Die 5 wichtigsten Risiken für die Zusammenarbeit bei der Dateifreigabe

Organisationen jeder Größe prüfen die Auswirkungen des Verschiebens von Dateien in die Cloud für die Zusammenarbeit an Inhalten. Wir haben diese 5 Risiken der Cloud-basierten Content-Zusammenarbeit zusammengestellt.

5 Risiken der Cloud-basierten Content Collaboration

1) Sicherheit

Das größte Risiko für jedes Unternehmen, das sich dafür entscheidet, die meisten, wenn nicht sogar alle seiner kritischen digitalen Assets auf die Plattform eines Cloud-Anbieters eines Drittanbieters zu stellen, ist die Sicherheit. „The Cloud“ ist schließlich nur der Server eines anderen Unternehmens.

Abhängig von der Branche oder Branche, in der Sie tätig sind, kann Ihr Unternehmen eine Mischung aus mehreren Plattformen für die Zusammenarbeit von Inhalten zwischen Unternehmensbenutzern verwenden. Sie können eine Mischung aus privaten, öffentlichen und hybriden Cloud-Diensten für den täglichen Betrieb einsetzen. Wenn Sie ein E-Commerce-Geschäft betreiben, verlassen Sie sich möglicherweise ausschließlich auf AWS, während Sie Ihren eigenen Exchange-Server verwalten. Wenn Sie ein Gesundheitskonglomerat sind, können Sie eine Mischung aus Cloud-Anbietern verwenden, die HIPAA-konform sind, sowie kritische Daten, die vor Ort gehostet, aber von Drittanbietern verwaltet werden. Einige Finanz- und Anwaltskanzleien verwenden Google Docs immer noch für die inhaltliche Zusammenarbeit bei Fällen und zum Protokollieren von privilegierten Informationen von Mandantenanwälten. Regierungen und Bildungseinrichtungen verlassen sich immer noch auf eine Mischung aus On-Premise-Mainframes mit verschiedenen Kommunikationen, die auf Cloud-basierten Diensten und Hybriden von Netzwerken basieren, die für den laufenden Betrieb unterstützt, aktualisiert und gewartet werden müssen.

Was passiert, wenn Cloud-Anbieter gehackt werden? Ob Malware, Ransomware, Datenschutzverletzungen oder regelrechter Datendiebstahl, die Nachrichten sind voll von beängstigenden Schlagzeilen über den Verlust der Datenintegrität und massive Datenschutzverletzungen, ob es sich um Wahlmaschinen, Finanzunterlagen, persönliche Informationen wie Sozialversicherungsnummern und Kreditkarten oder private Gespräche handelt schwerwiegende Folgen haben. DNC, Sony Pictures, Equifax und das Pentagon sind nur einige der Opfer von Sicherheitsverletzungen und Datendiebstahl. Die Sorge um die Sicherheit beim Cloud Computing bedeutet nicht nur die Sorge um Identitätsdiebstahl, sondern auch eine Frage der nationalen Sicherheit.

2) Sicherer Zugriff

In den meisten Fällen melden Sie sich mit einem Benutzernamen und einem Passwort bei Content-Collaboration-Plattformen an. Diese Identifizierungsmerkmale werden in dem von Ihnen genutzten Cloud-Computing-Dienst gespeichert und monatlich oder jährlich bezahlt. Einige Anbieter bieten Ihnen die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung, und es wird dringend empfohlen, sie für eine zusätzliche Sicherheitsebene zu verwenden. Das Einrichten einer SMS an Ihr Telefon mit einem Code, den Sie beim Anmelden hinzufügen können, ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Anmeldeinformationen zu schützen.

Aber was passiert, wenn diese Cloud-Drittanbieter gehackt werden? Plötzlich werden Ihre Benutzerdaten und Kennwörter nicht mehr von Ihnen kontrolliert, und abhängig von der Zeit, die für die Notfallwiederherstellung oder -prävention und -minderung erforderlich ist, sind Sie nicht mehr konform und haben keinen Zugriff mehr auf Ihre wichtigsten persönlichen Daten. Ihren Kontostand nicht sehen zu können, ist eine Sache, aber auch Ihre medizinischen Testergebnisse oder Ihre Kaufhistorie nicht sehen zu können, ist bestenfalls total ärgerlich und im schlimmsten Fall völlig schwächend.

