmtes Verhalten beibehalten müssen fokussierte Lieferung.

Unsere IT-Mitarbeiter hatten die Remote-Desktop-Verwaltung eingerichtet und konnten sich anmelden, um alle dem Support-Desk gemeldeten Probleme zu beheben. Wir haben die neue Normalität gemeistert, aber auch hier wurden die üblichen betrieblichen Ineffizienzen rund um den Arbeitsablauf bald zu eklatanten Hindernissen für Arbeitsunterbrechungen, wenn es um die Dateifreigabe ging. Die Dateifreigabe und der Dateizugriff aus der Ferne waren mühsam und es gab keine Möglichkeit, gemeinsam mit jemandem in Echtzeit zu bearbeiten. Box wurde als Datenbank verwendet. Mit den meisten meiner Kollegen konnten wir sichere Links zu Dateien teilen, auf die andere Mitarbeiter zugreifen konnten, wenn wir dies von ihnen verlangten bzw. wenn sie je nach Titel und Dienstalter dazu geneigt waren. Von Outlook zu Box zu arbeiten bedeutete immer noch, etwas suchen und aussuchen zu müssen, in der Hoffnung, dass es an der richtigen Stelle abgelegt wird, in der Hoffnung, dass man es bearbeiten und dann eine neuere Version speichern kann, um später am Telefon oder bei einem Videoanruf zusammenzuarbeiten.

Der entscheidende Punkt hierbei ist, dass wir nur an dem zusammenarbeiten konnten, was wir bereits auf Box hochgeladen hatten. Ich habe mich aus Managementsicht immer gefragt, ob es einige Dateien gibt, die aus Sicherheits- oder Vertraulichkeitsgründen nicht dort sein sollten? Wenn Sie Box oder ein anderes Datei-Repository verwenden, wer überwacht die Nutzung? Wer sorgt dafür, dass die dort hochgeladenen und gespeicherten Dateien immer noch relevant sind und die Prüfung bestehen?

Wenn du es bist remote arbeiten, Konnektivität wird ständig benötigt, und ich spreche nicht von Wi-Fi. Ein virtuelles Meeting kann augenblicklich zu einer vergeblichen Übung werden, wenn Sie Ihren Bildschirm nicht freigeben oder keinen Zugriff auf E-Mails haben oder auf eine Datei zugreifen können, auf die Sie gerade verweisen müssen.

Zusammenarbeit ist entscheidend. Im März, als die Wirtschaft einen Abschwung erlebte und Entlassungen unmittelbar bevorstanden, mussten viele Unternehmen schnell zu den Grundlagen zurückkehren. Das leitende Management von Unternehmen bis hin zu gemeinnützigen Organisationen war und ist immer noch dabei, Zahlen darüber zu ermitteln, was ihre Kernkompetenzen sind und wie sie ihre Rentabilität am besten aufrechterhalten können. Effizienz hat oberste Priorität, während die Budgets knapp werden und die Ziele des vergangenen Geschäftsjahres unüberwindbar werden. Zu sagen, dass wir uns in beispiellosen Zeiten befinden, ist eine große Untertreibung. Dies ist eine besonders herausfordernde Zeit für Krankenhaussysteme mit einer Rekordzahl an Patienten, die aufgenommen werden – das Gesundheitswesen ist nur ein Sektor unserer Wirtschaft. Jetzt, im November 2020, hören wir von Cyberangriffen gegen Impfstoffhersteller und -vertreiber sowie von Hackerangriffen auf EDD-Leistungen.

Im Bildungssektor, Universitätsgelände versuchen verzweifelt, den Qualitätsstandard zu gewährleisten, für den sie berühmt sind, und schützen gleichzeitig ihre Systeme vor Ransomware, wenn sich Studenten von zu Hause aus anmelden. Computer können unser Leben einfacher machen. Wenn Sie beispielsweise zu Hause bleiben möchten, müssen Sie alles online kaufen, von Mayonnaise bis hin zu Waschmitteln. Sie können den Status Ihrer Bestellung per Knopfdruck überprüfen und gleichzeitig die verfügbare Menge und das Lieferdatum überprüfen. Der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit bei wichtigen Themen machen die Arbeit Spaß. Andernfalls arbeiten Sie in einem Silo und wenn Sie dies aus der Ferne erledigen, kann es ein isolierendes Gefühl sein und es schwierig sein, sich einzuteilen. Aber Computer, die mit einer Cloud verbunden sind, machen das nicht unbedingt zu einem Erfolg arbeiten das Leben leichter.

Was ist zu tun?

Nun, es kommt darauf an, wo Sie sitzen. Wenn Sie der Entscheidungsträger sind, müssen Sie alles aus der Vogelperspektive betrachten, aber auch in der Lage sein, sofort ins Detail zu gehen. Sie wünschen sich kanalübergreifende Transparenz mit einem Dashboard, mit dem Sie nicht nur am Puls der Zeit bleiben, sondern auch alle Unternehmensdaten nach Bedarf messen und quantifizieren können. Sie können über Berichte verfügen, die Informationen an Sie weiterleiten, aber Sie sollten in der Lage sein, jederzeit und überall von jedem Gerät aus auf alles zuzugreifen. Wenn Sie IT-Direktor oder leitende Führungskraft im Bereich Informationstechnologie sind, wissen Sie, dass Sicherheit für Sie oberste Priorität hat. Es gibt keine schnelle und einfache Lösung. Oder gibt es das? Weiter lesen.

