Los 5 principales riesgos de colaboración de contenido para compartir archivos

Las organizaciones de todos los tamaños están revisando el impacto de mover archivos a la nube para la colaboración de contenido. Reunimos estos 5 riesgos de la colaboración de contenido basada en la nube.

5 riesgos de la colaboración de contenido basada en la nube

1) Seguridad

El riesgo número uno que enfrenta cualquier empresa que decide colocar la mayoría, si no todos, sus activos digitales críticos en la plataforma de un proveedor de nube externo es la seguridad. Después de todo, 'La Nube' es solo el servidor de otra compañía.

Según la línea de negocio o el sector en el que se encuentre, su empresa puede usar una combinación de varias plataformas para la colaboración de contenido entre los usuarios de la empresa. Puede emplear una combinación de servicios de nube privados, públicos e híbridos para las operaciones diarias. Si ejecuta un negocio de comercio electrónico, tal vez confíe únicamente en AWS mientras administra su propio servidor de Exchange. Si es un conglomerado de atención médica, puede usar una combinación de proveedores en la nube que cumplan con HIPAA, así como datos críticos alojados en las instalaciones pero administrados por proveedores externos. Algunas firmas financieras y firmas legales todavía usan Google docs para la colaboración de contenido en casos y el registro de información privilegiada del abogado del cliente. Los gobiernos y las instituciones educativas aún dependen de una combinación de marcos principales en las instalaciones con diversas comunicaciones que viven en servicios basados en la nube e híbridos de redes que deben ser compatibles, actualizadas y mantenidas para ejecutar operaciones.

¿Qué sucede cuando los proveedores de la nube son pirateados? Ya sea malware, ransomware, violaciones de datos o robo de datos, las noticias están llenas de titulares aterradores sobre la pérdida de integridad de datos y violaciones masivas, ya sean máquinas de votación, registros financieros, información personal como números de seguro social y tarjetas de crédito, o conversaciones privadas que tener severas repercusiones. El DNC, Sony Pictures, Equifax y el Pentágono son solo algunas de las víctimas de violaciones de seguridad y robo de datos. Preocuparse por la seguridad con la computación en la nube no es solo preocuparse por el robo de identidad, también es una cuestión de seguridad nacional.

2) Acceso seguro

La mayoría de las veces, inicia sesión en plataformas de colaboración de contenido con un nombre de usuario y contraseña. Estos factores de identificación se almacenan en el servicio de computación en la nube que está utilizando y pagando mensual o anualmente. Algunos proveedores le brindan la opción de autenticación de dos factores y se recomienda encarecidamente emplearla para obtener una capa adicional de seguridad. Configurar un mensaje de texto en su teléfono con un código para agregar al iniciar sesión es una excelente manera de proteger su información de inicio de sesión.

Pero, ¿qué sucede cuando estos proveedores de nube de terceros son pirateados? De repente, sus datos de usuario y contraseñas ya no están controlados por usted y, dependiendo del tiempo que lleve la recuperación o prevención de desastres y la mitigación de la pérdida de datos, ya no cumple con las normas y ya no tiene acceso a su información personal más crítica. No poder ver su saldo bancario es una cosa, pero tampoco poder ver los resultados de sus exámenes médicos o el historial de compras es, en el mejor de los casos, totalmente molesto y, en el peor, completamente debilitante.

Nos hemos acostumbrado a que incluso los socios más confiables envíen un mensaje ominoso solicitando que cambie su contraseña de inmediato y hemos aprendido de la manera más difícil a no confiar en ese mensaje inicial, ya que puede provenir de una fuente nefasta. Como hemos visto repetidamente, las solicitudes de cambio de contraseña a menudo son phishing de malos actores. La administración de dispositivos móviles (MDM) y Traiga su propio dispositivo (BYOD) son capas adicionales de lo que cualquier departamento de TI debe considerar y tener en cuenta al mantener y mitigar los riesgos de seguridad. El CEO quiere acceder a los archivos desde sus teléfonos desde cualquier ubicación remota y el CRM quiere poder actualizar las cuentas de los clientes sobre la marcha para que ya no exista un solo punto de falla en una red.

3) Propiedad y control de los datos

Una vez que carga sus datos en la nube, esencialmente está renunciando al control y la propiedad de sus datos y archivos críticos. Para cualquier tipo de colaboración de contenido real, depende de que sus archivos estén siempre allí y siempre accesibles. Por lo general, debe sincronizar sus archivos antes de poder compartirlos.

Las plataformas Enterprise File Sync and Share están diseñadas para albergar los activos de su empresa, ya sea que sea una empresa de diseño gráfico que tenga que compartir imágenes con los clientes, o que sea una empresa que confíe en Google Drive como una especie de sala de datos para almacenar contraseñas. comparta informes entre múltiples partes interesadas y ubicaciones o edite y colabore con varios tipos diferentes de archivos, ya sean archivos de pérdidas y ganancias, hojas de cálculo de Excel o activos de gestión de proyectos. Todos estos archivos pueden ser suyos o una combinación de los suyos y sus diversos clientes, pero al final del día usted no tiene el control de estos archivos y activos. Están alojados en otro lugar y dependen de VPN o inicios de sesión y licencias de acceso remoto que tienen un alcance complicado y son engorrosos en cualquier tipo de recuperación.

