Molte aziende hanno o stanno prendendo in considerazione la migrazione delle condivisioni file di Windows a Office 365. SharePoint Online è incluso gratuitamente nella maggior parte degli abbonamenti. Spesso ai professionisti IT viene chiesto di valutare lo spostamento dei file server aziendali su SharePoint Online. Sebbene SharePoint sia ottimo per collaborare su documenti con team interni o esterni all'azienda, può sostituire completamente un file server locale per le aziende più grandi ed essere utilizzato come alternativa alla condivisione di file?

Ecco l'elenco dei 10 principali motivi che abbiamo compilato per spiegare perché SharePoint non è un file server:

 

1. Velocità – Niente può battere la velocità di accesso al file server della rete locale. Mentre la velocità di Internet viene misurata in Megabit, la velocità della rete locale viene misurata in Megabyte. Una connessione di rete locale è almeno 10 volte più veloce di qualsiasi connessione Internet. Ad esempio, una connessione Internet domestica veloce da 100 Mbp/s equivale solo a 12,2 MB/S. In ufficio, le reti sono in genere da 1 GB: ben 125 MB/s!! Per l'accesso a file di grandi dimensioni, niente è meglio di una connessione di rete locale.

 

2. Semplicità – Gli utenti sono addestrati a prelevare facilmente i propri file da un'unità mappata. Con SharePoint, i file vengono archiviati in raccolte a cui si accede tramite un'interfaccia basata sul Web o solo dalle app. L'interfaccia non assomiglia per niente a Esplora file di Windows. Sebbene esistano strumenti di terze parti in grado di mappare le lettere di unità di SharePoint, sono lenti, richiedono un'ulteriore amministrazione e non supportano l'autenticazione a due fattori.

 

3. Capacità di archiviazione – Anche le aziende più piccole hanno facilmente terabyte di dati. SharePoint Online prevede un limite di 1 TB per ciascuna raccolta, un limite di visualizzazione di 5.000 elementi, un limite di dimensione file di 15 GB e un limite massimo di sincronizzazione di 100.000 file. Anche se hai archiviato così tanti dati o file così grandi, accedervi tramite Internet potrebbe essere impraticabile (vedi Motivo #1).

 

4. Migrazione – La migrazione a SharePoint da condivisioni file legacy richiede un'attenta pianificazione. Tutte le autorizzazioni devono essere ricreate manualmente nei siti di SharePoint insieme alle strutture di cartelle equivalenti. I nomi dei file nelle condivisioni locali consentono caratteri speciali non consentiti in SharePoint (#%&) che devono essere tutti rinominati prima della migrazione.

 

5. Backup e ripristino di emergenza – Con le tradizionali condivisioni di file, è possibile replicarli facilmente su più siti, sottoporli a backup e archiviarli per garantire la conformità per molti anni. Con SharePoint, il ripristino dei vecchi dati coinvolge più database e intere farm SharePoint che potrebbero non essere più supportate. SharePoint Online conserva solo gli ultimi 90 giorni di file eliminati; i backup richiedono ulteriori 3^rd servizi di abbonamento di terze parti che addebitano costi per backup e recuperi continui.

 

6. Costo totale di proprietà (TCO) – La condivisione di file tramite condivisioni di file tradizionali può essere distribuita agli utenti in pochi minuti o resa disponibile utilizzando prodotti VPN o SSL VPN come MyWorkDrive.com con una semplice pagina Web di tipo Esplora file. Con le distribuzioni di SharePoint Online sono complesse, i dati sono sparsi tra le librerie e i costi di archiviazione aggiuntivi sono 0,20 per GB rispetto alle condivisioni file di Azure che sono pari a 0,0255, il che significa che 10 TB costerebbero $2000 al mese per l'archiviazione di SharePoint. Gli utenti devono inoltre essere formati su come condividere e accedere ai dati. Tutto ciò porta a ulteriore supporto IT, formazione e Migrazione di SharePoint costi.

 

7. Proprietà dei dati – Molte aziende hanno normative di conformità che impediscono loro di spostare file nel cloud o preoccupazioni legali su chi ha accesso ai dati aziendali. Lo spostamento dei dati su Sharepoint Online richiede un'attenta conformità e una revisione legale. Il processo diventa più complicato quando si esegue la migrazione di organizzazioni con dati altamente sensibili, come le agenzie governative, che devono soddisfare una serie di rigorose normative di conformità. Le organizzazioni dovranno riflettere attentamente sulle implicazioni dello spostamento dei file nel formato proprietario del fornitore o nella piattaforma cloud;

 

8. Apri Archiviazione – Una volta che i file vengono migrati in un database di SharePoint, i metadati NTFS vengono persi e vengono archiviati in un formato proprietario. Cosa succede se l'organizzazione desidera passare a un altro fornitore, Azure Storage o tornare alle condivisioni file SMB?

 

9. Blocco dei file – I database, i file CAD di ingegneria e le applicazioni di contabilità sono progettati per essere eseguiti localmente a velocità Gigabit e hanno la capacità di bloccare i file in un ambiente di rete multiutente. Non è possibile archiviare o accedere a questi tipi di file utilizzando SharePoint.

 

10. Archiviazione – Le condivisioni di file tradizionali possono essere facilmente crittografate e archiviate offsite a tempo indeterminato, quindi ripristinate facilmente in qualsiasi momento futuro, indipendentemente da eventuali modifiche tecnologiche. Con SharePoint è necessario ripristinare interi sistemi oppure con SharePoint Online è necessario acquistare e pagare per sempre servizi di archiviazione aggiuntivi che archiviano SharePoint in archivi a lungo termine con conseguenti costi di supporto e abbonamento aggiuntivi.

 

In conclusione: SharePoint non è un file server, è un portale di collaborazione. Microsoft ha un ottimo articolo di supporto qui su questo argomento e hanno recentemente rilasciato aggiornamenti per Condivisioni file di Azure alla conferenza Ignite 2019 (vedere il nostro precedente articolo sul blog qui) che rende chiaro che Microsoft supporterà i file server per molti anni nel futuro.

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