Navegación por el acceso remoto seguro a archivos durante la COVID

Una historia del mundo real Navegando el acceso remoto seguro a archivos durante COVID..

A última hora de la tarde del 11 de marzo^el de este año estuve trabajando en el 6^el piso de una alta torre de oficinas en Los Ángeles. Ese día se llamó al personal a la gran sala de conferencias para una reunión improvisada no programada. Ese mismo día, la Organización Mundial de la Salud había declarado que el virus corona que se propagaba rápidamente por todo el mundo era de hecho una pandemia. Nos habían dicho por correo electrónico el día anterior que todos deberíamos estar preparados para poder trabajar de forma remota si la seguridad lo requería. En ese momento, teníamos unas 450 personas en el personal ubicadas en unas 30 oficinas en todo el país, incluida una gran sede en DC. El personal con sede en Los Ángeles contaba con unas 40 personas y ocupamos las 6^el piso.

Entramos en fila a la sala de conferencias, tomamos nuestros asientos y el Gerente de Operaciones nos dijo lo que habíamos estado temiendo durante los últimos días. Hasta nuevo aviso, debíamos llevar nuestras computadoras portátiles y cargadores a casa e inmediatamente comenzar un período indefinido de trabajo remoto. Debíamos revisar nuestro correo electrónico a la mañana siguiente sobre cómo proceder y los próximos pasos. Dado que ya éramos expertos en reuniones de zoom y conferencias telefónicas debido a nuestras diversas ubicaciones dispersas en diferentes zonas horarias, trabajo remoto No parecía tan desalentador al principio, realmente en absoluto.

Sin desplazamientos, sin estacionamiento, sin gastar dinero extra en el almuerzo y sin tener que vestirse todos los días parecía muy atractivo. Vi lo estresado que se veía nuestro personal de TI y supe que no iba a ser una tarea fácil lograr que todos se conectaran de manera fácil y segura. El personal directivo superior (incluido el equipo ejecutivo con sede en DC) estaba acostumbrado a tener acceso remoto configurado para ellos antes de salir de la oficina. Con Covid, dada la sensibilidad de ciertas reuniones y comunicaciones, el acceso remoto seguro tenía que ser instantáneo, perfecto y sin problemas. En todo el país, estos simulacros de incendio se estaban realizando en muchas organizaciones, grandes y pequeñas. Varios gigantes tecnológicos abrieron el camino al declarar desde el principio que su fuerza laboral podría trabajar de forma remota indefinidamente o al menos hasta principios de 2021 hasta nuevo aviso.

Casi de la noche a la mañana, cualquiera que trabajara en el espacio de ciberseguridad y acceso remoto tuvo que hacer que sus servicios fueran fáciles y rápidos o volverse irrelevantes. Las plataformas y el software en la nube como Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive y más se convirtieron en las herramientas para mantenerse conectado y continuar colaborando. Zoom experimentó grandes contratiempos cuando las escuelas y los campus universitarios se apresuraron a impartir clases en línea. Para bloquear nuestras reuniones, teníamos un complemento de zoom seguro instalado en nuestras cuentas de correo de Outlook donde podíamos configurar una reunión e invitar a los asistentes con un solo inicio de sesión. Un navegador web se convirtió en un catálogo de herramientas marcadas para acceder a todo lo que necesitábamos para colaborar. Con Okta teníamos una capa de protección, pero aún teníamos que navegar entre varias plataformas para recuperar archivos, trabajar en ellos, tratar de guardarlos y compartirlos, pero no en tiempo real. La eficiencia y la productividad se perdieron, pero más que eso, era evidente lo improductivos e ineficientes que siempre habían sido nuestros modos habituales de comunicación y colaboración una vez que se ponía el foco en ellos.

Se usó Slack para mensajes rápidos y videollamadas rápidas, y se iniciaron varios grupos a los que era obligatorio pertenecer para que los gerentes pudieran compartir información pertinente sobre las prioridades en las que nos enfocábamos. Se iniciaron otros grupos de Slack que se unieron voluntariamente para levantar la moral y formar equipos para compartir datos divertidos, fotos e inspiración. Todos nos adaptamos a nuestras nuevas rutinas y nuevos guardarropas donde la mitad superior era todo trabajo y la mitad inferior era todo el domingo por la tarde.

