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Dettagli sul blocco dei file
Operazione di blocco dei file
MyWorkDrive è sviluppato per interagire con la condivisione di file SMB di Windows per posizionare e leggere blocchi sui file di Microsoft Office quando vengono aperti per la modifica.
Quando i file di Microsoft Office vengono aperti utilizzando MyWorkDrive Web Client, Mapped Drive Client, Mobile Client o Office 365, i blocchi vengono impostati e controllati per garantire un'interazione coerente con la condivisione SMB. I file aperti dagli utenti MyWorkDrive verranno visualizzati come bloccati per gli utenti SMB. I file aperti dagli utenti SMB verranno visualizzati come bloccati dagli utenti MyWorkDrive. Gli utenti riceveranno lo stesso messaggio in Microsoft Office che informa che il file è in uso e verrà loro richiesto di aprire il file in modalità di sola lettura, aprire una copia o attendere che diventi disponibile.
Una nota speciale sulla modifica congiunta con Office 365. MyWorkDrive supporta la modifica congiunta in Office 365 tramite il client Web. Se i documenti di Office vengono aperti in Office 365 Online utilizzando la nostra funzionalità Office Online, possono essere aperti contemporaneamente da più utenti consentendo la modifica congiunta dei documenti online.
Se un documento di Office è già aperto in un altro client e un utente lo apre in Office 365, l'utente di Office 365 riceverà l'avviso standard che il documento di Office è bloccato per la modifica. La modalità mista non è supportata. Tutti gli editor del documento devono apportare modifiche tramite Office 365.
Allo stesso modo, se un utente tenta di aprire in un ufficio locale un documento che un altro utente ha aperto in Office 365, non sarà in grado di co-modificarlo e riceverà l'avviso che il file è già in uso.
Tecnica di bloccaggio
Quando un utente richiede di aprire un file tramite MyWorkDrive, MyWorkDrive effettua tre controlli separati per vedere se un utente dovrebbe essere in grado di aprire un file per la modifica.
Innanzitutto, MyWorkDrive verifica se un altro utente MyWorkDrive ha un blocco sul file. In tal caso, il file viene considerato bloccato se l'utente esistente e quello richiedente non utilizzano entrambi Office 365 (vedere la nota precedente sulla modifica congiunta).
In secondo luogo, MyWorkDrive verificherà tramite SMB se esiste un blocco sotto forma di proprietario o file di blocco sul file system. In tal caso, MyWorkDrive tratterà il file come bloccato. Ciò garantisce che il file non venga aperto da un utente locale esterno a MyWorkDrive.
Infine, MyWorkDrive controllerà se è possibile ottenere un blocco in scrittura sul file. In caso contrario, il file verrà considerato di sola lettura. Questo per garantire che l'utente abbia accesso in scrittura alla directory e sarà in grado di salvare le modifiche.
Timeout
MyWorkDrive utilizza un sistema di "timeout" per garantire che i blocchi dei file non siano impostati in modo permanente.
MyWorkDrive imposterà automaticamente un timeout di 15 minuti su qualsiasi documento aperto in Local Office e di 20 minuti per qualsiasi documento aperto in Office 365. Questi timeout verranno estesi finché il documento è aperto per la modifica e il client MyWorkDrive in cui si trova il file open è ancora connesso al server MyWorkDrive. Un utente può aprire e lavorare su un documento per un periodo di tempo indefinito purché rimanga connesso a MyWorkDrive (fino a quando non raggiunge il timeout della sessione client consentito impostato dall'amministratore, a quel punto il suo client verrà disconnesso).
Se il client MyWorkDrive si disconnette dal server MyWorkDrive, il blocco non verrà rinnovato e il server MyWorkDrive cancellerà automaticamente il blocco alla scadenza.
