I 5 principali costi di migrazione di SharePoint

Pianificazione della migrazione di SharePoint

Molte aziende stanno valutando la possibilità di migrare le condivisioni di file Windows su SharePoint o altro spazio di archiviazione cloud per le condivisioni di reparto. Mentre SharePoint non è un file server sostituzione diretta, per le imprese più piccole può avere senso dal punto di vista commerciale. Tuttavia, quali sono i costi di migrazione di SharePoint da considerare? Quando le organizzazioni valutano l'idea di spostare le condivisioni di file su SharePoint, dobbiamo considerare la potenziale sicurezza, i vincoli di tempo, i rischi e l'impatto sui costi. Sebbene SharePoint sia ottimo per collaborare su documenti con team interni o esterni all'azienda, può sostituire completamente le condivisioni di file server locali ed essere utilizzato come alternativa alla condivisione di file? Quali sono i costi nascosti della migrazione a SharePoint?

1. Costi di SharePoint

La migrazione delle organizzazioni a SharePoint è un'impresa complicata e impegnativa. Molte organizzazioni potrebbero non rendersene conto, ma SharePoint è progettato per essere una piattaforma di collaborazione, non per sostituire i file server. La migrazione delle condivisioni file a SharePoint richiede mesi di pianificazione per ordinare e identificare i dati da spostare da un pool di condivisioni file che può risalire ad anni se non decenni. Per eseguire la migrazione dei file in SharePoint, i file devono essere convertiti per rimuovere i caratteri non consentiti (ad esempio: ~ ” # % & * : < > ? / \ { | }.) e mappati nelle librerie di archiviazione per rimanere entro i limiti di archiviazione di SharePoint utilizzando strumenti specializzati che deve essere acquistato a un costo aggiuntivo. Il processo diventa ancora più complicato quando si esegue la migrazione di organizzazioni con dati altamente sensibili, come le agenzie governative, che devono soddisfare una serie di rigorose normative di conformità. Le aziende dovranno preventivare questi costi nascosti di sviluppo e distribuzione quando confrontano SharePoint con altri condivisione di file aziendali soluzioni. Inoltre, la maggior parte delle organizzazioni non dispone delle competenze specialistiche per eseguire con successo una migrazione di SharePoint e dovrà prevedere un budget per un consulente certificato dal fornitore per assistere nella progettazione e nella migrazione. Per le organizzazioni con molti terabyte di condivisioni di file che desiderano semplicemente passare al cloud, potrebbe avere più senso migrarli su AWS o Condivisioni file di Azure dove è possibile conservare le autorizzazioni NTFS e i nomi dei file e dove i limiti di archiviazione non rappresentano un problema.

2. Vincolo del fornitore e sovranità dei dati

Anche se le condivisioni di file di un'organizzazione possono essere collocate nel paese per soddisfare i requisiti di conformità alle normative sulla posizione di archiviazione, in quale formato vengono archiviati i file? I file sono in un formato accessibile anche se SharePoint o l'accesso a Internet non sono disponibili? Cosa succede se l'organizzazione desidera spostare i propri file fuori dal sistema di un fornitore? Se i file vengono archiviati nel formato proprietario di un fornitore, quali saranno i costi per esportarli, migrarli e convertirli in un nuovo formato del fornitore o di nuovo in condivisioni di file NTFS native? Più comunemente con SharePoint, tutti i file vengono migrati in database con il proprio set di autorizzazioni che non possono essere facilmente esportati nuovamente nel formato NTFS originale poiché tutti i metadati vengono persi durante l'importazione. I file di Office possono anche essere modificati in modo che tutti i collegamenti esterni ad altri file non siano più validi una volta spostati all'esterno dell'archivio file di un fornitore. Le organizzazioni dovranno riflettere attentamente sulle implicazioni dello spostamento dei file nel formato proprietario di qualsiasi servizio cloud poiché potrebbero scoprire che se per qualsiasi motivo desiderano spostarsi su un'altra piattaforma, i costi futuri di qualsiasi migrazione supereranno di gran lunga qualsiasi risparmio sui costi a breve termine.

3. Costi di archiviazione e backup a lungo termine

Le condivisioni di file tradizionali possono essere facilmente crittografate e archiviate fuori sede per un tempo indefinito nel formato di file nativo NTFS, quindi ripristinate facilmente in qualsiasi momento futuro, indipendentemente da eventuali modifiche tecnologiche. Con SharePoint e altri servizi di archiviazione cloud, è necessario ripristinare interi sistemi oppure, con la maggior parte dei fornitori cloud, i file eliminati vengono conservati solo per 90 giorni, il che significa che è necessario acquistare e pagare per sempre servizi di archiviazione aggiuntivi che archiviano i file SharePoint in archivi a lungo termine. Questi costi di backup e archiviazione comporteranno costi di supporto e abbonamento aggiuntivi oltre ai costi di abbonamento correnti. Per soddisfare gli standard di conformità e i requisiti di archiviazione, i costi di mantenimento di sistemi duplicati per il backup e la conservazione dei dati dovranno essere presi in considerazione in qualsiasi stima dei costi complessivi.

4. Tariffe future per l'archiviazione dei file

Se i file sono archiviati in servizi cloud online che sono difficili o impossibili da esportare, dovranno essere mantenuti nei database SharePoint online. Quali costi dovrà sostenere l'organizzazione nel tempo poiché i dati di archivio vengono mantenuti online? Le aziende dovranno prevedere un budget per eventuali costi di archiviazione aggiuntivi nel tempo.

5. Costi di formazione e produttività

Tradizionalmente, gli utenti vengono addestrati a prelevare facilmente i propri file da un'unità mappata. Con SharePoint, i file vengono archiviati in raccolte a cui si accede tramite un'interfaccia basata sul Web o solo dalle app. Questa interfaccia non assomiglia per niente a Esplora file di Windows. Sebbene esistano strumenti di terze parti in grado di mappare l'archiviazione cloud di SharePoint per indirizzare le lettere, sono lenti, richiedono un'ulteriore amministrazione e potrebbero non supportare l'autenticazione a due fattori, quindi non possono essere utilizzati in ambienti sicuri. I costi di formazione e mantenimento dei dipendenti sui sistemi SharePoint con le loro numerose funzionalità avanzate e requisiti di gestione dei documenti possono essere piuttosto significativi. Inoltre, la maggior parte delle organizzazioni ritiene di dover mantenere un gruppo interno di amministratori di gestione dei documenti ben pagati per applicare le policy di archiviazione dei file ed evitare che l'archiviazione di SharePoint si trasformi in un caos di file disorganizzati inseriti a casaccio in librerie o cartelle senza classificazione. Questo requisito amministrativo aumenta ulteriormente i costi correnti.