La mayor parte de mi trabajo se hacía anteriormente por teléfono, correo electrónico o en una llamada de zoom, por lo que mi transición al trabajo remoto fue sencilla en cuanto a las aplicaciones y el software que necesitaba para mantenerme productivo. Mi trabajo se centró en la divulgación y la construcción de relaciones. La fatiga del zoom es algo real y debe mencionarse que al principio fue bastante extraño pasar de las reuniones en persona a las videollamadas exclusivamente. Con una reunión regular en persona, te concentras en varias cosas y puedes moverte. En una reunión por video, está mirando directamente a la persona aunque sea en una pantalla, pero puede ser agotador hacer contacto visual continuamente y estar cara a cara durante un período de tiempo prolongado, especialmente en un entorno profesional en el que debe mantener una cierta conducta y entrega enfocada.

Nuestro personal de TI tenía configurada la administración de escritorio remoto y podía iniciar sesión para solucionar cualquier problema informado a la mesa de soporte. Estábamos manejando la nueva normalidad pero, nuevamente, lo que eran ineficiencias operativas estándar en torno al flujo de trabajo, pronto se convirtieron en obstáculos evidentes de paros laborales cuando se trataba de compartir archivos. Compartir archivos de forma remota y acceder a ellos era engorroso y no había posibilidad de editar en tiempo real con alguien. Se utilizó Box como base de datos. Con la mayoría de mis colegas podíamos compartir enlaces seguros a archivos a los que otro personal podía acceder si se lo requeríamos o si se sentían inclinados a hacerlo según su título y antigüedad. Trabajar de Outlook a Box todavía significaba tener que buscar y picotear algo con la esperanza de que se colocara en el lugar correcto, con la esperanza de poder editarlo y luego guardar una versión más nueva para colaborar más tarde por teléfono o en una videollamada.

El punto clave aquí es que solo podíamos colaborar en lo que ya habíamos subido a Box. Siempre me pregunté desde una perspectiva de administración si había algunos archivos que no deberían estar allí por razones de seguridad o confidencialidad. Si usa Box o algún otro repositorio de archivos, ¿quién audita el uso? ¿Quién se asegura de que los archivos cargados y guardados allí sigan siendo relevantes y pasen la prueba?

Cuando estás trabajando de forma remota, la conectividad se necesita constantemente, y no estoy hablando de Wi-Fi. Una reunión virtual puede convertirse instantáneamente en un ejercicio inútil si no puede compartir su pantalla, no tiene acceso al correo electrónico o no puede acceder a un archivo que necesita cruzar en el momento.

La colaboración es fundamental. Avance rápido después de marzo, cuando la economía sufrió una recesión y los despidos eran inminentes, muchas organizaciones necesitaban volver a lo básico rápidamente. La alta gerencia, desde empresas hasta organizaciones sin fines de lucro, estaban y siguen calculando números sobre cuáles son sus competencias principales y cómo mantener mejor la viabilidad. La eficiencia es la máxima prioridad mientras se reducen los presupuestos y las metas del año fiscal anterior comienzan a volverse insuperables. Decir que estamos en tiempos sin precedentes es una gran subestimación. Este es un momento particularmente desafiante para los sistemas hospitalarios con un número récord de pacientes ingresados: la atención médica es solo un sector en nuestra economía. Ahora, en noviembre de 2020, estamos escuchando sobre ataques cibernéticos contra los fabricantes y distribuidores de vacunas y los beneficios de EDD que están siendo pirateados.

En el Sector educativo, los campus universitarios están tratando desesperadamente de proporcionar el estándar de calidad por el que son famosos mientras bloquean sus sistemas contra el ransomware cuando los estudiantes inician sesión desde casa. Las computadoras pueden hacernos la vida más fácil. Por ejemplo, los pedidos para quedarse en casa requieren compras en línea para todo, desde mayonesa hasta detergente para la ropa. Puede verificar el estado de su pedido con solo hacer clic en un botón y al mismo tiempo verificar la cantidad disponible y la fecha de entrega. Compartir información y colaborar en elementos clave es lo que hace que el trabajo sea divertido. De lo contrario, estará trabajando en un silo y, al hacerlo de forma remota, puede ser una sensación de aislamiento y difícil de controlar. Pero las computadoras conectadas a una nube no necesariamente hacen que su trabajo vida más fácil.

¿Qué hacer?

