Naviguer dans l'accès sécurisé aux fichiers à distance pendant COVID

Une histoire du monde réel Naviguer dans l'accès sécurisé aux fichiers à distance pendant COVID ..

Tard dans l'après-midi du 11 mars^e de cette année, je travaillais sur le 6^e étage d'une grande tour de bureaux à Los Angeles. Ce jour-là, le personnel a été appelé dans la grande salle de conférence pour une réunion impromptue imprévue. Plus tôt dans la journée, l'Organisation mondiale de la santé avait déclaré que le virus corona se propageant rapidement dans le monde était en effet une pandémie. La veille, on nous avait dit par e-mail que nous devions tous être prêts à pouvoir travailler à distance si la sécurité l'exigeait. À l'époque, nous avions environ 450 personnes dans le personnel répartis dans environ 30 bureaux à travers le pays, y compris un grand siège social à DC. Le personnel basé à Los Angeles comptait environ 40 personnes et nous avons occupé l'ensemble des 6^e sol.

Nous sommes entrés dans la salle de conférence, avons pris nos places et le directeur des opérations nous a dit ce que nous redoutions depuis plusieurs jours. Jusqu'à nouvel ordre, nous devions ramener nos ordinateurs portables et chargeurs à la maison et commencer immédiatement une période indéterminée de travail à distance. Nous devions consulter nos e-mails le lendemain matin pour savoir comment procéder et les prochaines étapes. Étant donné que nous étions déjà adeptes des réunions zoom et des conférences téléphoniques en raison de nos différents emplacements dispersés dans différents fuseaux horaires, travail à distance ne semblait pas si intimidant au début, vraiment pas du tout.

Pas de déplacements, pas de parking, pas de dépenses supplémentaires pour le déjeuner et ne pas avoir à s'habiller chaque jour semblaient très attrayants. J'ai vu à quel point notre personnel informatique avait l'air stressé et je savais que ce ne serait pas une tâche facile de connecter tout le monde facilement et en toute sécurité. Les cadres supérieurs (y compris l'équipe de direction basée à DC) avaient l'habitude d'avoir un accès à distance mis en place pour eux avant de quitter le bureau. Avec Covid, compte tenu de la sensibilité de certaines réunions et communications, l'accès à distance sécurisé devait être instantané, parfait et transparent. Partout au pays, ces exercices d'incendie ont eu lieu dans de nombreuses organisations, grandes et petites. Plusieurs géants de la technologie ont ouvert la voie en déclarant très tôt que leur main-d'œuvre pourrait travailler à distance indéfiniment ou au moins jusqu'au début de 2021 jusqu'à nouvel ordre.

Presque du jour au lendemain, toute personne travaillant dans le domaine de la cybersécurité et de l'accès à distance a dû rendre ses services simples et rapides ou devenir inutiles. Les plates-formes et les logiciels cloud tels que Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive, etc. sont devenus des outils incontournables pour rester connecté et continuer à collaborer. Zoom a connu des ratés majeurs alors que les écoles et les campus universitaires se précipitaient pour donner des cours en ligne. Pour verrouiller nos réunions, nous avons installé un plugin de zoom sécurisé dans nos comptes de messagerie Outlook où nous pouvions organiser une réunion et inviter des participants avec une connexion unique. Un navigateur Web est devenu un catalogue d'outils mis en signet pour accéder à tout ce dont nous avions besoin pour collaborer. Avec Okta, nous avions une couche de protection, mais nous devions toujours naviguer entre différentes plates-formes pour récupérer des fichiers, travailler dessus, essayer de les enregistrer et de les partager, mais pas en temps réel. L'efficacité et la productivité ont été perdues, mais plus que cela, il était évident à quel point nos modes habituels de communication et de collaboration avaient toujours été improductifs et inefficaces une fois que les projecteurs étaient braqués sur eux.

Slack a été utilisé pour des messages rapides et des appels vidéo rapides et divers groupes obligatoires auxquels vous apparteniez ont été créés afin que les responsables puissent partager des informations pertinentes sur les priorités sur lesquelles nous nous concentrions. D'autres groupes Slack ont été créés et se sont joints volontairement pour remonter le moral et renforcer l'esprit d'équipe afin de partager des faits amusants, des photos et de l'inspiration. Nous nous sommes tous installés dans nos nouvelles routines et nos nouvelles garde-robes où la moitié supérieure était réservée aux affaires et la moitié inférieure était tout le dimanche après-midi.