Wir haben uns daran gewöhnt, dass selbst die vertrauenswürdigsten Partner eine ominöse Nachricht senden, in der Sie aufgefordert werden, Ihr Passwort sofort zu ändern, und wir haben auf die harte Tour gelernt, dieser ersten Nachricht nicht zu vertrauen, da sie möglicherweise aus einer schändlichen Quelle stammt. Wie wir wiederholt gesehen haben, handelt es sich bei Passwortänderungsanfragen oft um Phishing von Angreifern. Mobile Device Management (MDM) und Bring Your Own Device (BYOD) sind zusätzliche Ebenen dessen, was jede IT-Abteilung bei der Aufrechterhaltung und Minderung von Sicherheitsrisiken berücksichtigen und berücksichtigen muss. Der CEO möchte von jedem entfernten Standort aus auf Dateien von seinen Telefonen zugreifen und das CRM möchte in der Lage sein, Kundenkonten im Handumdrehen zu aktualisieren, damit es nicht mehr nur einen einzigen Fehlerpunkt in einem Netzwerk gibt.

3) Dateneigentum und -kontrolle

Sobald Sie Ihre Daten in die Cloud hochgeladen haben, geben Sie im Wesentlichen die Kontrolle und den Besitz Ihrer Daten und kritischen Dateien auf. Für jede Art von echter Zusammenarbeit an Inhalten sind Sie darauf angewiesen, dass Ihre Dateien immer da und jederzeit zugänglich sind. Normalerweise müssen Sie Ihre Dateien synchronisieren, bevor Sie sie freigeben können.

Enterprise File Sync and Share-Plattformen sind darauf ausgelegt, Ihre Unternehmensressourcen zu speichern – egal, ob Sie eine Grafikdesignfirma sind, die Bilder mit Kunden teilen muss, oder ob Sie ein Unternehmen sind, das sich auf Google Drive als eine Art Datenraum zum Speichern von Passwörtern verlässt, Teilen Sie Berichte mit mehreren Beteiligten und Standorten oder bearbeiten und arbeiten Sie mit mehreren verschiedenen Dateitypen zusammen, seien es Gewinn- und Verlustdateien, Excel-Tabellen oder Projektmanagement-Assets. Alle diese Dateien können Ihnen gehören oder eine Mischung aus Ihnen und Ihren verschiedenen Kunden sein, aber am Ende des Tages haben Sie keine Kontrolle über diese Dateien und Vermögenswerte. Sie sind woanders untergebracht und verlassen sich auf VPN- oder Fernzugriffs-Logins und -Lizenzen, die im Umfang kompliziert und bei jeder Art von Wiederherstellung umständlich sind.

4) Migration

Die Datenmigration in die Cloud ist für die meisten Unternehmen ein riesiges Projekt. Zunächst müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, was migriert, synchronisiert und in der Cloud geteilt wird. Ordner und Dateien müssen bereinigt, gesichert und Server, die außer Betrieb genommen werden müssen, weil sie zu voll, zu alt oder aus welchen Gründen auch immer zu anfällig sind, müssen ihre gespeicherten Daten irgendwo live haben, bevor sie auf den Hardware-Friedhof geschickt werden .

Ein ganzes Unternehmen muss umstrukturiert, analysiert und strategisch um Best Practices herum entwickelt werden. Wie Dateien organisiert werden und welche Abteilungen Zugriff auf welche laufenden Daten haben, ist nur ein Teil dessen, was eingebunden werden muss, wenn CTOs und CISOs Migrationsschritte erstellen. FNRA, HIPAA und GDPR sind nur einige der Vorschriften und Compliance-Regeln, die vorschreiben, wie Daten in diesem modernen digitalen Zeitalter behandelt und weitergegeben werden müssen. In Unternehmen jeder Größe kann ein öffentlicher Server verwendet werden, der es Abteilungen und Büros über geografische Standorte und Zeitzonen hinweg ermöglicht, auf Dateien zuzugreifen, sie zu aktualisieren und Informationen auszutauschen, aber wer entscheidet, was bleibt und was geht und wie öffentlich dieser öffentliche Server ist wird bleiben?

