Condivisione di collegamenti pubblici

Panoramica

A partire dalla versione 6.4, MyWorkDrive include una nuova funzionalità, Condivisione pubblica, che consente agli utenti di collaborare in modo sicuro con persone esterne all'organizzazione come partner commerciali, fornitori, clienti o clienti, senza richiedere loro di avere un account MyWorkDrive. Gli utenti sono in grado di generare un collegamento accessibile pubblicamente da condividere tramite e-mail, chat, ecc.

Gli amministratori possono controllare quali condivisioni e utenti sono autorizzati a utilizzare la condivisione pubblica tramite il sistema di autorizzazione granulare MyWorkdrive sulla configurazione della condivisione e ulteriori restrizioni amministrative sui collegamenti pubblici includono autorizzazioni di download, requisiti di password e requisiti di scadenza. Gli amministratori hanno anche accesso ai collegamenti di condivisione pubblica creati dagli utenti, con la possibilità di modificarli/eliminarli secondo necessità.

È possibile creare collegamenti di condivisione pubblica dai client Web, Windows e macOS, con uno strumento di gestione dei collegamenti per gli utenti incluso nel client Web.

I destinatari del collegamento hanno accesso a file e cartelle condivisi tramite un client Web in un browser (per i destinatari del collegamento non sono richiesti componenti di installazione).

La condivisione pubblica è una nuova funzionalità che si aggiunge alle opzioni di condivisione esistenti in MyWorkDrive, tra cui Condividi interna, Condivisione OneDrive/Outlook e Accesso utente ospite.

Alcuni casi d'uso per la condivisione pubblica possono includere

• Un addetto alle vendite che condivide i documenti contrattuali con un potenziale cliente
• Un direttore artistico che scambia file multimediali e artistici di marketing con un appaltatore indipendente
• Un rappresentante dell'assistenza condivide una cartella e un collegamento con un cliente per raccogliere file relativi a un intervento di assistenza

Condivisione pubblica di MyWorkDrive per gli utenti

La condivisione pubblica in MyWorkDrive significa che puoi collaborare in modo sicuro con persone esterne alla tua organizzazione come partner commerciali, fornitori, clienti o clienti, senza richiedere loro di avere un account MyWorkDrive. Puoi condividere file o cartelle con loro creando un collegamento che puoi inviare via email o altri metodi. Puoi anche controllare chi può visualizzare o modificare i tuoi file e impostare la data di scadenza e la password per il tuo collegamento

Creazione di un collegamento di condivisione

Accedi a MyWorkDrive tramite il client Web o Map Drive.
• Individuare il file o la cartella che si desidera condividere

• Fare clic con il tasto destro sul file o sulla cartella e dal menu Condivisione scegliere Condividi pubblicamente

• Scegli le opzioni appropriate per download, modifica, scadenza e password per il tuo collegamento.

• Fare clic su Crea collegamento per generare un collegamento di condivisione univoco.

• Incolla il collegamento in un messaggio e-mail o ovunque desideri condividerlo.

 

Dal client dell'unità mappa Windows

Puoi anche creare condivisioni allo stesso modo dal client Map Drive. Individua il file/cartella che desideri condividere, fai clic con il pulsante destro del mouse e dal menu MyWorkDrive scegli Condividi pubblicamente.

Configura le tue impostazioni e fai clic su Crea collegamento di condivisione

Dal client dell'unità mappa macOS

 

Visualizzazione destinatario collegamento

Il destinatario farà clic sul collegamento e caricherà la cartella sul Web in un browser. Non è richiesto alcun download o plug-in. Non è richiesto nemmeno un account MyWorkDrive, ma dovranno inserire una password se la condivisione è configurata per richiederne una. Le opzioni mostrate nel menu varieranno in base alle impostazioni di sicurezza.

 

Se richiesto, la richiesta della password verrà visualizzata prima del caricamento del file o della cartella.

 

Se la condivisione è un singolo file, il file verrà aperto direttamente nel visualizzatore.

Gestione dei collegamenti di condivisione

Puoi visualizzare tutti i collegamenti che hai già creato per apportarvi modifiche, riattivarli o copiare l'URL per condividerlo.

La gestione/modifica è attualmente disponibile solo dal client Web.