Ciò impedisce una situazione in cui un utente non più connesso mantiene un blocco perpetuo sul file. Esempi di ciò potrebbero essere... un utente si allontana dal proprio computer per pranzo con un file aperto e il computer client entra in modalità di sospensione. Oppure un utente esce dal lavoro per la giornata con un file aperto e il suo laptop dorme nella borsa a tracolla. Oppure un utente in viaggio esce dal raggio di connessione Internet con un file aperto.
Se l'utente che ha il blocco si riconnette al server MyWorkDrive con il file ancora aperto prima della scadenza del blocco, il blocco verrà esteso: l'utente in viaggio riacquista la connettività Internet o qualcuno che ha chiuso il laptop per camminare lungo il corridoio da un sala conferenze si siede alla scrivania e riapre il portatile.
Il sistema di timeout soddisfa le esigenze di disconnessioni temporanee da Internet e consente la ripresa del lavoro senza bloccare permanentemente altri utenti fuori da un file.
Risoluzione dei problemi
Gli utenti possono occasionalmente segnalare che quando tentano di aprire un file per modificarlo è "nell'utente di un altro utente" e vengono presentate le opzioni standard di Office di apertura di sola lettura, apertura di una copia o ricezione di una notifica quando il file è disponibile .
Di solito si tratta di un avviso valido, che riceverebbero se aprissero il file tramite SMB, VPN o MyWorkDrive, e indica che qualcun altro sta lavorando sul file.
Se l'utente è certo che il file non è in uso o presenta uno schema ricorrente di blocchi imprevisti dei file, è necessario completare una serie di controlli per esaminare il reclamo.
Prima di dedicare molto tempo alla ricerca di problemi di blocco temporaneo dei file, è importante assicurarsi che l'ambiente sia integro e non causi/contribuisca al problema.
La prima cosa da fare è verificare che le condivisioni di file siano configurate secondo le migliori pratiche per evitare che gli utenti diventino proprietari dei file e blocchino i file come di sola lettura per altri utenti. Consulta la nostra guida sulla condivisione dei file.
L'impostazione errata di condivisioni di file in cui gli utenti possono assumere la proprietà dei file o una combinazione mista di condivisione in conflitto e autorizzazioni NTFS farà sì che gli utenti non possano scrivere il file e/o gli utenti acquisiscano inaspettatamente la proprietà dei file e lascino i file proprietari/bloccati nel file system.
Pagina dei blocchi di MyWorkDrive
A partire dalla versione 5.4.3, è disponibile una pagina di elenco dei blocchi dalla scheda Condivisioni in Amministrazione MyWorkDrive, che mostra quali file sono aperti e bloccati dai client MyWorkDrive. Questo ti mostrerà i dettagli su chi ha aperto il file, da dove e i tempi di creazione/scadenza del blocco. Tieni presente che se l'utente sta modificando attivamente il file, il blocco continuerà a rinnovarsi ed estendersi.
Se il blocco viene rilasciato manualmente e l'utente ha ancora il file aperto, l'utente potrebbe sovrascrivere le modifiche di altri utenti o non essere in grado di salvare le proprie modifiche e perderle. Non è consigliabile rilasciare un blocco senza prima parlare con l'utente che possiede il blocco e verificare che il file non sia effettivamente più necessario. Quando parli con l'utente, dovresti chiedergli di chiudere il file invece di rilasciarlo forzatamente.
Puoi anche chiedere all'utente richiedente di attendere fino alla scadenza del periodo di blocco per procedere con le modifiche ai file, per consentire al server MyWorkDrive di rimuovere in modo pulito il blocco e i file temporanei associati.
La pagina dei blocchi di MyWorkDrive non mostrerà i blocchi aperti tramite connessioni SMB o altre applicazioni come antivirus o software di backup. Per questo dovresti usare Open Files sul File Server.
File server Apri file
Nella gestione del computer sul file server (non sul server MyWorkDrive), puoi vedere quali file sono aperti dagli utenti incluso MyWorkDrive.
https://activedirectorypro.com/view-open-files-windows-server/
Questo è un buon modo per notare che i file possono essere aperti localmente dagli utenti tramite SMB o una VPN. La pagina dei blocchi beta di MyWorkDrive menzionata in precedenza non mostrerebbe alcuna attività al di fuori di MyWorkDrive, come vedresti con questa procedura.
