Los 5 principales costos de migración de SharePoint

Planificación de la migración de Sharepoint

Muchas empresas están considerando migrar los archivos compartidos de Windows a SharePoint u otro almacenamiento en la nube para los departamentos compartidos. Mientras SharePoint no es un servidor de archivos reemplazo directo, para las empresas más pequeñas puede tener sentido comercial. Sin embargo, ¿cuáles son los costos de migración de SharePoint a considerar? A medida que las organizaciones contemplan trasladar archivos compartidos a SharePoint, debemos considerar la seguridad potencial, las limitaciones de tiempo, los riesgos y el impacto en los costos. Si bien SharePoint es excelente para colaborar en documentos con equipos dentro o fuera de la empresa, ¿puede reemplazar completamente los recursos compartidos del servidor de archivos local y usarse como una alternativa para compartir archivos? ¿Cuáles son los costos ocultos de migrar a SharePoint?

1. Costos de SharePoint

Migrar organizaciones a SharePoint es una tarea complicada y desafiante. Es posible que muchas organizaciones no se den cuenta, pero SharePoint está diseñado para ser una plataforma de colaboración, no para reemplazar servidores de archivos. La migración de archivos compartidos a SharePoint implica meses de planificación para ordenar e identificar los datos que se trasladarán desde un conjunto de archivos compartidos que puede remontarse a años, si no décadas. Para migrar archivos a SharePoint, los archivos deben convertirse para eliminar los caracteres no permitidos (por ejemplo: ~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) y asignarse a bibliotecas de almacenamiento para permanecer dentro de los límites de almacenamiento de SharePoint utilizando herramientas especializadas que debe adquirirse con un costo adicional. El proceso se vuelve aún más complicado cuando se migran organizaciones con datos altamente confidenciales, como agencias gubernamentales, que deben cumplir una serie de estrictas normas de cumplimiento. Las empresas deberán presupuestar estos costos ocultos de desarrollo e implementación al comparar SharePoint con otros. intercambio de archivos empresariales soluciones. Además, la mayoría de las organizaciones no tienen las habilidades especializadas para ejecutar con éxito una migración de SharePoint y necesitarán presupuestar un consultor certificado por el proveedor para ayudar en el diseño y la migración. Para organizaciones con muchos terabytes de archivos compartidos que simplemente desean migrar a la nube, puede tener más sentido migrarlos a AWS o Recursos compartidos de archivos de Azure donde se pueden conservar los permisos NTFS y los nombres de archivos y donde los límites de almacenamiento no son un problema.

2. Bloqueo de proveedores y soberanía de datos

Incluso si los archivos compartidos de una organización se pueden colocar en el país para cumplir con los requisitos normativos de cumplimiento de la ubicación de almacenamiento, ¿en qué formato se almacenan los archivos? ¿Están los archivos en un formato al que se pueda acceder incluso si SharePoint o el acceso a Internet no están disponibles? ¿Qué sucede si la organización desea sacar sus archivos del sistema de un proveedor? Si los archivos se almacenan en el formato propietario de un proveedor, ¿cuáles serán los costos de exportarlos, migrarlos y convertirlos a un nuevo formato de proveedor o volver a compartir archivos NTFS nativos? Lo más común es que con SharePoint, todos los archivos se migren a bases de datos con su propio conjunto de permisos que no se pueden exportar fácilmente a su formato NTFS original, ya que todos los metadatos se pierden durante la importación. Los archivos de Office también pueden modificarse de modo que todos los enlaces externos a otros archivos dejen de ser válidos una vez que se mueven fuera del almacenamiento de archivos de un proveedor. Las organizaciones querrán pensar detenidamente sobre las implicaciones de mover archivos al formato propietario de cualquier servicio en la nube, ya que pueden descubrir que si por alguna razón desean pasar a otra plataforma, los costos futuros de cualquier migración superarán con creces cualquier ahorro de costos a corto plazo.

3. Costos de copia de seguridad y archivo a largo plazo

Los archivos compartidos tradicionales se pueden cifrar fácilmente y almacenar indefinidamente fuera del sitio en su formato de archivo nativo NTFS, y luego restaurarse fácilmente en cualquier momento en el futuro, independientemente de cualquier cambio tecnológico. Con SharePoint y otros sistemas de almacenamiento en la nube, se deben restaurar sistemas completos, o con la mayoría de los proveedores de nube, los archivos eliminados solo se conservan durante 90 días, lo que significa que se deben comprar y pagar servicios de archivo adicionales de forma perpetua que almacenan los archivos de SharePoint en archivos a largo plazo. Estos costos de respaldo y almacenamiento generarán tarifas de suscripción y soporte adicionales además de los costos de suscripción continuos. Para cumplir con los estándares de cumplimiento y los requisitos de archivo, los costos de mantener sistemas duplicados para respaldo y retención de datos deberán tenerse en cuenta en cualquier estimación de costos generales.

4. Futuras tarifas de almacenamiento de archivos

Si los archivos están almacenados en servicios en la nube en línea que son difíciles o imposibles de exportar, deberán mantenerse en las bases de datos de SharePoint en línea. ¿En qué costos incurrirá la organización con el tiempo a medida que los datos de archivo se mantengan en línea? Las empresas deberán presupuestar los posibles cargos adicionales de almacenamiento a lo largo del tiempo.

5. Costos de capacitación y productividad

Tradicionalmente, los usuarios están capacitados para capturar fácilmente sus archivos desde una unidad asignada. Con SharePoint, los archivos se almacenan en bibliotecas a las que se accede mediante una interfaz basada en web o únicamente desde aplicaciones. Esta interfaz no se parece en nada al Explorador de archivos de Windows. Si bien existen herramientas de terceros que pueden asignar el almacenamiento en la nube de SharePoint a las letras de las unidades, son lentas, requieren administración adicional y es posible que no admitan la autenticación de dos factores, por lo que no se pueden usar en entornos seguros. Los costos de capacitar y mantener a los empleados en los sistemas SharePoint con sus numerosas funciones avanzadas y requisitos de administración de documentos pueden ser bastante significativos. Además, la mayoría de las organizaciones descubren que necesitan mantener un grupo interno de administradores de gestión de documentos altamente remunerados para hacer cumplir las políticas de almacenamiento de archivos y evitar que su almacenamiento de SharePoint se convierta en un desastre de archivos desorganizados colocados al azar en bibliotecas o carpetas sin clasificación. Este requisito administrativo aumenta aún más los costos continuos.