Top 5 SharePoint-Migrationskosten

SharePoint-Migrationsplanung

Viele Unternehmen erwägen die Migration von Windows-Dateifreigaben zu SharePoint oder einem anderen Cloud-Speicher für Abteilungsfreigaben. Während SharePoint kein direkter Ersatz für Dateiserver Direkter Ersatz, für kleinere Unternehmen kann es wirtschaftlich sinnvoll sein. Welche Kosten für die SharePoint-Migration sind jedoch zu berücksichtigen? Wenn Unternehmen darüber nachdenken, Dateifreigaben auf SharePoint zu verlagern, müssen wir die potenzielle Sicherheit, Zeitbeschränkungen, Risiken und Kostenauswirkungen berücksichtigen. Während sich SharePoint hervorragend für die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Teams innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eignet, kann es lokale Dateiserverfreigaben vollständig ersetzen und als Dateifreigabealternative verwendet werden? Welche versteckten Kosten entstehen bei der Migration zu SharePoint?

1. SharePoint Kosten

Die Migration von Organisationen auf SharePoint ist ein kompliziertes und herausforderndes Unterfangen. Vielen Unternehmen ist es vielleicht nicht bewusst, aber SharePoint ist als Kollaborationsplattform konzipiert und nicht als Ersatz für Dateiserver. Die Migration von Dateifreigaben zu SharePoint erfordert monatelange Planung, um die zu verschiebenden Daten aus einem Pool von Dateifreigaben zu sortieren und zu identifizieren, der Jahre, wenn nicht Jahrzehnte zurückreichen kann. Um Dateien nach SharePoint zu migrieren, müssen die Dateien konvertiert werden, um nicht zulässige Zeichen zu entfernen (zum Beispiel: ~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) und mithilfe spezieller Tools Speicherbibliotheken zugeordnet werden, um innerhalb der SharePoint-Speichergrenzen zu bleiben die gegen Aufpreis erworben werden müssen. Der Prozess wird noch komplizierter, wenn Organisationen mit hochsensiblen Daten migriert werden, beispielsweise Regierungsbehörden, die eine Vielzahl strenger Compliance-Vorschriften einhalten müssen. Unternehmen müssen diese versteckten Entwicklungs- und Bereitstellungskosten einplanen, wenn sie SharePoint mit anderen vergleichen Dateifreigabe für Unternehmen Lösungen. Darüber hinaus verfügen die meisten Organisationen nicht über die speziellen Fähigkeiten, um eine SharePoint-Migration erfolgreich durchzuführen, und müssen einen vom Anbieter zertifizierten Berater einplanen, der sie bei der Konzeption und Migration unterstützt. Für Organisationen mit vielen Terabytes an Dateifreigaben, die einfach in die Cloud wechseln möchten, kann es sinnvoller sein, sie zu AWS oder zu migrieren Azure Dateifreigaben wo NTFS-Berechtigungen und Dateinamen beibehalten werden können und wo Speicherbeschränkungen kein Problem darstellen.

2. Anbieterbindung und Datenhoheit

Auch wenn die Dateifreigaben einer Organisation im Inland platziert werden können, um die Anforderungen der Speicherort-Compliance-Vorschriften zu erfüllen, in welchem Format werden die Dateien gespeichert? Liegen die Dateien in einem Format vor, auf das auch dann zugegriffen werden kann, wenn kein SharePoint- oder Internetzugang verfügbar ist? Was passiert, wenn die Organisation ihre Dateien aus dem System eines Anbieters verschieben möchte? Wenn die Dateien im proprietären Format eines Anbieters gespeichert werden, wie hoch sind die Kosten für den Export, die Migration und die Konvertierung in ein neues Anbieterformat oder zurück in native NTFS-Dateifreigaben? Am häufigsten werden bei SharePoint alle Dateien in Datenbanken mit eigenen Berechtigungen migriert, die nicht einfach zurück in ihr ursprüngliches NTFS-Format exportiert werden können, da beim Import alle Metadaten verloren gehen. Office-Dateien können auch so geändert werden, dass alle externen Links zu anderen Dateien nicht mehr gültig sind, sobald sie aus dem Dateispeicher eines Anbieters verschoben werden. Unternehmen sollten die Auswirkungen des Verschiebens von Dateien in das proprietäre Format eines Cloud-Dienstes sorgfältig abwägen, da sie möglicherweise feststellen, dass die zukünftigen Kosten einer Migration die kurzfristigen Kosteneinsparungen bei weitem überwiegen, wenn sie aus irgendeinem Grund auf eine andere Plattform wechseln möchten.

3. Kosten für Langzeitarchivierung und -sicherung

Herkömmliche Dateifreigaben können problemlos verschlüsselt und auf unbestimmte Zeit extern in ihrem nativen NTFS-Dateiformat gespeichert und dann jederzeit in der Zukunft problemlos wiederhergestellt werden, unabhängig von technologischen Änderungen. Bei SharePoint und anderen Cloud-Speichern müssen komplette Systeme wiederhergestellt werden, oder bei den meisten Cloud-Anbietern werden gelöschte Dateien nur 90 Tage lang aufbewahrt, was bedeutet, dass zusätzliche Archivierungsdienste erworben und dauerhaft bezahlt werden müssen, um SharePoint-Dateien in Langzeitarchiven zu speichern. Diese Sicherungs- und Speicherkosten führen zusätzlich zu den laufenden Abonnementkosten zu zusätzlichen Support- und Abonnementgebühren. Um Compliance-Standards und Archivierungsanforderungen zu erfüllen, müssen die Kosten für die Wartung doppelter Systeme zur Sicherung und Datenaufbewahrung in alle Gesamtkostenschätzungen einbezogen werden.

4. Gebühren für zukünftige Dateispeicherung

Wenn Dateien in Cloud-Diensten online gespeichert werden, die schwierig oder unmöglich zu exportieren sind, müssen sie in SharePoint-Datenbanken online verwaltet werden. Welche Kosten entstehen der Organisation im Laufe der Zeit, wenn Archivdaten online verwaltet werden? Unternehmen müssen potenzielle zusätzliche Speichergebühren im Laufe der Zeit einplanen.

5. Schulungs- und Produktivitätskosten

Traditionell werden Benutzer darin geschult, ihre Dateien einfach von einem zugeordneten Laufwerk abzurufen. Mit SharePoint werden Dateien in Bibliotheken gespeichert, auf die über eine webbasierte Schnittstelle oder nur aus Apps zugegriffen werden kann. Diese Oberfläche sieht überhaupt nicht wie der Windows-Datei-Explorer aus. Zwar gibt es Tools von Drittanbietern, die Cloud-Speicher SharePoint Laufwerksbuchstaben zuordnen können, diese sind jedoch langsam, erfordern zusätzlichen Verwaltungsaufwand und unterstützen möglicherweise keine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sodass sie nicht in sicheren Umgebungen verwendet werden können. Die Kosten für die Schulung und den Betrieb von Mitarbeitern in SharePoint-Systemen mit ihren vielen erweiterten Funktionen und Anforderungen an die Dokumentenverwaltung können recht hoch sein. Darüber hinaus stellen die meisten Unternehmen fest, dass sie eine interne Gruppe hochbezahlter Dokumentmanagement-Administratoren unterhalten müssen, um Dateispeicherrichtlinien durchzusetzen und zu verhindern, dass ihr SharePoint-Speicher zu einem Durcheinander unorganisierter Dateien wird, die willkürlich in Bibliotheken oder Ordnern ohne Klassifizierung abgelegt werden. Dieser Verwaltungsaufwand erhöht die laufenden Kosten zusätzlich.