Navigazione nell'accesso sicuro ai file remoti durante il COVID

Una storia dal mondo reale Navigazione nell'accesso sicuro ai file remoti durante il COVID..

Nel tardo pomeriggio dell'11 marzo^th di quest'anno stavo lavorando al 6^th piano di un'alta torre di uffici a Los Angeles. Quel giorno il personale fu chiamato nella grande sala conferenze per una riunione improvvisata non programmata. Quel giorno l’Organizzazione Mondiale della Sanità aveva dichiarato che il virus corona che si stava diffondendo rapidamente in tutto il mondo era effettivamente una pandemia. Il giorno prima ci era stato detto via e-mail che avremmo dovuto essere tutti pronti a poter lavorare da remoto se la sicurezza lo avesse reso necessario. All'epoca avevamo circa 450 persone dislocate in circa 30 uffici in tutto il paese, inclusa una grande sede a Washington. Lo staff di Los Angeles contava circa 40 persone e noi ne abbiamo occupate 6 intere^th pavimento.

Entrammo nella sala conferenze, prendemmo posto e il direttore delle operazioni ci raccontò ciò che temevamo negli ultimi giorni. Fino a nuovo avviso, dovevamo portare a casa i nostri laptop e caricabatterie e iniziare immediatamente un periodo indefinito di lavoro a distanza. Dovevamo controllare la nostra posta elettronica la mattina seguente per sapere come procedere e i passaggi successivi. Dato che eravamo già esperti nelle riunioni su zoom e nelle teleconferenze a causa delle nostre varie sedi disperse in diversi fusi orari, lavoro a distanza all'inizio non sembrava così scoraggiante, davvero per niente.

Niente spostamenti, niente parcheggio, niente spese extra per il pranzo e non doversi vestire ogni giorno sembravano molto allettanti. Ho visto quanto fosse stressato il nostro personale IT e sapevo che non sarebbe stato un compito facile connettere tutti in modo semplice e sicuro. Il personale dirigente senior (compreso il team esecutivo con sede a Washington) era abituato a farsi impostare un accesso remoto prima di lasciare l'ufficio. Con Covid, data la delicatezza di alcune riunioni e comunicazioni, l’accesso remoto sicuro doveva essere istantaneo, perfetto e senza soluzione di continuità. In tutto il paese queste esercitazioni antincendio si sono svolte presso molte organizzazioni grandi e piccole. Diversi giganti della tecnologia hanno aperto la strada dichiarando fin dall’inizio che la loro forza lavoro avrebbe potuto lavorare da remoto a tempo indeterminato o almeno fino all’inizio del 2021 fino a nuovo avviso.

Quasi da un giorno all’altro, chiunque lavorasse nel campo della sicurezza informatica e dell’accesso remoto ha dovuto rendere i propri servizi facili e veloci per non diventare irrilevante. Piattaforme e software cloud come Box, Slack, Okta, Google Drive, Dropbox, MS One Drive e altri sono diventati gli strumenti di riferimento per rimanere in contatto e continuare a collaborare. Zoom ha subito grossi intoppi poiché le scuole e i campus universitari si sono affrettati a tenere lezioni online. Per bloccare le nostre riunioni avevamo installato un plug-in di zoom sicuro nei nostri account di posta Outlook dove potevamo organizzare una riunione e invitare i partecipanti con un unico accesso. Un browser web è diventato un catalogo di strumenti contrassegnati da segnalibri per accedere a tutto ciò di cui avevamo bisogno per collaborare. Con Okta avevamo un livello di protezione, ma dovevamo comunque navigare tra varie piattaforme per recuperare file, lavorarci sopra, provare a salvarli e condividerli ma non in tempo reale. L'efficienza e la produttività andarono perse, ma soprattutto era evidente quanto improduttive e inefficienti fossero sempre state le nostre consuete modalità di comunicazione e collaborazione una volta puntati i riflettori.

Slack è stato utilizzato per messaggi rapidi e videochiamate veloci e sono stati avviati vari gruppi a cui era obbligatorio appartenere in modo che i manager potessero condividere informazioni pertinenti sulle priorità su cui ci concentravamo. Sono stati avviati altri gruppi Slack che si sono uniti volontariamente per aumentare il morale e costruire team per condividere fatti divertenti, foto e ispirazione. Ci siamo tutti adattati alle nostre nuove routine e ai nuovi guardaroba in cui la metà superiore era dedicata agli affari e la metà inferiore era tutta la domenica pomeriggio.

