10 razones por las que SharePoint no es un servidor de archivos

Muchas empresas tienen o están considerando migrar Windows File Shares a Office 365. SharePoint Online se incluye con la mayoría de las suscripciones de forma gratuita. A menudo, se pide a los profesionales de TI que evalúen la posibilidad de trasladar los servidores de archivos de su empresa a SharePoint Online. Si bien SharePoint es excelente para colaborar en documentos con equipos dentro o fuera de la empresa, ¿puede reemplazar por completo un servidor de archivos en las instalaciones para empresas más grandes y usarse como una alternativa para compartir archivos?

Aquí está la lista de las 10 razones principales que compilamos sobre por qué SharePoint no es un servidor de archivos:

 

1. Velocidad – Nada puede superar la velocidad de acceso al servidor de archivos de la red local. Mientras que las velocidades de Internet se miden en Megabits, las velocidades de la red local se miden en Megabytes. Una conexión de red local es al menos 10 veces más rápida que cualquier conexión a Internet. Por ejemplo, una conexión a Internet doméstica rápida de 100 Mbps solo equivale a 12,2 MB/S. En la oficina, las redes suelen tener 1 GB, ¡la friolera de 125 MB/s! Para acceder a archivos grandes, nada mejor que una conexión de red de área local.

 

2. Sencillez – Los usuarios están capacitados para obtener fácilmente sus archivos de una unidad asignada. Con SharePoint, los archivos se almacenan en bibliotecas a las que se accede mediante una interfaz basada en web o solo desde aplicaciones. La interfaz no se parece en nada al Explorador de archivos de Windows. Si bien existen herramientas de terceros que pueden asignar letras de unidad de SharePoint, son lentas, requieren administración adicional y no admiten la autenticación de dos factores.

 

3. Capacidades de almacenamiento – Incluso las empresas más pequeñas tienen fácilmente terabytes de datos. SharePoint Online tiene un límite de 1 TB en cada biblioteca, un límite de visualización de 5000 elementos, un límite de tamaño de archivo de 15 GB y un límite máximo de sincronización de 100 000 archivos. Incluso si almacenó esta cantidad de datos o archivos de este tamaño, el acceso a ellos a través de Internet puede ser inviable (ver Motivo #1).

 

4. Migración – La migración a SharePoint desde recursos compartidos de archivos heredados requiere una planificación cuidadosa. Todos los permisos deben volver a crearse manualmente en los sitios de SharePoint junto con estructuras de carpetas equivalentes. Los nombres de archivo en los recursos compartidos locales permiten caracteres especiales que no están permitidos en SharePoint (#%&) y todos deben cambiarse de nombre antes de migrarlos.

 

5. Copias de seguridad y recuperación ante desastres – Con los recursos compartidos de archivos tradicionales, se pueden replicar fácilmente en varios sitios, respaldar y archivar para cumplir con los requisitos que se remontan a muchos años. Con SharePoint, la restauración de datos antiguos involucra múltiples bases de datos y granjas de SharePoint completas que pueden no ser compatibles. SharePoint Online solo conserva los últimos 90 días de archivos eliminados; las copias de seguridad requieren 3 adicionales^rd servicios de suscripción de terceros que cobran por las copias de seguridad y la recuperación continuas.

 

6. Costo total de propiedad (TCO) – El uso compartido de archivos mediante recursos compartidos de archivos tradicionales se puede implementar para los usuarios en minutos o estar disponible mediante productos VPN o SSL VPN como MyWorkDrive.com con una página web simple tipo Explorador de archivos. Con SharePoint Online, las implementaciones son complejas, los datos están dispersos en las bibliotecas y el almacenamiento adicional cuesta 0,20 por GB en comparación con los recursos compartidos de archivos de Azure, que es tan bajo como 0,0255, lo que significa que 10 TB costarían $2000 por mes para el almacenamiento de SharePoint. Los usuarios también deben recibir capacitación sobre cómo compartir y acceder a los datos. Todo esto conduce a soporte adicional de TI, capacitación y migración de SharePoint costos

 

7. Propiedad de los datos – Muchas empresas tienen regulaciones de cumplimiento que les impiden mover archivos a la nube o preocupaciones legales sobre quién tiene acceso a los datos de su empresa. Mover datos a Sharepoint Online requiere un cumplimiento cuidadoso y una revisión legal. El proceso se vuelve más complicado cuando se migran organizaciones con datos altamente confidenciales, como agencias gubernamentales, con una gran cantidad de regulaciones de cumplimiento estrictas que cumplir. Las organizaciones querrán pensar detenidamente sobre las implicaciones de mover archivos al formato propietario de los proveedores o a la plataforma en la nube;

 

8. Almacenamiento abierto – Una vez que los archivos se migran a una base de datos de SharePoint, los metadatos NTFS se pierden y se almacenan en un formato propietario. ¿Qué sucede si la organización desea trasladarse a otro proveedor, Azure Storage o volver a los recursos compartidos de archivos de SMB?

 

9. Bloqueo de archivos – Las bases de datos, los archivos CAD de ingeniería y las aplicaciones de contabilidad están diseñadas para ejecutarse localmente a velocidades de Gigabit y tienen la capacidad de bloquear archivos en un entorno de red multiusuario. Estos tipos de archivos no se pueden almacenar ni acceder mediante SharePoint.

 

10. archivar – Los archivos compartidos tradicionales se pueden cifrar fácilmente y almacenar fuera del sitio indefinidamente, y luego restaurarse fácilmente en cualquier momento en el futuro, independientemente de los cambios tecnológicos. Con SharePoint, se deben restaurar sistemas completos, o con SharePoint Online se deben comprar y pagar servicios de archivo adicionales de forma perpetua que almacenan SharePoint en archivos a largo plazo, lo que genera soporte adicional y costos de suscripción.

 

Conclusión: SharePoint no es un servidor de archivos, es un portal de colaboración. Microsoft tiene un gran artículo de apoyo aquí sobre este tema y recientemente lanzaron actualizaciones para Azure File Shares en la Conferencia Ignite de 2019 (vea nuestro artículo de blog anterior aquí), lo que deja en claro que Microsoft admitirá servidores de archivos durante muchos años en el futuro.

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