La plupart de mon travail était auparavant effectué par téléphone, par e-mail ou lors d'un appel zoom. Ma transition vers le travail à distance a donc été simple en ce qui concerne les applications et les logiciels dont j'avais besoin pour rester productif. Mon travail était axé sur la sensibilisation et l'établissement de relations. La fatigue du zoom est une vraie chose et il faut mentionner qu'il était assez étrange au début de passer des réunions en personne aux réunions vidéo exclusivement. Avec une réunion en personne régulière, vous vous concentrez sur plusieurs choses et pouvez vous déplacer. Lors d'une réunion vidéo, vous regardez directement la personne, bien que sur un écran, mais il peut être épuisant d'établir un contact visuel en continu et d'être face à face pendant une durée indéterminée, en particulier dans un cadre professionnel où vous devez conserver un certain comportement et livraison ciblée.

Notre personnel informatique avait mis en place une gestion de bureau à distance et pouvait se connecter pour résoudre tout problème signalé au service d'assistance. Nous gérons la nouvelle normalité, mais encore une fois, ce qui était des inefficacités opérationnelles standard autour du flux de travail est rapidement devenu un obstacle flagrant aux arrêts de travail en matière de partage de fichiers. Le partage de fichiers à distance et l'accès aux fichiers étaient fastidieux et il n'y avait aucune possibilité de modifier en temps réel avec quelqu'un. Box a été utilisé comme base de données. Avec la plupart de mes collègues, nous pouvions partager des liens sécurisés vers des fichiers auxquels d'autres membres du personnel pouvaient accéder si nous le leur demandions ou plutôt s'ils en avaient envie en fonction de leur titre et de leur ancienneté. Travailler d'Outlook à Box signifiait toujours devoir chercher quelque chose en espérant qu'il était placé au bon endroit, en espérant que vous puissiez le modifier, puis enregistrer une version plus récente pour collaborer plus tard au téléphone ou lors d'un appel vidéo.

Le point clé ici est que nous ne pouvions collaborer que sur ce que nous avions déjà téléchargé sur Box. Du point de vue de la gestion, je me suis toujours demandé s'il y avait des fichiers qui ne devraient pas être là pour des raisons de sécurité ou de sensibilité ? Si vous utilisez Box ou un autre référentiel de fichiers, qui audite l'utilisation ? Qui veille à ce que les fichiers téléchargés et enregistrés soient toujours pertinents et réussissent ?

Lorsque vous êtes travailler à distance, la connectivité est constamment nécessaire, et je ne parle pas du Wi-Fi. Une réunion virtuelle peut instantanément se transformer en un exercice futile si vous n'êtes pas en mesure de partager votre écran ou d'avoir accès à un e-mail ou d'être en mesure d'accéder à un fichier que vous devez croiser sur le moment.

La collaboration est essentielle. Avance rapide après mars, alors que l'économie ralentissait et que des licenciements étaient imminents, de nombreuses organisations devaient revenir rapidement à l'essentiel. Les cadres supérieurs, des entreprises aux organisations à but non lucratif, étaient et sont toujours en train de faire des calculs sur leurs compétences de base et sur la meilleure façon de maintenir la viabilité. L'efficacité est la priorité absolue alors que les budgets sont serrés et que les objectifs de l'exercice précédent commencent à devenir insurmontables. Dire que nous vivons une époque sans précédent est un énorme euphémisme. C'est une période particulièrement difficile pour les systèmes hospitaliers avec un nombre record de patients admis - les soins de santé n'étant qu'un secteur de notre économie. Maintenant, en novembre 2020, nous entendons parler de cyberattaques contre les fabricants et distributeurs de vaccins et le piratage des avantages EDD.

Dans le Secteur de l'éducation, Les campus universitaires tentent désespérément de fournir la norme de qualité qui fait leur renommée tout en verrouillant leurs systèmes contre les rançongiciels lorsque les étudiants se connectent depuis chez eux. Les ordinateurs peuvent nous faciliter la vie. Par exemple, les commandes à domicile nécessitent des achats en ligne pour tout, de la mayonnaise au détergent à lessive. Vous pouvez vérifier l'état de votre commande en un clic tout en vérifiant la quantité disponible et la date de livraison. Partager des informations et collaborer sur des éléments clés est ce qui rend le travail amusant. Sinon, vous travaillez dans un silo et lorsque vous le faites à distance, cela peut être un sentiment d'isolement et difficile à suivre. Mais les ordinateurs connectés à un cloud ne rendent pas nécessairement votre travailler la vie plus facile.

Ce qu'il faut faire?

Eh bien, cela dépend de l'endroit où vous êtes assis. Si vous êtes le décideur, vous avez besoin d'une vue d'ensemble sur tout, mais aussi d'être capable d'approfondir les détails en un clin d'œil. Vous voulez une transparence cross-canal avec un tableau de bord qui vous permet non seulement de garder le doigt sur le pouls, mais aussi de pouvoir mesurer et quantifier toutes les données de l'entreprise selon les besoins. Vous pouvez avoir des rapports qui vous transmettent des informations, mais vous devriez pouvoir vous référer à n'importe quoi, n'importe quand, n'importe où, depuis n'importe quel appareil. Si vous êtes un directeur informatique ou un cadre supérieur sur le front des technologies de l'information, vous savez que votre première priorité essentielle est la sécurité. Il n'y a pas de solution rapide et facile. Ou est-il? Continuer à lire.