La maggior parte del mio lavoro veniva precedentemente svolto al telefono, via e-mail o tramite una chiamata Zoom, quindi il mio passaggio al lavoro remoto è stato semplice per quanto riguarda le app e il software di cui avevo bisogno per rimanere produttivo. Il mio lavoro era incentrato sulla sensibilizzazione e sulla costruzione di relazioni. L’affaticamento da zoom è una cosa reale e va detto che all’inizio era piuttosto strano passare esclusivamente dalle riunioni di persona alle riunioni video. Con un incontro regolare di persona ti concentri su più cose e puoi muoverti. In una riunione video guardi direttamente la persona, anche se su uno schermo, ma può essere estenuante mantenere un contatto visivo continuo e trovarsi faccia a faccia per un certo periodo di tempo, soprattutto in un ambiente professionale in cui è necessario mantenere un certo contegno e consegna mirata.

Il nostro personale IT aveva configurato la gestione del desktop remoto e poteva accedere per risolvere qualsiasi problema segnalato al supporto tecnico. Stavamo gestendo la nuova normalità ma, ancora una volta, quelle che erano inefficienze operative standard nel flusso di lavoro, presto divennero evidenti ostacoli di interruzioni del lavoro quando si trattava di condivisione di file. La condivisione e l'accesso remoto ai file erano macchinosi e non era possibile modificarli in tempo reale con qualcuno. Box è stato utilizzato come database. Con la maggior parte dei miei colleghi potremmo condividere collegamenti sicuri a file a cui altri membri del personale potrebbero accedere se glielo richiedessimo o piuttosto se si sentissero disposti a farlo a seconda del loro titolo e anzianità. Lavorare da Outlook a Box significava comunque dover andare a caccia di qualcosa sperando che fosse messo nel posto giusto, sperando di poterlo modificare e quindi salvare una versione più recente per collaborare in seguito durante una chiamata telefonica o una videochiamata.

Il punto chiave qui è che potevamo collaborare solo su ciò che avevamo già caricato su Box. Mi sono sempre chiesto dal punto di vista gestionale se ci fossero alcuni file che non dovrebbero essere presenti per motivi di sicurezza o sensibilità? Se utilizzi Box o qualche altro repository di file, chi controlla l'utilizzo? Chi supervisiona assicurandosi che i file caricati e salvati siano ancora pertinenti e superino l'esame?

Quando sei lavorare da remoto, la connettività è costantemente necessaria e non sto parlando del Wi-Fi. Una riunione virtuale può trasformarsi istantaneamente in un esercizio inutile se non sei in grado di condividere il tuo schermo o avere accesso alla posta elettronica o essere in grado di accedere a un file a cui devi fare riferimento in questo momento.

La collaborazione è fondamentale. Passando velocemente allo scorso marzo, quando l’economia ha subito una recessione e i licenziamenti erano imminenti, molte organizzazioni avevano bisogno di tornare rapidamente alle origini. Il senior management, dalle imprese alle organizzazioni no-profit, stava e continua a elaborare numeri su quali siano le loro competenze chiave e su come sostenere al meglio la redditività. L’efficienza è la massima priorità mentre i budget vengono ridotti e gli obiettivi dell’anno fiscale precedente iniziano a diventare insormontabili. Dire che siamo in tempi senza precedenti è un enorme eufemismo. Questo è un momento particolarmente difficile per i sistemi ospedalieri con un numero record di pazienti ricoverati: la sanità è solo uno dei settori della nostra economia. Ora, nel novembre 2020, sentiamo parlare di attacchi informatici contro produttori e distributori di vaccini e di attacchi hacker ai benefici dell’EDD.

Nel Settore educativoI campus universitari stanno cercando disperatamente di fornire lo standard di qualità per cui sono famosi, bloccando al tempo stesso i propri sistemi dal ransomware mentre gli studenti accedono da casa. I computer possono semplificarci la vita. Ad esempio, gli ordini casalinghi richiedono lo shopping online di qualsiasi cosa, dalla maionese al detersivo per il bucato. Puoi controllare lo stato del tuo ordine con un clic di un pulsante, controllando anche la quantità disponibile e la data di consegna. Condividere informazioni e collaborare su elementi chiave è ciò che rende il lavoro divertente. Altrimenti lavori in un silo e, quando lo fai da remoto, può essere una sensazione di isolamento e difficile da tenere il passo. Ma i computer collegati a un cloud non necessariamente fanno il tuo lavoro la vita più facile.

Cosa fare?

Beh, dipende da dove sei seduto. Se sei colui che prende le decisioni, allora hai bisogno di una visione a volo d'uccello su tutto, ma anche di essere in grado di approfondire i dettagli in un batter d'occhio. Desideri trasparenza su più canali con una dashboard che ti permetta non solo di tenere il passo con il polso della situazione, ma anche di essere in grado di misurare e quantificare tutti i dati aziendali secondo necessità. Puoi avere rapporti che incanalano le informazioni a tua discrezione, ma dovresti essere in grado di fare riferimento a qualsiasi cosa in qualsiasi momento, ovunque e da qualsiasi dispositivo. Se sei un direttore IT o un dirigente senior nel settore della tecnologia dell'informazione, allora sai che la tua prima priorità fondamentale è la sicurezza. Non esiste una soluzione semplice e veloce. Oppure c'è? Continuare a leggere.