Se non si utilizza una condivisione file Windows, la soluzione SAN/NAS potrebbe contenere un metodo per rivedere tali informazioni. Qualche esempio
NetApp
https://library.netapp.com/ecmdocs/ECMP1196891/html/GUID-D2865527-345D-405A-91EA-70D2F97063BC.html
Dell EMC
https://blog.stealthbits.com/emc-file-activity-monitoring/
Morro Dati
https://support.morrodata.com/support/solutions/articles/14000036232-files
Nota: i blocchi di MyWorkDrive verranno visualizzati come blocchi di lettura, che funzionano correttamente con le applicazioni Office tramite SMB. Se hai bisogno di blocchi di lettura-scrittura per supportare strumenti di replica di blocchi o file system di replica di terze parti, contattare l'assistenza MyWorkDrive.
Fascicolo del proprietario
A partire dalla versione 6.2.1.7 del server MyWorkDrive, MyWorkDrive monitora e rimuove in modo proattivo i file temporanei di proprietario/blocco orfani, eliminando il "problema del file di blocco del proprietario nascosto".
Non è più necessario rimuovere manualmente questi file quando si utilizza la versione server 6.2.1.7 o successiva.
Quando il software rileva che Office non ha rimosso correttamente un vecchio file di blocco temporaneo, lo rimuove in modo proattivo. Ciò impedisce ai file bloccati temporaneamente di rimanere orfani ed elimina la segnalazione errata del file bloccato quando non avrebbe dovuto esserlo.
Naturalmente, se il file proprietario è valido/attivo (vale a dire, un'indicazione di una modifica attiva su un file), non viene intrapresa alcuna azione e il file viene segnalato come bloccato.
Le informazioni seguenti su come funzionano i file del proprietario e sulla loro rimozione tramite script vengono conservate per scopi di archiviazione.
Se un utente sta modificando attivamente un file, un file proprietario potrebbe essere inserito nella condivisione nella stessa cartella/posizione del file in fase di modifica se l'utente è in grado di assumere la proprietà del file (si consiglia di evitare ciò – vedere la sezione sulla condivisione di file sopra). Questo file ha un nome univoco e viene contrassegnato come file del sistema operativo nascosto, quindi è necessario modificare le opzioni del file per visualizzare i file del sistema operativo nascosti e mostrare quelli protetti.
Questi file proprietari possono essere chiamati Lock Files o Tilde file. Si trovano nella stessa cartella del file da modificare e utilizzano lo stesso nome file del file modificato, tranne la sostituzione delle prime due lettere del nome file con ~$
Di solito sai che questa è la causa quando l'avviso che ricevi quando apri il file nel client Web è "DirectLockOwner"
Oppure un file che altrimenti dovrebbe essere modificabile viene segnalato come bloccato e l'utente non può modificarlo. Questi file di blocco del proprietario orfani potrebbero essere vecchi di anni, lasciati da sistemi legacy e persino migrati insieme ai file normali. A partire dalla versione 6.2.1.7 del server MyWorkDrive, questi file di blocco del proprietario orfani vengono ora rimossi in modo proattivo quando rilevati. Per i server MyWorkDrive meno recenti questi file dovranno essere rimossi dall'amministratore di rete.
I file bloccati più frustranti e difficili da rintracciare di solito si verificano in questo caso, in cui un utente ha acquisito la proprietà di un file e ha lasciato un file proprietario. Innumerevoli amministratori hanno trovato i file proprietari dopo aver effettuato ricerche approfondite su altre fonti: assicurati di mostrare i file del sistema operativo nascosti e protetti durante la ricerca nelle tue directory!
