5 conseils pour minimiser les risques liés au partage de fichiers d'entreprise

Risques des plates-formes de partage de fichiers orientées vers le consommateur

Quel que soit le secteur d'activité auquel appartient votre entreprise, la capacité de vos employés à accéder en toute sécurité aux outils et aux informations nécessaires à l'exécution de leurs tâches est essentielle. Fournir aux employés un accès facile aux fichiers et dossiers est essentiel pour assurer la fluidité des opérations commerciales et éviter les risques graves de partage de fichiers.

Depuis l'époque de la disquette, les utilisateurs ont trouvé des moyens assez créatifs pour enregistrer rapidement et facilement des informations, ainsi que pour les partager entre eux. La technologie a évolué au point où le courrier électronique n'est plus considéré comme un moyen pratique ou sécurisé de partager des données. Les options de partage et de synchronisation de fichiers au niveau du consommateur utilisées par des personnes sans connaissances informatiques manquent de sécurité et augmentent les risques pour votre entreprise.

Selon une étude réalisée par Gigaom Research et Harris Interactive, un nombre impressionnant de 84% de professionnels de l'informatique ont signalé des problèmes de sécurité causés par l'utilisation de services de partage de fichiers orientés consommateur pour les activités de l'entreprise. Même pour un usage personnel, seul un tiers environ des utilisateurs interrogés ont déclaré faire confiance aux services de partage de fichiers.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les plates-formes de partage de fichiers axées sur le consommateur ne sont pas fiables - les principales étant le manque de contrôle sur la façon dont les données de l'entreprise sont partagées, la fiabilité du service et le fait que ces plates-formes incitent les utilisateurs à configurer la synchronisation automatique des fichiers de travail. au cloud, que cela soit nécessaire ou non.

Développement de politiques pour le partage de fichiers au niveau de l'entreprise

Cependant, tout n'est pas perdu, car les organisations peuvent utiliser les plates-formes de partage et de synchronisation de fichiers d'entreprise. Bien qu'il existe encore des risques, même avec les solutions de partage de fichiers d'entreprise et d'accès à distance. Voici cinq conseils à prendre en compte lors de l'élaboration de politiques de partage de fichiers au niveau de l'entreprise.

1. Activer l'authentification multifacteur

MFA augmente la sécurité de sorte que si un mot de passe est compromis, les utilisateurs non autorisés ne pourront pas répondre à l'exigence d'authentification à deux facteurs et ne pourront donc pas accéder aux partages de fichiers d'entreprise.

2. Les mots de passe comptent

Vous seriez étonné de la fréquence à laquelle les employés utilisent des mots de passe très basiques pour leurs postes de travail sur site ou à distance. Certains ne prennent même pas la peine de changer le mot de passe par défaut initialement configuré. La mise en place de règles de mot de passe d'une longueur minimale de 9 caractères et de restrictions de complexité peut atténuer le risque de sécurité des mots de passe génériques et peut également contrôler la manière dont les données circulent sur votre réseau et qui y a accès.

3. Définir la politique mobile

Le BYOD ne va pas disparaître, donc si vous n'avez pas pris le temps de mettre en œuvre des contrôles et des politiques dans le cadre de votre stratégie informatique, vous devez le faire. Avec le nombre d'employés utilisant leurs appareils mobiles pour accéder à des données professionnelles propriétaires, il est primordial de les garder en sécurité et hors des appareils personnels qui ne peuvent pas être gérés.

4. Répondre aux besoins des employés

Si vous ne disposez pas des bons outils pour permettre aux employés de faire ce qu'ils sont censés faire, vous n'avez probablement pas de visibilité ni de contrôle sur la manière dont ils partagent et accèdent aux données sensibles. En répondant aux besoins de votre main-d'œuvre, vous assurez également la sécurité de votre entreprise. MyWorkDrive offre aux employés cet accès à distance facile aux fichiers et dossiers de travail.

5. Enseigner les meilleures pratiques de sécurité

Si vous avez une main-d'œuvre distante de quelque nature que ce soit, vous voudrez vous assurer qu'elle connaît les meilleures pratiques de sécurité pour partager et accéder aux données de l'entreprise, se connecter à un Wi-Fi sécurisé et ne pas utiliser le Wi-Fi public, et toujours verrouiller ses appareils personnels. L'éducation est la clé.