Bueno, depende de dónde estés sentado. Si usted es quien toma las decisiones, entonces necesita una vista panorámica de todo, pero también ser capaz de profundizar en los detalles en un santiamén. Desea transparencia en todos los canales con un tablero que le permita no solo mantenerse al tanto, sino también poder medir y cuantificar todos los datos de la empresa según sea necesario. Puede tener informes que canalicen información hacia usted, pero debería poder consultar cualquier cosa en cualquier momento y en cualquier lugar desde cualquier dispositivo. Si usted es director de TI o liderazgo sénior en el frente de la tecnología de la información, entonces sabe que su primera prioridad crítica es la seguridad. No hay una solución rápida y fácil. ¿O hay? sigue leyendo

O está cargando sus archivos en la plataforma en la nube de otra persona o no. De cualquier manera, aún debe acceder de forma segura a esos archivos de forma remota. Aquí es donde MyWorkDrive realmente puede ayudar. Me gusta llamarlo:

Conéctese y colabore sin compromiso

Gartner describió un concepto emergente de ciberseguridad el año pasado como Secure Access Service Edge o SASE. Estaban describiendo el futuro de la seguridad de la red en la nube. Pero, ¿cómo puede la nube ser totalmente segura? Después de todo, la nube es solo el servidor de otra persona. Sus archivos que viven en el rack de su servidor son su nube. Puede tener una nube híbrida o nube privada pero al final del día ¿en qué quieres gastar tu presupuesto? ¿Migrando archivos o trabajando?

El tiempo y el dinero lo son todo cuando se trata de presupuestos y objetivos estratégicos. El tiempo es dinero. Durante este tiempo en la historia es fundamental no perder el tiempo. Especialmente si debe tener en cuenta la transferencia de archivos locales a una plataforma en la nube que podría elegir. La migración a una nube puede quitar personal y recursos valiosos de lo que realmente necesita hacer ahora.

Pero para su fuerza de trabajo, la facilidad de uso, la facilidad de configuración y la ausencia de curvas de aprendizaje pronunciadas suelen ser su máxima prioridad. Un plan de migración aún debe tener a todos a bordo y capacitados. Una vez más, eso lleva tiempo y cuesta dinero. Si trabaja para el gobierno, cualquier gobierno, un bufete de abogados o cualquier organización que promueva la confidencialidad, la seguridad y la confianza, no puede permitirse el lujo de confiar ni siquiera en las grandes armas de las unidades compartidas y el software de colaboración. Todos hemos visto instancias de datos filtrados cuando un error de phishing en Gmail se convirtió en el último titular de noticias de una empresa. Si está en el sector financiero, entonces tiene aún más obstáculos que superar para garantizar la privacidad y seguridad del cliente. RGPD (Reglamento de Protección de Datos Gubernamentales) fue instituido en la Unión Europea en 2018 y similar a HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) aquí en los Estados Unidos, esto significa que legalmente, las empresas y organizaciones están obligadas a proteger los datos de un cliente y mantener su privacidad. ¿Cuál es la mejor manera de tener acceso remoto seguro a archivos y compartir archivos en este mundo de conectividad y colaboración constantes, especialmente en múltiples dispositivos?

Hazte estas preguntas:

1. ¿Qué tipo de presupuesto tienes para digitalizar y/o migrar tus archivos a la nube?
2. ¿Puede permitirse el tiempo que lleva transferir estos archivos y seguir siendo productivo y competitivo?
3. ¿Quién decidirá qué archivos se transfieren a la nube?
4. ¿Puede permitirse pagar por un servicio en la nube?
5. ¿Qué sucede cuando desea recuperar sus datos?

Así que aquí estamos 9 meses después de la pandemia sin señales de que se esté desacelerando a medida que las principales ciudades de los Estados Unidos comienzan a emitir órdenes de quedarse en casa y cerrar. Para la fuerza laboral que tiene la suerte de tener la opción de trabajar desde cualquier lugar, es más importante que nunca tener acceso remoto seguro a los archivos y compartir archivos en toda la empresa para todos los usuarios. No hay archivos para migrar a la plataforma en la nube de otra persona. Sin paro laboral. Los permisos configuran instantáneamente quién puede acceder a qué y cuándo. Sin una gran curva de aprendizaje, fácil de configurar y fácil de usar, incluida una aplicación móvil segura para trabajar sobre la marcha. Mejor de todo, no hay VPN para administrar y mantener. Usando sus recursos compartidos de archivos de Windows y la infraestructura de Active Directory ya existentes, puede configurarlo en su escritorio rápidamente. Sin bloqueo de proveedor, sin sincronización, sin migración.

Edite y comparta archivos de forma remota y segura. Cumpla con todas sus inquietudes y requisitos de cumplimiento y evite violaciones y fugas de datos. Asegure archivos en cualquier lugar en cualquier momento desde cualquier dispositivo. ¿Suena imposible? Suena como un milagro. No, suena como MiTrabajoDrive.

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