Entweder laden Sie Ihre Dateien auf die Cloud-Plattform einer anderen Person hoch oder nicht. In jedem Fall müssen Sie weiterhin sicher remote auf diese Dateien zugreifen. Hier kann MyWorkDrive wirklich helfen. Ich nenne es gerne:

Kompromisslos verbinden und zusammenarbeiten

Gartner beschrieb letztes Jahr ein aufkommendes Cybersicherheitskonzept als Secure Access Service Edge oder SASE. Sie beschrieben die Zukunft der Netzwerksicherheit in der Cloud. Aber wie kann die Cloud absolut sicher sein? Schließlich ist die Cloud nur der Server eines anderen. Ihre Dateien auf Ihrem Server-Rack sind Ihre Cloud. Sie können eine Hybrid-Cloud haben oder private Wolke aber wofür willst du am ende dein budget ausgeben? Dateien migrieren oder Arbeit erledigen?

Zeit und Geld sind alles, wenn es um Budgetierung und strategische Ziele geht. Zeit ist Geld. In dieser Zeit der Geschichte ist es wichtig, keine Zeit zu verschwenden. Vor allem, wenn Sie die Übertragung von lokalen Dateien auf eine Cloud-Plattform berücksichtigen müssen, für die Sie sich möglicherweise entscheiden. Die Migration in eine Cloud kann wertvolles Personal und Ressourcen von dem abziehen, was Sie jetzt wirklich tun müssen.

Für Ihre Mitarbeiter stehen jedoch in der Regel die einfache Bedienung, die einfache Einrichtung und keine steilen Lernkurven an erster Stelle. Ein Migrationsplan muss immer noch alle einbeziehen und schulen. Auch das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie für die Regierung, eine Regierung, eine Anwaltskanzlei oder eine Organisation arbeiten, die Vertraulichkeit, Sicherheit und Vertrauen fördert, können Sie es sich nicht einmal leisten, sich auf die großen Waffen gemeinsamer Laufwerke und Software für die Zusammenarbeit zu verlassen. Wir alle haben Fälle von Datenlecks erlebt, als ein Phishing-Fehler in Gmail zu einer Schlagzeile in den neuesten Nachrichten des Unternehmens wurde. Wenn Sie im Finanzsektor tätig sind, müssen Sie noch mehr Hürden überwinden, um die Privatsphäre und Sicherheit Ihrer Kunden zu gewährleisten. DSGVO (Regierungsdatenschutzverordnung) wurde in der Europäischen Union im Jahr 2018 und ähnlich eingeführt HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) Hier in den Vereinigten Staaten bedeutet dies, dass Unternehmen und Organisationen gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Daten eines Kunden zu schützen und vertraulich zu behandeln. Wie kann man in dieser Welt der ständigen Konnektivität und Zusammenarbeit, insbesondere auf mehreren Geräten, am besten sicheren Fernzugriff auf Dateien und Dateifreigaben haben?

Stellen Sie sich diese Fragen:

1. Welches Budget haben Sie, um Ihre Dateien zu digitalisieren und/oder in die Cloud zu migrieren?
2. Können Sie sich die Zeit leisten, die zum Übertragen dieser Dateien benötigt wird, und trotzdem produktiv und wettbewerbsfähig bleiben?
3. Wer entscheidet, welche Dateien in die Cloud übertragen werden?
4. Können Sie es sich leisten, für einen Cloud-Service zu bezahlen?
5. Was passiert, wenn Sie Ihre Daten zurückhaben möchten?

Wir befinden uns nun also neun Monate nach Beginn der Pandemie und es gibt keine Anzeichen dafür, dass sie sich verlangsamt, da Großstädte in den gesamten Vereinigten Staaten damit beginnen, Anordnungen zum Bleiben zu Hause und zur Abriegelung zu erlassen. Für die Belegschaft, die die Möglichkeit hat, von überall aus arbeiten zu können, ist es wichtiger denn je, für alle Benutzer einen sicheren Fernzugriff auf Dateien und Dateifreigabe im gesamten Unternehmen zu haben. Keine Dateien, die auf die Cloud-Plattform einer anderen Person migriert werden müssen. Keine Arbeitsunterbrechung. Durch Berechtigungen wird sofort festgelegt, wer wann auf was zugreifen kann. Kein großer Lernaufwand, einfach einzurichten und zu verwenden, einschließlich einer sicheren mobilen App für die Arbeit unterwegs. Am allerbesten, keine VPNs zu verwalten und zu warten. Mithilfe Ihrer bereits vorhandenen Windows-Dateifreigaben und der Active Directory-Infrastruktur können Sie es schnell auf Ihrem Desktop einrichten. Keine Anbieterbindung, keine Synchronisierung, keine Migration.

Bearbeiten und teilen Sie Dateien sicher aus der Ferne. Erfüllen Sie alle Ihre Compliance-Anliegen und -Anforderungen und verhindern Sie Datenschutzverletzungen und Datenlecks. Sichern Sie Dateien überall und jederzeit von jedem Gerät aus. Klingt unmöglich? Klingt wie ein Wunder. Nein, es hört sich so an MyWorkDrive.

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