5 suggerimenti per ridurre al minimo i rischi legati alla condivisione di file aziendali

Rischi delle piattaforme di condivisione di file orientate al consumatore

Indipendentemente dal settore in cui rientra la tua attività, la capacità dei tuoi dipendenti di accedere in modo sicuro a strumenti e informazioni per svolgere le proprie mansioni è fondamentale. Fornire ai dipendenti un facile accesso a file e cartelle è essenziale per garantire il flusso delle operazioni aziendali ed evitare gravi rischi di condivisione dei file.

Sin dai tempi del floppy disk, gli utenti hanno escogitato alcuni modi piuttosto creativi per salvare rapidamente e facilmente le informazioni e condividerle tra loro. La tecnologia è avanzata al punto che la posta elettronica non è più considerata un modo conveniente o sicuro per condividere dati. Le opzioni di condivisione e sincronizzazione di file a livello consumer utilizzate da individui senza conoscenze IT non sono sicure e aumentano i rischi per la tua azienda.

Secondo uno studio condotto da Gigaom Research e Harris Interactive, uno sbalorditivo 84% di professionisti IT ha segnalato problemi di sicurezza causati dall'uso di servizi di condivisione di file orientati al consumatore per le attività aziendali. Anche per uso personale, solo circa un terzo degli utenti intervistati ha dichiarato di fidarsi dei servizi di condivisione di file.

Ci sono molte ragioni per cui le piattaforme di condivisione file orientate al consumatore non sono affidabili, tra cui la mancanza di controllo sul modo in cui i dati aziendali vengono condivisi, l'affidabilità del servizio e il fatto che queste piattaforme spingono gli utenti a impostare la sincronizzazione automatica dei file di lavoro. al cloud, richiesto o meno.

Sviluppo di politiche per la condivisione di file a livello aziendale

Tuttavia, non tutto è perduto, poiché le organizzazioni possono utilizzare le piattaforme di condivisione e sincronizzazione di file aziendali. Sebbene sussistano ancora dei rischi anche con le soluzioni di condivisione di file aziendali e di accesso remoto. Ecco cinque suggerimenti da tenere in considerazione quando si sviluppano politiche per la condivisione di file a livello aziendale.

1. Abilita l'autenticazione a più fattori

L'MFA aumenta la sicurezza in modo tale che, se una password viene compromessa, gli utenti non autorizzati non saranno in grado di soddisfare i requisiti di autenticazione a due fattori e quindi non potranno accedere alle condivisioni di file aziendali.

2. Le password sono importanti

Rimarrai stupito dalla frequenza con cui i dipendenti utilizzano password molto semplici per le loro postazioni di lavoro in sede o remote. Alcuni non si preoccupano nemmeno di cambiare la password predefinita inizialmente impostata. Avere regole per le password con una lunghezza minima di 9 caratteri e restrizioni sulla complessità può mitigare il rischio per la sicurezza delle password generiche e può anche controllare il modo in cui i dati fluiscono nella rete e chi può accedervi.

3. Definire la politica mobile

Il BYOD non scomparirà, quindi se non hai avuto il tempo di implementare controlli e policy come parte della tua strategia IT, devi farlo. Dato il numero di dipendenti che utilizzano i propri dispositivi mobili per accedere a dati aziendali proprietari, mantenerli sicuri e lontani dai dispositivi personali che non possono essere gestiti è una priorità assoluta.

4. Soddisfare le esigenze dei dipendenti

Se non disponi degli strumenti giusti affinché i dipendenti possano fare ciò che dovrebbero fare, probabilmente non avrai visibilità o controllo sul modo in cui condividono e accedono ai dati sensibili. Soddisfando le esigenze della tua forza lavoro, mantieni anche la sicurezza della tua azienda. MyWorkDrive offre ai dipendenti questo facile accesso remoto a file e cartelle di lavoro.

5. Insegnare le migliori pratiche di sicurezza

Se disponi di una forza lavoro remota di qualsiasi tipo, vorrai assicurarti che siano a conoscenza delle migliori pratiche di sicurezza per la condivisione e l'accesso ai dati aziendali, la connessione a una rete Wi-Fi sicura e non l'utilizzo di una rete Wi-Fi pubblica e il blocco sempre dei propri dispositivi personali. L’istruzione è fondamentale.