Soit vous téléchargez vos fichiers sur la plate-forme cloud de quelqu'un d'autre, soit vous ne le faites pas. Quoi qu'il en soit, vous devez toujours accéder en toute sécurité à ces fichiers à distance. C'est là que MyWorkDrive peut vraiment vous aider. J'aime l'appeler :

Connectez-vous et collaborez sans compromis

Gartner a décrit l'année dernière un concept de cybersécurité émergent comme Secure Access Service Edge ou SASE. Ils décrivaient l'avenir de la sécurité réseau dans le cloud. Mais comment le cloud peut-il être totalement sécurisé ? Après tout, le cloud n'est que le serveur de quelqu'un d'autre. Vos fichiers hébergés sur votre rack de serveurs constituent votre cloud. Vous pouvez avoir un cloud hybride ou nuage privé mais en fin de compte, à quoi voulez-vous consacrer votre budget ? Migrer des fichiers ou travailler ?

Le temps et l'argent sont essentiels en matière de budgétisation et d'objectifs stratégiques. Le temps, c'est de l'argent. Pendant cette période de l'histoire, il est essentiel de ne pas perdre de temps. Surtout si vous devez prendre en compte tout transfert de fichiers sur site vers une plate-forme cloud que vous pourriez choisir. La migration vers un cloud peut détourner du personnel et des ressources précieuses de ce que vous devez vraiment faire maintenant.

Mais pour votre personnel, la facilité d'utilisation, la facilité de configuration et l'absence de courbes d'apprentissage abruptes sont généralement leur priorité absolue. Un plan de migration doit toujours avoir tout le monde à bord et formé. Encore une fois, cela prend du temps et coûte de l'argent. Si vous travaillez pour le gouvernement, n'importe quel gouvernement, un cabinet d'avocats ou toute organisation qui promeut la confidentialité, la sécurité et la confiance, vous ne pouvez pas vous permettre de compter même sur les gros canons des disques partagés et des logiciels de collaboration. Nous avons tous vu des fuites de données lorsqu'une erreur de phishing sur Gmail s'est transformée en un des derniers titres de l'actualité de l'entreprise. Si vous êtes dans le secteur financier, vous avez encore plus d'obstacles à franchir pour garantir la confidentialité et la sécurité des clients. RGPD (Règlement gouvernemental sur la protection des données) a été institué dans l'Union européenne en 2018 et similaire à HIPAA (Loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie) ici aux États-Unis, cela signifie que légalement, les entreprises et les organisations sont tenues de protéger les données d'un client et de les garder privées. Quelle est la meilleure façon d'avoir un accès à distance sécurisé aux fichiers et au partage de fichiers dans ce monde de connectivité et de collaboration constantes, en particulier sur plusieurs appareils ?

Posez-vous ces questions :

1. De quel budget disposez-vous pour numériser et/ou migrer vos fichiers vers le cloud ?
2. Pouvez-vous vous permettre le temps qu'il faut pour transférer ces fichiers tout en restant productif et compétitif ?
3. Qui décidera quels fichiers seront transférés vers le cloud ?
4. Pouvez-vous vous permettre de payer pour un service cloud ?
5. Que se passe-t-il lorsque vous souhaitez récupérer vos données ?

Nous voici donc 9 mois après le début de la pandémie sans aucun signe de ralentissement alors que les grandes villes des États-Unis commencent à émettre des ordonnances de séjour à domicile et de verrouillage. Pour la main-d'œuvre chanceuse d'avoir la possibilité de travailler de n'importe où, il est plus essentiel que jamais d'avoir un accès à distance sécurisé aux fichiers et au partage de fichiers dans l'entreprise pour tous les utilisateurs. Aucun fichier à migrer vers la plate-forme cloud de quelqu'un d'autre. Pas d'arrêt de travail. Les autorisations définissent instantanément qui peut accéder à quoi et quand. Pas de courbe d'apprentissage énorme, facile à configurer et à utiliser, y compris une application mobile sécurisée pour travailler en déplacement. Le meilleur de tous, pas de VPN à gérer et à entretenir. En utilisant vos partages de fichiers Windows et votre infrastructure Active Directory déjà existants, vous pouvez le configurer rapidement sur votre bureau. Pas de verrouillage du fournisseur, pas de synchronisation, pas de migration.

Modifiez et partagez des fichiers à distance en toute sécurité. Répondez à toutes vos préoccupations et exigences de conformité et prévenez les violations de données et les fuites de données. Sécurisez les fichiers n'importe où, n'importe quand, depuis n'importe quel appareil. Cela semble impossible ? Cela ressemble à un miracle. Non, ça ressemble à MyWorkDrive.

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