4) Migración

La migración de datos a la nube es un gran proyecto para la mayoría de las empresas. En primer lugar, se deben tomar decisiones sobre lo que se migrará, sincronizará y compartirá en la nube. Las carpetas y los archivos deben limpiarse, respaldarse y los servidores que deben retirarse porque están demasiado llenos, son demasiado antiguos o son demasiado vulnerables por cualquier motivo, deben tener sus datos alojados en algún lugar antes de enviarlos al cementerio de hardware. .

Toda una empresa debe reestructurarse, analizarse y elaborar estrategias en torno a las mejores prácticas para avanzar. Cómo se organizarán los archivos y qué departamentos tendrán acceso a qué datos en curso son solo una parte de lo que se debe incorporar a medida que los CTO y CISO elaboran los pasos de migración. FNRA, HIPAA y GDPR son solo algunas de las normas y reglas de cumplimiento que dictan cómo se deben tratar y compartir los datos en esta era digital moderna. Puede haber un servidor público que se utilice en una empresa de cualquier tamaño que permita a los departamentos y oficinas en todas las ubicaciones geográficas y zonas horarias poder acceder a los archivos, actualizarlos y compartir información, pero quién decide qué se queda y qué se va y qué tan público es ese servidor público. permanecerá?

La mayoría de las empresas necesitan mantenerse ágiles para mantener el crecimiento y la productividad, y las eficiencias pueden perderse durante los períodos de migración, ya que los archivos se pierden, se niega el acceso o las VPN remotas ya no funcionan de la misma manera. Si una base de usuarios no es totalmente experta en tecnología, entonces se deben tener en cuenta las curvas de aprendizaje y las nuevas formas de hacer negocios a medida que se inician los proyectos de migración de datos.

5) Costo de propiedad

El riesgo #4 nos recuerda que migrar a la nube puede ser tan costoso y engorroso como confiar en la nube para las operaciones normales. La mayoría de los proveedores de servicios en la nube para la colaboración de contenido promedian alrededor de $20/licencia por mes, y eso es un promedio.

También hay costos adicionales de soporte a veces y servicios premium que se cobran según el sector y las necesidades del negocio en curso. El mantenimiento de VPN en curso para la mayoría de las empresas compuestas por 500 a 1000 usuarios cuesta en promedio alrededor de $288,000 por año.

Las empresas necesitan mantener los costos bajos ya que la competencia y la innovación gobiernan el juego y el crecimiento de la empresa es primordial. Si tiene que agregar otra partida de gastos que incluya presupuestos de TI, entonces la productividad se ve comprometida, ya que cualquier empresa puede depender de varios proveedores de nube para las operaciones normales, según dónde se encuentren la contabilidad, los informes, el servicio al cliente, los archivos críticos y más. El acceso a todos y la comunicación entre ellos está aislado y se excluye mutuamente según la naturaleza de su negocio y qué tan rápido ha estado creciendo.

Reduzca los riesgos con MyWorkDrive

MyWorkDrive es la respuesta a todos estos riesgos. La seguridad, el acceso remoto seguro, la migración, el costo de propiedad y el control y la propiedad de los datos se mitigan y los riesgos disminuyen, ya sea que mantenga una solución privada, pública o híbrida para la colaboración de contenido y la computación en la nube. Con MyWorkDrive:

• No se necesita migración
• Cada licencia cuesta menos
• El acceso seguro está garantizado con permisos NTFS confiables y sin un punto único de falla
• No es necesario sincronizar para compartir: los usuarios pueden acceder a las salas de datos desde sus teléfonos móviles y editar instantáneamente en línea.

MyWorkDrive también ofrece autenticación Duo y ha sido certificado como socio de confianza con varios proveedores, incluidos Azure y Office365.

Manténgase ágil y seguro y mantenga bajos sus centros de costos mientras busca que su empresa siga siendo competitiva, relevante y productiva en esta era de transformación digital.

Si su organización es una empresa regulada por el gobierno o está involucrada en la administración de atención médica o una institución financiera, entonces una razón más para consultar MyWorkDrive. No más dolores de cabeza de VPN y mantenimiento y renovaciones continuos. No más inicios de sesión remotos complicados o accesos aprobados confusos.

MyWorkDrive es fácil de instalar, fácil de iniciar sesión y fácil de comenzar a trabajar de inmediato. No más dolores de cabeza sobre qué hacer con qué archivo y qué permanece y qué se borra. MyWorkDrive es una forma segura de acceder de forma remota a sus archivos más importantes y editar y colaborar en línea al instante con quien le dé permiso. El uso de un inicio de sesión de navegador seguro, una unidad asignada desde un escritorio de red o un inicio de sesión móvil en un iPhone o Android lo mantiene conectado, colaborando y productivo sin costos masivos, riesgos de seguridad o preocupaciones de migración, ya que todos los datos permanecen en sus propios servidores bajo tu control