Verwaltete Dateiübertragung (MFT)

Managed File Transfer (MFT) bezieht sich auf eine Reihe von Computerprogrammen, die für die „verwaltete, sichere und kontrollierte“ Übertragung von Daten sorgen.

• Verwaltet: bedeutet im Kontext dieses Artikels kontrolliert übertragen.
• Sicher: bezieht sich auf die Bereiche Auditing, Authentifizierung und Verschlüsselung.
• Kontrolliert: bedeutet geplant, geschützt, protokolliert, gemessen, automatisiert und klar definiert.

Für moderne Organisationen bilden unstrukturierte Daten – in Form von Dokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, E-Mails, Textnachrichten, Notizen, Bildern, Audio, Video usw. – weiterhin die Grundlage für geschäftskritische Unternehmensinitiativen, einschließlich Zusammenarbeit und Integration .

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit zwischen Menschen im gesamten erweiterten Unternehmen. Enterprise Collaboration bezieht sich auf Funktionen, die es Benutzern im erweiterten Unternehmen erleichtern, mithilfe von Produktivitätstools zu erstellen, zu organisieren, zu finden, zu teilen, zu kommunizieren und miteinander Geschäfte zu tätigen.

Integration

Integration von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen zwischen Menschen und Systemen.

Zusammenfassend können unstrukturierte Daten in all ihren Formen auch als einfache Dateien oder Inhalte bezeichnet werden. Angesichts der Allgegenwärtigkeit und Nützlichkeit dieser Datentypen ist es nicht verwunderlich, dass praktisch jede Organisation ihre gemeinsam genutzten Dateien aktiv nutzt, indem sie einen oder mehrere Mechanismen aus einer Vielzahl von Mechanismen verwendet.

MFT als Technologieplattform

MFT ist eine Technologieplattform, die administrative Kontrollen, Sicherheitsunterstützungsprotokolle (d. h. HTTPS, SFTP, FTPS) und Automatisierungsfunktionen zum sicheren Teilen verschiedener Arten von Daten, einschließlich konformitätsgeschützter und hochvolumiger Daten.

Zweck der MFT

Ein MTF-Dienst hilft einem Unternehmen, mehrere datenbezogene Ziele mit gemeinsam genutzten Dateien zu erreichen.

• Sicherheit / Compliance – Es bestehen weiterhin Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz und Compliance, insbesondere bei der Arbeit mit Daten, die wertvoll (z. B. geistiges Eigentum, vertrauliche Informationen) oder reguliert sind (z. B. personenbezogene Daten, persönliche Gesundheitsinformationen, Karteninhaberdaten), (DSGVO), (HIPAA). ), (HITECH), (PCI-DSS), (SOX)
• Plattformen – Bewegung von taktischen Werkzeugen zu proaktiven Plattformen
• Nutzung mehrerer Systeme – Zunehmende Notwendigkeit, Dateibewegungen durch mehrere Systeme zu choreografieren; die Verwendung von APIs
• Größere Komplexität – Deutlich höhere Komplexität: Vielfalt an Benutzern, Endpunkten, Bereitstellungsmodellen

Warum Sie MFT brauchen

Laut Aberdeen nutzen die meisten Unternehmen ihre gemeinsam genutzten Dateien aktiv, indem sie einen oder mehrere Mechanismen verwenden.

• System-zu-Mensch 63% Ein Geschäftsprozess oder eine Anwendung generiert und sendet Datei(en) an einen oder mehrere spezifische Benutzer (z. B. Personalisierung und Verteilung von Aufzeichnungen und Berichten).
• Dateisynchronisierung 54% Die Datei(en) eines Benutzers werden an ein zentrales Repository übertragen, um von einem oder mehreren Geräten synchronisiert und von ihm selbst aufgerufen zu werden.
• Mensch-zu-Mensch 66% Ein Benutzer sendet Datei(en) an einen oder mehrere spezifische Empfänger.
• Mensch-zu-System 66% Ein Benutzer reicht Datei(en) in einen Geschäftsprozess oder eine Anwendung ein (z. B. als manueller Schritt in einem etablierten Arbeitsablauf).
• System-zu-System 70% Ein Geschäftsprozess oder eine Anwendung initiiert programmgesteuert Dateiübertragungen, die von einem anderen Prozess oder einer anderen Anwendung empfangen werden sollen (z. B. als automatisierter Schritt in einem etablierten Arbeitsablauf).
• Dateisynchronisierung 70% Die Datei(en) eines Benutzers werden an ein zentrales Repository übertragen, um von einem oder mehreren Geräten synchronisiert und von ihm selbst aufgerufen zu werden.