O stai caricando i tuoi file sulla piattaforma cloud di qualcun altro oppure no. In ogni caso, devi comunque accedere in modo sicuro a tali file da remoto. È qui che MyWorkDrive può davvero aiutarti. Mi piace chiamarlo:

Connettiti e collabora senza compromessi

Gartner ha descritto un concetto emergente di sicurezza informatica lo scorso anno come Secure Access Service Edge o SASE. Stavano descrivendo il futuro della sicurezza di rete nel cloud. Ma come può il cloud essere totalmente sicuro? Dopotutto, il cloud è solo il server di qualcun altro. I tuoi file che vivono sul tuo server rack sono il tuo cloud. Puoi avere un cloud ibrido o nuvola privata ma alla fine in cosa vuoi spendere il tuo budget? Migrazione di file o completamento del lavoro?

Tempo e denaro sono tutto quando si tratta di budget e obiettivi strategici. Il tempo è denaro. In questo momento storico è fondamentale non perdere tempo. Soprattutto se devi prendere in considerazione l'eventuale trasferimento di file locali su una piattaforma cloud che potresti scegliere. La migrazione al cloud può sottrarre personale e risorse preziosi a ciò che realmente devi fare adesso.

Ma per la tua forza lavoro, la facilità d'uso, la facilità di configurazione e l'assenza di curve di apprendimento ripide sono solitamente la massima priorità. Un piano di migrazione deve comunque coinvolgere e formare tutti. Ancora una volta, ciò richiede tempo e costa denaro. Se lavori per il governo, qualsiasi governo, uno studio legale o qualsiasi organizzazione che promuova la riservatezza, la sicurezza e la fiducia, non puoi permetterti di fare affidamento nemmeno sulle grandi armi delle unità condivise e dei software di collaborazione. Abbiamo tutti assistito a casi di fuga di dati quando un errore di phishing di Gmail si è trasformato nel titolo dell'ultima notizia di un'azienda. Se operi nel settore finanziario, allora hai ancora più ostacoli da compiere per garantire la privacy e la sicurezza dei clienti. GDPR (Regolamento governativo sulla protezione dei dati) è stato istituito nell’Unione Europea nel 2018 e simile a HIPAA (Legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria) qui negli Stati Uniti, ciò significa che legalmente, le aziende e le organizzazioni sono tenute a proteggere i dati di un cliente e mantenerli privati. Qual è il modo migliore per avere un accesso remoto sicuro ai file e alla condivisione di file in questo mondo di connettività e collaborazione costanti, soprattutto su più dispositivi?

Poniti queste domande:

1. Che tipo di budget hai per digitalizzare e/o migrare i tuoi file nel cloud?
2. Puoi permetterti il tempo necessario per trasferire questi file e rimanere comunque produttivo e competitivo?
3. Chi deciderà quali file trasferire nel cloud?
4. Puoi permetterti di pagare per un servizio cloud?
5. Cosa succede quando vuoi indietro i tuoi dati?

Quindi eccoci qui a 9 mesi dall’inizio della pandemia senza alcun segno di rallentamento mentre le principali città degli Stati Uniti iniziano a emettere ordini di soggiorno a casa e di blocco. Per la forza lavoro che ha la fortuna di poter lavorare da qualsiasi luogo, è più importante che mai avere un accesso remoto sicuro ai file e la condivisione di file in tutta l'azienda per tutti gli utenti. Nessun file da migrare sulla piattaforma cloud di qualcun altro. Nessuna interruzione del lavoro. Le autorizzazioni consentono di impostare immediatamente chi può accedere a cosa e quando. Nessuna curva di apprendimento enorme, facile da configurare e facile da usare, inclusa un'app mobile sicura per lavorare in movimento. Meglio di tutto, nessuna VPN da gestire e mantenere. Utilizzando le condivisioni file Windows e l'infrastruttura Active Directory già esistenti, puoi configurarle rapidamente sul desktop. Nessun vincolo al fornitore, nessuna sincronizzazione, nessuna migrazione.

Modifica e condividi file in remoto in modo sicuro. Soddisfa tutte le tue preoccupazioni e requisiti di conformità e previeni violazioni e fughe di dati. Proteggi i file ovunque, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Sembra impossibile? Sembra un miracolo. No, sembra MyWorkDrive.

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