Gli amministratori spesso sono riusciti a risolvere questo problema rinominando il file bloccato e scoprendo che il file rinominato può essere modificato correttamente, ma quando il nome viene riportato all'originale, viene nuovamente segnalato come bloccato. Questo perché MyWorkDrive trova un proprietario corrispondente in base al nome del file durante il processo di controllo dell'apertura e considera il file come bloccato.
Potresti rinominare il file originale e creare un nuovo file nella directory con lo stesso nome dell'originale, e verrebbe bloccato prima che qualcuno lo aprisse prima! Questa è una garanzia che esiste un file proprietario e deve essere rimosso.
Questo comportamento è, in parte, il risultato dell'approccio multiforme di MyWorkDrive al blocco dei file, in cui controlliamo i blocchi dei file esistenti oltre a se possiamo ottenere l'accesso in scrittura al file per assicurarci di non sovrascrivere mai un altro utente.
Assicurati che nelle impostazioni di visualizzazione vengano visualizzati i file nascosti e non si nascondano i file protetti del sistema operativo.
Passare alla cartella sul file server in cui l'utente non è in grado di aprire il file.
Ordina per nome e cerca i file che iniziano con ~$ che sostituiscono le prime due lettere del nome del file. Il resto del nome del file sarà visibile insieme all'estensione corretta. Nota questi esempi:
Potrebbe risultare difficile eliminare il file proprietario, soprattutto se l'utente in questione ha ancora il file aperto. Potresti scoprire che devi assumerne tu stesso la proprietà per rimuoverlo. L'utilizzo delle condivisioni in Gestione computer dovrebbe mostrare se un utente ha il file aperto e facilitare la risoluzione.
Office è generalmente molto efficace nel rimuovere il file di blocco/proprietario temporaneo che inserisce durante la modifica dei file, ma le sue possibili versioni precedenti di Office non gestivano anche i file temporanei. Sembra comune trovare file proprietari più vecchi, del passato, ad esempio 2015, 2017, 2018. Inoltre, non è raro che scenari come il backup o la replica inseriscano blocchi sui file che impediscono a Office di rimuoverli al termine della modifica. Un cliente ha notato che tutti i file di blocco nascosti trovati provenivano da un periodo in cui eseguivano DFS-R
Rimozione tramite script di file proprietari indesiderati
Le informazioni e gli script per rimuoverli manualmente vengono conservati di seguito come riferimento per i clienti che potrebbero voler rimuoverli manualmente
Si prega di utilizzare le seguenti informazioni a proprio rischio. MyWorkDrive non si assume alcuna responsabilità per l'uso improprio di script destinati a eliminare dati che comportano la perdita involontaria di informazioni.
Se riscontri il problema dei file di blocco nascosti e desideri semplicemente rimuovere quelli più vecchi, abbiamo scritto uno script che puoi utilizzare come esempio di come farlo.
Questo script PowerShell rimuoverà tutti i file in una cartella e sottocartella che soddisfano i criteri specifici:
- Formato file – ~$file.docx (è possibile impostare l'estensione del file sull'estensione file appropriata)
- Data del file: per essere sicuro di non rimuovere file correnti/recenti
- Dimensione del file: per assicurarti di non eliminare file che utilizzano la stessa sintassi o che il proprietario sceglie di nominare in modo simile.
È possibile utilizzare questo script, modificando la posizione e le date in modo appropriato. Utilizza questo script a tua discrezione. Ha lo scopo di eliminare file dal file system e un uso improprio potrebbe comportare la perdita involontaria di dati. Effettua il backup di tutti i file system su cui lo esegui prima di utilizzarlo, in caso di errore.
Get-ChildItem -Percorso “c:\temp\” -Hidden -Recurse | Where-Object { $_.lastwritetime -lt '01/01/2021′ } | Where-Object { $_.Name -like '~$*.Docx' } | dove {$_.Lunghezza -lt 5kb} | Rimuovi elemento - Forza
È importante testare questo script nel tuo ambiente per garantire la compatibilità prima di eseguirlo sulle tue condivisioni file.