Proaktiver Ansatz zum Schutz von Daten

Der Schutz von Daten in der heutigen stark regulierten und wachsenden Datenlandschaft erfordert einen proaktiven Ansatz. Es bedeutet, die bestehenden Sicherheitsrichtlinien und -verfahren Ihres Unternehmens sowie die Datenverwaltungssysteme zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie aktuelle und zukünftige Compliance-Vorschriften und -Auflagen erfüllen. Es bedeutet auch, dass Sie Systemschwachstellen reduzieren oder eliminieren müssen, die oft das Ergebnis komplexer oder unzureichender Sicherheitspraktiken und Systemineffizienzen sind.

Mögliche Vorteile von MFT

MFT kann für Ihr Unternehmen von Vorteil sein

• Hat Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz und Compliance
• Ist die Neugestaltung traditioneller Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe
• Eliminiert manuelle Prozesse durch automatisierte Migrationen, Konsolidierungen und Upgrades
• Erfährt eine deutlich größere Komplexität und Vielfalt der Benutzer
• Möchte die betriebliche Effizienz und Entscheidungsfindung durch Transparenz und Analysen verbessern
• Kommuniziert und arbeitet mit Standardprotokollen: Sicheres FTP, FTPS, HTTP, HTTPS, AS2 und SFTP

MFT-Lösungen

Organisationen benötigen die Zugänglichkeit, Übertragbarkeit und sichere Speicherung ihrer Daten. Die negativen Auswirkungen einer Datenschutzverletzung oder eines nicht reagierenden Netzwerks können zu einer Verringerung der Effizienz in allen Geschäftsbereichen führen. In diesem Fall wird das Geschäft unterbrochen, während die IT daran arbeitet, das Problem zu beheben. Führende Organisationen implementieren MFT-Lösungen für eine Vielzahl von Datenverwaltungsproblemen.

Datenmanagement-Tool

Datensicherheits- und Produktivitätsmaßnahmen sind viel erfolgreicher und effektiver, wenn sie proaktiv und präventiv sind, weshalb MFT-Lösungen ein hervorragendes Datenmanagement-Tool für IT-Manager sind, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen.

Echtzeitüberwachung

Die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Compliance gehen Hand in Hand. Obwohl nicht jede Compliance-Maßnahme mit einem Sicherheitsstandard zusammenhängt, gibt es dennoch viele Compliance-Vorgaben, die sich gut für die Sicherheit eines Netzwerks eignen. MFT-Lösungen verfügen über eine Echtzeitüberwachung und -validierung von Sicherheitsrichtlinien und -kontrollen, auf die sie reagieren müssen Einhaltung Standards für den Umgang mit sensiblen Daten. Einige dieser Standards werden von vorgeschrieben DSGVO, HIPAA, HITECH, SOX und PCI. Sie können zur Sicherheit beitragen, indem sie diese Standards befolgen:

• Verfolgen und prüfen Sie Benutzeraktivitäten und Dateibewegungen (Kontrolle)
• Überwachung und Warnung in Echtzeit bei potenziellen Verstößen gegen Sicherheitsstandards (Sicherheit)
• Erfassen Sie Ausgleichskontrollen und erstellen Sie Berichte zum Compliance-Status (verwaltet)
• Erfüllen Sie die Anforderungen für Datenlöschung und -bereinigung (keine Daten werden zurückgelassen)
• Schützen Sie Daten während der Übertragung oder im Ruhezustand (Verschlüsselung)