Die meisten Unternehmen müssen agil bleiben, um Wachstum und Produktivität aufrechtzuerhalten, und die Effizienz kann während Migrationsperioden verloren gehen, wenn Dateien verloren gehen oder der Zugriff verweigert wird oder Remote-VPNs nicht mehr auf die gleiche Weise funktionieren. Wenn eine Benutzerbasis nicht absolut technisch versiert ist, müssen Lernkurven und neue Arten der Geschäftsabwicklung berücksichtigt werden, wenn Datenmigrationsprojekte beginnen.

5) Betriebskosten

Risiko #4 erinnert uns daran, dass die Migration in die Cloud genauso kostspielig und umständlich sein kann, wie sich für den normalen Betrieb auf die Cloud zu verlassen. Die meisten Cloud-Service-Anbieter für Content Collaboration kosten durchschnittlich etwa $20/Lizenz pro Monat – und das ist ein Durchschnittswert.

Manchmal fallen auch zusätzliche Kosten für Support und Premium-Services an, die je nach Branche und Bedarf des laufenden Geschäfts berechnet werden. Die laufende VPN-Wartung kostet für die meisten Unternehmen mit 500 bis 1000 Benutzern durchschnittlich etwa $288.000 pro Jahr.

Unternehmen müssen die Kosten niedrig halten, da Wettbewerb und Innovation das Spiel bestimmen und das Unternehmenswachstum von größter Bedeutung ist. Wenn Sie noch einen weiteren Kostenposten hinzufügen müssen, der IT-Budgets enthält, wird die Produktivität beeinträchtigt, da sich jedes Unternehmen für den normalen Betrieb auf mehrere Cloud-Anbieter verlassen kann, je nachdem, wo Buchhaltung, Berichterstattung, Kundendienst, kritische Dateien und mehr untergebracht sind. Der Zugriff auf alle und die Kommunikation zwischen ihnen ist isoliert und schließt sich gegenseitig aus, je nach Art Ihres Unternehmens und wie schnell Sie gewachsen sind.

Reduzieren Sie Risiken mit MyWorkDrive

MyWorkDrive ist die Antwort auf all diese Risiken. Sicherheit, sicherer Fernzugriff, Migration, Betriebskosten sowie Datenkontrolle und -eigentum werden gemildert und Risiken verringert, unabhängig davon, ob Sie eine private, öffentliche oder hybride Lösung für Content Collaboration und Cloud Computing verwenden. Mit MyWorkDrive:

• Es ist keine Migration erforderlich
• Jede Lizenz kostet weniger
• Sicherer Zugriff wird mit zuverlässigen NTFS-Berechtigungen und ohne Single Point of Failure garantiert
• Zum Teilen ist keine Synchronisierung erforderlich: Benutzer können von ihren Mobiltelefonen aus auf Datenräume zugreifen und sofort online bearbeiten.

MyWorkDrive bietet auch Duo-Authentifizierung und wurde von verschiedenen Anbietern, darunter Azure und Office365, als vertrauenswürdiger Partner zertifiziert.

Bleiben Sie agil und sicher und halten Sie Ihre Kostenstellen niedrig, während Sie versuchen, Ihr Unternehmen im Zeitalter der digitalen Transformation wettbewerbsfähig, relevant und produktiv zu machen.

Wenn Ihre Organisation ein staatlich reguliertes Unternehmen ist oder an der Verwaltung des Gesundheitswesens oder einer Finanzinstitution beteiligt ist, dann ist das ein Grund mehr, sich MyWorkDrive anzusehen. Schluss mit VPN-Kopfschmerzen und laufender Wartung und Erneuerung. Keine komplizierten Remote-Anmeldungen oder verwirrenden genehmigten Zugriff mehr.

MyWorkDrive ist einfach zu installieren, einfach anzumelden und sofort mit der Arbeit zu beginnen. Keine Kopfschmerzen mehr darüber, was mit welcher Datei zu tun ist und was bleibt und was gelöscht wird. MyWorkDrive ist eine sichere Möglichkeit, auf Ihre wichtigsten Dateien aus der Ferne zuzugreifen und sie sofort online zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten, mit wem Sie die Erlaubnis erteilen. Mit einem sicheren Browser-Login, einem zugeordneten Laufwerk von einem Netzwerk-Desktop oder einem mobilen Login auf einem iPhone oder Android bleiben Sie ohne massive Kosten, Sicherheitsrisiken oder Migrationssorgen verbunden, zusammenarbeiten und produktiv, da alle Daten auf Ihren eigenen Servern bleiben Ihre Kontrolle.