- Crea alcuni file temporanei simulati che utilizzano la sintassi del file proprietario: ~$file.docx, ~$file.xlsx, ecc. O copiane alcuni che trovi nel tuo file system.
- Modifica la data di creazione/modifica con un editor di attributi in modo che corrisponda a un periodo di tempo appropriato nel passato e contrassegnala come nascosta. Modifica attributi è facile da usare
- Modifica alcuni dei tuoi file temporanei in modo che NON soddisfino i criteri: non modificare le loro date; salvarli con nomi o estensioni di file non conformi; aggiungere del contenuto, in modo che sia maggiore della dimensione del file, e verificare che siano interessati solo i file specificatamente mirati.
- Esegui il test sulla tua cartella temporanea e osserva che ha eliminato solo i file che soddisfano i criteri di nome, dimensione e data
Puoi anche specificare un percorso di rete tramite UNC, ad esempio \\servername\sharename\folder\ , ma potresti ricevere un errore nel tentativo di utilizzare lo script con una lettera di unità mappata
Aprire i blocchi dei file in MyWorkDrive, Apri file in Gestione computer e un file Proprietario risolveranno 99.9999% di problemi relativi ai file di blocco.
Altri strumenti di test.
Questi strumenti esistono per risolvere problemi più difficili che potrebbero riguardare le autorizzazioni dei file e la possibilità per gli utenti di modificare i file.
Accesso effettivo
A volte il problema è un conflitto tra NTFS e le autorizzazioni di condivisione che comporta il blocco delle autorizzazioni di scrittura tramite MyWorkDrive. Puoi testarlo utilizzando Accesso effettivo. Questo test mostrerà se la configurazione della condivisione file è la causa del problema di apertura del file. Questo di solito si presenta come un utente che non è in grado di modificare alcun file in un'intera cartella o directory.
Individua la condivisione sul server MyWorkDrive e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa. Dalla sicurezza | avanzato scegli Accesso effettivo, quindi scegli l'utente come principale e fai clic su Visualizza.
Questo ti dirà qual è l'accesso effettivo e se quell'utente può accedere alla condivisione sul server MyWorkDrive.
Se è presente una X rossa accanto alle autorizzazioni di scrittura, all'utente verrà (correttamente) comunicato che il file è di sola lettura poiché MyWorkDrive non sarà in grado di scriverlo con le proprie credenziali. Le autorizzazioni sul file/cartella/condivisione devono essere corrette.
In questo esempio, puoi vedere che le autorizzazioni di condivisione (non NTFS) hanno bloccato questo utente dall'accesso in scrittura a questa cartella.
Test dei file MyWorkDrive
Se temi che un file possa non essere accessibile a MyWorkDrive a causa di un errore di configurazione, puoi verificarlo utilizzando la funzionalità di test di condivisione file incorporata in Condivisioni nella Console di amministrazione.
Puoi verificare se MyWorkDrive può aprire il file utilizzando lo strumento di test in Condivisioni. Ciò mostrerà se eventuali problemi di autorizzazione impediscono a un utente di accedere a una condivisione, cartella o file. Questo è un altro buon test da eseguire se un utente segnala di non poter aprire Qualunque file in una particolare condivisione o cartella.
Nella scheda Condivisioni nel Pannello di amministrazione, seleziona la condivisione che desideri testare (basta fare clic sul nome della condivisione in modo che la riga sia evidenziata) e quindi fare clic su Test nella riga sopra.
Nella schermata di test, puoi inserire una cartella specifica o anche un file specifico, se lo desideri. O semplicemente testare la radice della condivisione.
Quindi utilizza Utente/Pass con le credenziali dell'utente oppure passa a SSO e inserisci l'e-mail dell'utente (se utilizzi gli accessi SSO e hai configurato la delega) per testare i diritti di accesso a MyWorkDrive.
Il test riporterà se il server MyWorkDrive può accedere al file/cartella o meno.