Accedi al client Web, quindi fai clic su Impostazioni e I miei collegamenti condivisi

Dall'elenco delle condivisioni, utilizza il menu a destra per copiare o modificare un collegamento. Utilizza le caselle di selezione e il pulsante Elimina a sinistra per rimuovere i collegamenti.

Tieni presente che un collegamento verrà automaticamente rimosso dopo la data di scadenza.

Amministrazione della condivisione pubblica di MyWorkDrive

Abilitazione della condivisione pubblica

L'abilitazione della condivisione dei collegamenti pubblici per gli utenti richiede tre passaggi

1) Attiva la condivisione pubblica nella sezione Condivisione pubblica del pannello di amministrazione
Facoltativamente, configurare le impostazioni richieste per le preferenze relative alle restrizioni di sicurezza dell'organizzazione.

2) Attiva la condivisione pubblica sulle condivisioni appropriate in Shares e definisci gli utenti che dovrebbero avere l'autorizzazione

 

3) Abilita la delega per le condivisioni SMB in cui è attivata la condivisione del collegamento pubblico. L'accesso a terze parti tramite il collegamento pubblico viene concesso nel contesto dell'utente che ha condiviso il file utilizzando la rappresentazione, che richiede che al server MyWorkDrive siano concesse autorizzazioni di delega.

Vedi il nostro articolo sulla delegazione per dettagli. Tieni presente che l'abilitazione della delega non è immediata, la propagazione su Active Directory richiederà da 15 minuti a un'ora a seconda della dimensione della directory. I collegamenti pubblici avranno esito negativo fino al completamento della propagazione delle modifiche alla delega.

 

Impostazioni opzionali

Valori che è possibile impostare specificatamente come amministratore

Scade dopo giorni – questo è il numero massimo di giorni che l'utente può scegliere per consentire a un collegamento di essere attivo prima della sua scadenza

Elimina dopo giorni – questo è il numero massimo di giorni in cui un collegamento verrà conservato prima di essere eliminato. È più lungo della scadenza poiché un utente può scegliere di riattivare un collegamento quando scade. Agli utenti viene fornito un elenco di collegamenti di condivisione pubblica e la possibilità di gestire la propria condivisione pubblica dal client Web

Password richiesta – se a un utente viene richiesto di creare una password quando crea un collegamento di condivisione pubblica. Indipendentemente dal fatto che tu richieda o meno una password, un utente può facoltativamente scegliere di includerne una. La lunghezza minima della password è di 10 caratteri.

Consenti download – se il download è consentito. Se deselezionati, gli utenti non saranno in grado di creare collegamenti di condivisione pubblica che consentano il download (i file saranno visibili solo nei collegamenti del browser)

Numero di visualizzazioni/download – puoi impostarlo come illimitato o impostare un numero massimo. Se imposti illimitato, l'utente può comunque scegliere il proprio limite (o un limite inferiore a quello impostato in Amministrazione).

Consenti modifica per OneDrive\SharePoint – se deselezionati, i collegamenti ai file su OneDrive/SharePoint saranno di sola lettura.

Consenti condivisione cartelle – se la condivisione delle cartelle non è consentita (deselezionata), gli utenti potranno condividere solo singoli file e non intere cartelle.

Consenti rinomina/elimina – se Rinomina/Elimina non è consentito (non selezionato), i file possono essere modificati, ma non rinominati o rimossi.

Consenti caricamento – se il caricamento non è consentito (deselezionato), i file non possono essere caricati tramite il collegamento di condivisione pubblica.

 

Limitazioni

La condivisione di collegamenti pubblici non è destinata a essere o a sostituire una CDN per trasferimenti frequenti e sostenuti di file di grandi dimensioni. È destinato a condividere e scambiare file tipici utilizzati nelle operazioni aziendali quotidiane. Documenti Office, PDF, ecc.
La capacità di condividere file superiori a 1 GB con gli utenti dipenderà dalle prestazioni della rete: velocità delle condivisioni di file, connessione delle condivisioni di file al server MyWorkDrive, risorse assegnate al server MyWorkDrive (iops del disco, memoria, core della CPU) ecc. .
Se hai bisogno di ottimizzare per trasferimenti frequenti di file di grandi dimensioni, per favore Contattaci per ulteriori considerazioni.