Unterstützung der allgemeinen Netzwerksicherheit

Daten sind das Lebenselixier Ihres Unternehmens, und sicherzustellen, dass sie effizient und sicher (sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens) übertragen werden, ist von entscheidender Bedeutung. Doch für etwas so Wichtiges sind viele Unternehmen mit nicht konformen und betrügerischen Datenaustauschlösungen übersät, wodurch ihr Netzwerk für Sicherheitsverletzungen und fehlgeschlagene Datentransaktionen reif wird. Die Verwendung nicht genehmigter Geräte und Anwendungen, bekannt als Schatten-IT, verursacht eine Vielzahl von Problemen für Unternehmen, darunter unsichere Datenübertragung und mangelnde Transparenz und Kontrolle, wodurch Ihre Geschäftsdaten gefährdet werden.

Die Sicherheitsfunktionen einer MFT-Lösung gehen über das Verschieben oder Speichern von Daten hinaus. Eine MFT-Lösung unterstützt die allgemeine Netzwerksicherheit:

• Betriebstransparenz hilft IT-Managern, Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten
• Die Automatisierung verbessert die Effizienz und spart Zeit, da manuelle Prozesse überflüssig werden, was indirekt die Sicherheit verbessert, da IT-Experten ihre Bemühungen umleiten können
• Compliance-Standards bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie die Sicherheitsrichtlinien und -praktiken regulieren, die sicherstellen, dass Unternehmen vertrauliche Daten sicher handhaben
• Benutzerfreundliche Ad-hoc-Funktionen stellen sicher, dass Schatten-IT-Praktiken nicht verwendet werden, um IT-Richtlinien zu umgehen

Automatisieren Sie den Datenaustausch

Manuelle Datenübertragungsprozesse sind anfällig für Personalbeschränkungen und menschliches Versagen, was sie ineffizient und oft unzuverlässig macht. Die Automatisierung Ihrer Datenübertragungen kann die Notwendigkeit des manuellen Dateiaustauschs reduzieren oder eliminieren und Ihre Ressourcen für innovativere Unternehmungen freisetzen.

DSGVO Compliance

1. Verschlüsselung für alle Dateien auf der Plattform; Verwendung verschlüsselter Übertragungsprotokolle wie HTTPS mit Dateiintegritätsprüfungen. Eine Kombination dieser drei Prozesse schützt Dokumente und Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, vor unbefugtem Zugriff, Änderung und Offenlegung.
2. Starke Zugriffskontrollen und interne Benutzerdatenbanken mit starken Passwörtern, die in Kombination mit Multi-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On verwendet werden. Dies verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs und stellt sicher, dass der Empfänger der personenbezogenen Daten tatsächlich der beabsichtigte Benutzer ist.
3. Manipulationssichere Protokollierung und Prüfung, Aufzeichnung jedes Ereignisses mit der MFT-Übertragungslösung, bei der jede übertragene Datei oder jedes übertragene Dokument in einem Format protokolliert wird, das nicht geändert oder entfernt werden kann, ohne den Systemadministrator zu benachrichtigen.
4. Integration in vorhandene Sicherheitslösungen und Durchsetzung bestehender Sicherheitsrichtlinien. Beispielsweise die Integration eines Antivirenscanners mit Anti-Malware oder die Verwendung eines DLP (Verhinderung von Datenlecks)-Lösung, um nach Fällen zu suchen, in denen vertrauliche Daten geteilt werden.
5. Analytics in Verbindung mit Berichten gibt einen aktuellen und historischen Überblick über alle Dokument- und Dateiübertragungsaktivitäten. Protokollierungs- und Berichtsinformationen sind in der MFT-Berichtskonsole verfügbar und können in Business-Intelligence-Tools oder zentralisierte Protokollierungslösungen exportiert werden, wo weitere Analysen und Berichte durchgeführt werden können.