Ecco un esempio di fallimento del test. In questo caso l'utente non dispone dell'autorizzazione per scrivere nella condivisione. I test di accesso effettivo sopra riportati o un controllo delle autorizzazioni NTFS probabilmente riveleranno la causa.
Esplora processi
Come ultima risorsa, nel caso in cui i file non siano condivisi su condivisioni file di Windows, come dispositivi o dischi locali, è possibile utilizzare un metodo finale per tenere traccia dei file aperti in Process Explorer. Questo ti mostrerà i file aperti da processi, servizi e DLL.
Questo è un buon modo per catturare applicazioni come Backup AntiVirus, replica o applicazioni di replica di blocco che bloccano i file a livello di sistema.
Process Explorer è un task manager più avanzato disponibile direttamente da Microsoft
https://docs.microsoft.com/en-us/sysinternals/downloads/process-explorer
Dopo aver scaricato Process Explorer, eseguilo come amministratore in una sessione con privilegi elevati sul server MyWorkDrive.
- Inserisci la scorciatoia da tastiera Ctrl+F.
In alternativa, fare clic sul menu "Trova" e selezionare "Trova un handle o DLL". - Si aprirà una finestra di dialogo di ricerca.
- Digita il nome del file bloccato o altro file di interesse.
I nomi parziali sono solitamente sufficienti. - Fare clic sul pulsante "Cerca".
- Verrà generato un elenco.
Potrebbero esserci più voci. Se eseguito dal server MyWorkDrive, probabilmente cercherai il servizio MyWorkDrive. Naturalmente, presta attenzione anche ad altri possibili blocchi: backup, antivirus, replica, blocco di terze parti ecc.
In questo esempio, un utente ha il file docx del prodotto MWD 2020 aperto in un client MyWorkdrive. Se noti altri processi con quel nome file aperti, dovresti rintracciare cosa e perché lo sono e probabilmente hanno i propri blocchi sul file e impediscono agli utenti di aprire o modificare i file.
In alternativa, puoi cercare in base al nome del servizio "MyWorkDrive.Service" e vedere tutto ciò che il servizio ha aperto.
Sarebbe utile fare un confronto con tutto ciò che MyWorkDrive ha aperto, ma non aiuterebbe vedere se qualcosa è aperto da qualcos'altro.
WebDAV
Nota speciale su WebDAV: WebDAV non è richiesto e deve essere disabilitato dal pannello di amministrazione di MWD quando non è in uso. I client WebDAV di terze parti potrebbero non rispettare i blocchi dei file (i nostri client Mapped Drive, Web e Mobile lo fanno). Se un file di Office viene aperto tramite WebDAV, MyWorkDrive blocca l'accesso in scrittura al file. MyWorkDrive chiude/sblocca automaticamente i file. L'applicazione controlla i blocchi WebDAV ogni 15 secondi. Se MyWorkDrive non trova blocchi WebDAV attivi, il file viene chiuso e sbloccato. MyWorkDrive rimuove i blocchi quando un file viene chiuso tramite WebDAV o il client browser. Il software WebDAV può essere configurato per specificare il timeout del blocco. Se non viene impostato alcun timeout o viene richiesto un timeout superiore a 5 minuti, MyWorkDrive modifica il timeout in 5 minuti ignorando qualsiasi impostazione del client.
Archiviazione non SMB
MyWorkDrive dalla versione 6.4 supporta tipi di archiviazione non SMB, tra cui SharePoint, OneDrive, condivisioni file di Azure e archiviazione BLOB di Azure
MyWorkDrive non applica blocchi SMB su archivi non SMB, pertanto gli utenti che accedono ai file contemporaneamente agli utenti MyWorkDrive possono causare conflitti di versione o ricevere avvisi di accesso. Si consiglia quando si utilizza l'archiviazione non SMB di fornire l'accesso esclusivamente tramite MyWorkDrive, poiché il blocco interno in MyWorkDrive garantirà che i blocchi dei file vengano gestiti accuratamente tra gli utenti e abiliti la modifica condivisa (quando la modifica di Office Online è abilitata)
