Viele Unternehmen haben oder erwägen die Migration von Windows-Dateifreigaben zu Office 365. SharePoint Online ist in den meisten Abonnements kostenlos enthalten. Häufig werden IT-Experten gebeten, die Umstellung ihrer Unternehmensdateiserver auf SharePoint Online zu prüfen. SharePoint eignet sich zwar hervorragend für die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Teams innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, aber kann es einen lokalen Dateiserver für größere Unternehmen vollständig ersetzen und als Alternative zur Dateifreigabe verwendet werden?

Hier ist die Liste der 10 wichtigsten Gründe, warum wir zusammengestellt haben, warum SharePoint kein Dateiserver ist:

 

1. Geschwindigkeit – Nichts kann die Geschwindigkeit des Dateiserverzugriffs im lokalen Netzwerk übertreffen. Während Internetgeschwindigkeiten in Megabit gemessen werden, werden lokale Netzwerkgeschwindigkeiten in Megabyte gemessen. Eine lokale Netzwerkverbindung ist mindestens 10-mal schneller als jede Internetverbindung. Eine schnelle 100-Mbit/s-Internetverbindung zu Hause entspricht beispielsweise nur 12,2 MB/s. Im Büro haben Netzwerke normalerweise 1 GB – satte 125 MB/s!! Für den Zugriff auf große Dateien geht nichts über eine LAN-Verbindung.

 

2. Einfachheit – Benutzer werden darin geschult, ihre Dateien einfach von einem zugeordneten Laufwerk abzurufen. Bei SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, auf die nur über eine webbasierte Schnittstelle oder innerhalb von Apps zugegriffen wird. Die Benutzeroberfläche sieht nicht wie der Windows-Datei-Explorer aus. Es gibt zwar Tools von Drittanbietern, die SharePoint-Laufwerksbuchstaben zuordnen können, diese sind jedoch langsam, erfordern zusätzliche Verwaltung und unterstützen keine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

 

3. Speicherkapazitäten – Selbst die kleinsten Unternehmen verfügen leicht über Terabytes an Daten. SharePoint Online hat ein 1-TB-Limit für jede Bibliothek, ein 5000-Element-Anzeigelimit, ein 15-GB-Dateigrößenlimit und ein maximales 100.000-Dateisynchronisierungslimit. Selbst wenn Sie so viele Daten oder so große Dateien gespeichert haben, kann der Zugriff über das Internet nicht funktionieren (siehe Grund #1).

 

4. Migration – Die Migration von Legacy-Dateifreigaben zu SharePoint erfordert eine sorgfältige Planung. Alle Berechtigungen müssen auf den SharePoint-Websites zusammen mit entsprechenden Ordnerstrukturen manuell neu erstellt werden. Dateinamen auf lokalen Freigaben erlauben Sonderzeichen, die in SharePoint nicht erlaubt sind (#%&), die alle umbenannt werden müssen, bevor sie migriert werden.

 

5. Sicherungen und Notfallwiederherstellung – Mit herkömmlichen Dateifreigaben können sie problemlos auf mehrere Standorte repliziert, gesichert und archiviert werden, um die Compliance über viele Jahre hinweg zu gewährleisten. Bei SharePoint umfasst die Wiederherstellung alter Daten mehrere Datenbanken und ganze SharePoint-Farmen, die möglicherweise nicht mehr unterstützt werden. SharePoint Online speichert nur die letzten 90 Tage gelöschter Dateien – Backups erfordern zusätzliche 3^rd Party-Abonnementdienste, die für fortlaufende Sicherungen und Abrufe Gebühren erheben.

 

6. Gesamtbetriebskosten (TCO) – Die gemeinsame Nutzung von Dateien über herkömmliche Dateifreigaben kann innerhalb von Minuten für Benutzer bereitgestellt oder über VPN- oder SSL-VPN-Produkte wie MyWorkDrive.com mit einer einfachen Webseite im Datei-Explorer-Stil verfügbar gemacht werden. Da SharePoint Online-Bereitstellungen komplex sind, sind die Daten über Bibliotheken verstreut und zusätzlicher Speicher kostet 0,20 pro GB im Vergleich zu Azure-Dateifreigaben, was nur 0,0255 beträgt – was bedeutet, dass 10 TB $2000 pro Monat für SharePoint-Speicher kosten würden. Benutzer müssen auch darin geschult werden, Daten zu teilen und darauf zuzugreifen. Dies alles führt zu zusätzlichem IT-Support, Schulungen usw SharePoint-Migration Kosten.

 

7. Eigentum an Daten – Viele Unternehmen haben Compliance-Vorschriften, die sie daran hindern, Dateien in die Cloud zu verschieben, oder haben rechtliche Bedenken, wer Zugriff auf ihre Unternehmensdaten hat. Das Verschieben von Daten nach SharePoint Online erfordert eine sorgfältige Einhaltung und rechtliche Prüfung. Der Prozess wird komplizierter, wenn Organisationen mit hochsensiblen Daten, wie z. B. Regierungsbehörden, mit einer Vielzahl strenger Compliance-Vorschriften migriert werden. Unternehmen sollten sorgfältig über die Auswirkungen nachdenken, die das Verschieben von Dateien in das proprietäre Format oder die Cloud-Plattform des Anbieters mit sich bringt;

 

8. Speicher öffnen – Sobald Dateien in eine SharePoint-Datenbank migriert werden, gehen die NTFS-Metadaten verloren und sie werden in einem proprietären Format gespeichert. Was passiert, wenn die Organisation zu einem anderen Anbieter, Azure Storage oder zurück zu SMB-Dateifreigaben wechseln möchte?

 

9. Dateisperre – Datenbanken, Konstruktions-CAD-Dateien und Buchhaltungsanwendungen sind so konzipiert, dass sie lokal mit Gigabit-Geschwindigkeiten laufen und Dateien in einer Netzwerkumgebung mit mehreren Benutzern sperren können. Diese Dateitypen können nicht mit SharePoint gespeichert oder abgerufen werden.

 

10. Archivierung – Herkömmliche Dateifreigaben können einfach verschlüsselt und auf unbestimmte Zeit extern gespeichert und dann jederzeit in der Zukunft problemlos wiederhergestellt werden, unabhängig von technologischen Änderungen. Bei SharePoint müssen ganze Systeme wiederhergestellt werden, oder bei SharePoint Online müssen zusätzliche Archivierungsdienste gekauft und dauerhaft bezahlt werden, die SharePoint in Langzeitarchiven speichern, was zu zusätzlichen Support- und Abonnementkosten führt.

 

Fazit – SharePoint ist kein Dateiserver, sondern ein Portal für die Zusammenarbeit. Microsoft hat eine toller Support-Artikel hier zu diesem Thema und sie haben kürzlich auf der Ignite Conference 2019 Updates für Azure File Shares veröffentlicht (siehe unseren früheren Blog-Artikel hier), was deutlich macht, dass Microsoft Dateiserver noch viele Jahre in der Zukunft unterstützen wird.

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