Veel bedrijven migreren Windows File Shares naar Office 365 of overwegen dit. SharePoint Online is gratis inbegrepen bij de meeste abonnementen. Vaak wordt aan IT-professionals gevraagd om de verhuizing van hun bedrijfsbestandsservers naar SharePoint Online te evalueren. Hoewel SharePoint geweldig is voor het samenwerken aan documenten met teams binnen of buiten het bedrijf, kan het een lokale bestandsserver voor grotere bedrijven volledig vervangen en worden gebruikt als alternatief voor het delen van bestanden?

Hier is de lijst met de 10 belangrijkste redenen die we hebben samengesteld waarom SharePoint geen bestandsbestandsserver is:

 

1. Snelheid - Niets kan de snelheid van toegang tot de lokale netwerkbestandsserver verslaan. Terwijl internetsnelheden worden gemeten in megabits, worden lokale netwerksnelheden gemeten in megabytes. Een lokale netwerkverbinding is minstens 10 keer sneller dan een internetverbinding. Een snelle internetverbinding van 100 Mbps thuis is bijvoorbeeld slechts 12,2 MB/s. Op kantoor zijn netwerken doorgaans 1 GB – maar liefst 125 MB/s!! Voor toegang tot grote bestanden gaat er niets boven een lokale netwerkverbinding.

 

2. Eenvoud - Gebruikers zijn getraind om eenvoudig hun bestanden van een toegewezen schijf te halen. Met SharePoint worden bestanden opgeslagen in bibliotheken die toegankelijk zijn via een webgebaseerde interface of alleen vanuit apps. De interface lijkt in niets op Windows File Explorer. Hoewel er tools van derden zijn die SharePoint-stationsletters kunnen toewijzen, zijn ze traag, vereisen ze extra administratie en ondersteunen ze geen tweefactorauthenticatie.

 

3. Opslagcapaciteit – Zelfs de kleinste bedrijven hebben al snel terabytes aan data. SharePoint Online heeft een limiet van 1 TB voor elke bibliotheek, een weergavelimiet van 5000 items, een limiet van 15 GB voor de bestandsgrootte en een maximale synchronisatielimiet van 100.000 bestanden. Zelfs als je zoveel gegevens hebt opgeslagen, of bestanden die zo groot zijn, kan het onwerkbaar zijn om ze via internet te openen (zie Reden #1).

 

4. Migratie – Het migreren naar SharePoint vanuit verouderde bestandsshares vereist een zorgvuldige planning. Alle machtigingen moeten handmatig opnieuw worden gemaakt op de SharePoint-sites, samen met gelijkwaardige mapstructuren. Bestandsnamen op lokale shares staan speciale tekens toe die niet zijn toegestaan in SharePoint (#%&) die allemaal moeten worden hernoemd voordat ze worden gemigreerd.

 

5. Back-ups en noodherstel – Met traditionele bestandsshares kunnen ze eenvoudig worden gerepliceerd naar meerdere sites, waarvan een back-up kan worden gemaakt en gearchiveerd voor naleving die vele jaren teruggaat. Met SharePoint zijn bij het herstellen van oude gegevens meerdere databases en volledige SharePoint-farms betrokken die mogelijk niet langer worden ondersteund. SharePoint Online bewaart alleen de laatste 90 dagen van verwijderde bestanden - voor back-ups zijn 3 extra dagen vereist^rd partijabonnementsservices die kosten in rekening brengen voor doorlopende back-ups en het ophalen.

 

6. Totale eigendomskosten (TCO) – Het delen van bestanden met behulp van traditionele bestandsshares kan binnen enkele minuten voor gebruikers worden geïmplementeerd of beschikbaar worden gemaakt met behulp van VPN- of SSL VPN-producten zoals MyWorkDrive.com met een eenvoudige webpagina van het type File Explorer. Met SharePoint Online zijn implementaties complex, zijn gegevens verspreid over bibliotheken en kost extra opslag 0,20 per GB in vergelijking met Azure-bestandsshares, wat slechts 0,0255 is, wat betekent dat 10 TB $2000 per maand zou kosten voor SharePoint-opslag. Gebruikers moeten ook worden getraind in het delen en openen van gegevens. Dit alles leidt tot aanvullende IT-ondersteuning, training en SharePoint-migratie kosten.

 

7. Eigendom van gegevens – Veel bedrijven hebben nalevingsvoorschriften waardoor ze geen bestanden naar de cloud kunnen verplaatsen of juridische zorgen hebben over wie toegang heeft tot hun bedrijfsgegevens. Het verplaatsen van gegevens naar Sharepoint Online vereist zorgvuldige naleving en juridische toetsing. Het proces wordt gecompliceerder bij het migreren van organisaties met zeer gevoelige gegevens, zoals overheidsinstanties, met een groot aantal strenge nalevingsvoorschriften waaraan moet worden voldaan. Organisaties zullen goed willen nadenken over de implicaties van het verplaatsen van bestanden naar het eigen formaat of cloudplatform van de leverancier;

 

8. Open opslag – Zodra bestanden naar een SharePoint-database zijn gemigreerd, gaan de NTFS-metagegevens verloren en worden ze opgeslagen in een eigen formaat. Wat gebeurt er als de organisatie wil overstappen naar een andere leverancier, Azure Storage of terug naar SMB-bestandsshares?

 

9. Bestandsvergrendeling – Databases, CAD-bestanden voor engineering en boekhoudtoepassingen zijn ontworpen om lokaal met Gigabit-snelheden te werken en hebben de mogelijkheid om bestanden te vergrendelen in een netwerkomgeving met meerdere gebruikers. Dit type bestanden kan niet worden opgeslagen of geopend met SharePoint.

 

10. Archiveren – Traditionele bestandsshares kunnen eenvoudig worden versleuteld en voor onbepaalde tijd offsite worden opgeslagen, en vervolgens op elk moment in de toekomst eenvoudig worden hersteld, ongeacht eventuele technologische veranderingen. Met SharePoint moeten hele systemen worden hersteld, of met SharePoint Online moeten aanvullende archiveringsservices worden gekocht en permanent worden betaald die SharePoint opslaan in archieven voor de lange termijn, wat leidt tot extra ondersteunings- en abonnementskosten.

 

Kort gezegd: SharePoint is geen bestandsserver, het is een samenwerkingsportaal. Microsoft heeft een geweldig ondersteuningsartikel hier over dit onderwerp en ze hebben onlangs updates voor Azure File Shares uitgebracht op de Ignite Conference 2019 (zie hier ons eerdere blogartikel), wat duidelijk maakt dat Microsoft in de toekomst nog vele jaren bestandsservers zal ondersteunen.

Met MyWorkDrive krijgen onze klanten het beste van twee werelden: lokale bestandstoegang en veilige externe toegang met cloudfuncties – leer meer..

Meld u aan voor een gratis proefperiode van 15 dagen