Top 5 SharePoint-migratiekosten

Migratieplanning van SharePoint

Veel bedrijven overwegen om Windows-bestandsshares te migreren naar SharePoint of een andere cloudopslag voor afdelingsshares. Terwijl SharePoint is geen bestandsserver directe vervanging, voor kleinere bedrijven kan dit zakelijk gezien zinvol zijn. Maar met welke SharePoint-migratiekosten moet u rekening houden? Terwijl organisaties overwegen om bestandsshares naar SharePoint te verplaatsen, moeten we rekening houden met de potentiële beveiliging, tijdsdruk, risico's en kostenimpact. Hoewel SharePoint geweldig is om samen te werken aan documenten met teams binnen of buiten het bedrijf, kan het de lokale bestandsservershares volledig vervangen en worden gebruikt als alternatief voor bestandsshares? Wat zijn de verborgen kosten van een migratie naar SharePoint?

1. SharePoint-kosten

Het migreren van organisaties naar SharePoint is een ingewikkelde en uitdagende onderneming. Veel organisaties realiseren het zich misschien niet, maar SharePoint is ontworpen als samenwerkingsplatform en niet als vervanging van bestandsservers. Bij het migreren van bestandsshares naar SharePoint zijn maanden van planning nodig om gegevens te sorteren en te identificeren, zodat ze kunnen worden verplaatst uit een pool van bestandsshares die jaren, zo niet decennia terug kunnen gaan. Om bestanden naar SharePoint te migreren, moeten bestanden worden geconverteerd om niet-toegestane tekens te verwijderen (bijvoorbeeld: ~ " # % & * : < > ? / \ { | }.) en worden toegewezen aan opslagbibliotheken om binnen de SharePoint-opslaglimieten te blijven met behulp van gespecialiseerde tools die tegen een meerprijs moeten worden aangeschaft. Het proces wordt zelfs nog ingewikkelder bij het migreren van organisaties met zeer gevoelige gegevens, zoals overheidsinstanties, waaraan een groot aantal strenge nalevingsregels moet voldoen. Bedrijven zullen rekening moeten houden met deze verborgen ontwikkelings- en implementatiekosten wanneer ze SharePoint met andere vergelijken zakelijk bestanden delen oplossingen. Bovendien beschikken de meeste organisaties niet over de gespecialiseerde vaardigheden om een SharePoint-migratie succesvol uit te voeren en zullen zij budget moeten vrijmaken voor een door een leverancier gecertificeerde consultant om te helpen bij het ontwerp en de migratie. Voor organisaties met veel terabytes aan bestandsshares die eenvoudigweg naar de cloud willen verhuizen, kan het zinvoller zijn om deze naar AWS of Azure-bestandsshares waar NTFS-machtigingen en bestandsnamen kunnen worden behouden en waar opslaglimieten geen probleem zijn.

2. Vendor Lock-in en gegevenssoevereiniteit

Zelfs als de bestandsshares van een organisatie in het land kunnen worden geplaatst om te voldoen aan de regelgevingsvereisten voor opslaglocaties, in welk formaat worden de bestanden dan opgeslagen? Zijn de bestanden in een formaat dat toegankelijk is, zelfs als SharePoint- of internettoegang niet beschikbaar is? Wat gebeurt er als de organisatie haar bestanden uit het systeem van een leverancier wil verplaatsen? Als de bestanden worden opgeslagen in het eigen formaat van een leverancier, wat zullen dan de kosten zijn om ze te exporteren, migreren en converteren naar een nieuw formaat van de leverancier of terug naar native NTFS-bestandsshares? Meestal worden bij SharePoint alle bestanden gemigreerd naar databases met hun eigen set machtigingen die niet eenvoudig terug naar hun oorspronkelijke NTFS-indeling kunnen worden geëxporteerd, omdat alle metagegevens bij het importeren verloren gaan. Office-bestanden kunnen ook zodanig worden gewijzigd dat alle externe links naar andere bestanden niet langer geldig zijn zodra ze buiten de bestandsopslag van een leverancier worden verplaatst. Organisaties zullen zorgvuldig willen nadenken over de implicaties van het verplaatsen van bestanden naar het eigen formaat van welke cloudservice dan ook, omdat ze kunnen ontdekken dat als ze om welke reden dan ook naar een ander platform willen verhuizen, de toekomstige kosten van een migratie veel groter zullen zijn dan de kostenbesparingen op de korte termijn.

3. Kosten voor archivering en back-up op lange termijn

Traditionele bestandsshares kunnen eenvoudig worden gecodeerd en voor onbepaalde tijd extern worden opgeslagen in hun oorspronkelijke NTFS-bestandsindeling, en vervolgens op elk gewenst moment in de toekomst eenvoudig worden hersteld, ongeacht eventuele technologische veranderingen. Bij SharePoint en andere cloudopslag moeten volledige systemen worden hersteld, of bij de meeste cloudleveranciers worden verwijderde bestanden slechts 90 dagen bewaard, wat betekent dat er voortdurend aanvullende archiveringsdiensten moeten worden aangeschaft en betaald, waarmee SharePoint-bestanden in langetermijnarchieven worden opgeslagen. Deze back-up- en opslagkosten leiden tot extra ondersteunings- en abonnementskosten bovenop de lopende abonnementskosten. Om aan compliancenormen en archiveringsvereisten te voldoen, moeten de kosten van het onderhouden van dubbele systemen voor back-up en gegevensretentie worden meegewogen in de totale kostenramingen.

4. Toekomstige kosten voor bestandsopslag

Als bestanden online worden opgeslagen in cloudservices die moeilijk of onmogelijk te exporteren zijn, moeten ze online worden onderhouden in SharePoint-databases. Welke kosten zal de organisatie in de loop van de tijd maken als archiefgegevens online worden bijgehouden? Ondernemingen zullen in de loop van de tijd rekening moeten houden met mogelijke extra opslagkosten.

5. Trainings- en productiviteitskosten

Traditioneel worden gebruikers getraind om eenvoudig hun bestanden van een toegewezen schijf te halen. Met SharePoint worden bestanden opgeslagen in bibliotheken die toegankelijk zijn via een webgebaseerde interface of alleen vanuit apps. Deze interface lijkt in niets op Windows File Explorer. Hoewel er tools van derden zijn die SharePoint-cloudopslag kunnen toewijzen aan stationsbrieven, zijn deze traag, vereisen ze extra beheer en ondersteunen ze mogelijk geen twee-factor-authenticatie, waardoor ze niet kunnen worden gebruikt in beveiligde omgevingen. De kosten voor het trainen en behouden van werknemers op SharePoint-systemen met hun vele geavanceerde functies en vereisten voor documentbeheer kunnen behoorlijk aanzienlijk zijn. Bovendien vinden de meeste organisaties dat ze een interne groep goedbetaalde documentbeheerbeheerders moeten onderhouden om het bestandsopslagbeleid af te dwingen en te voorkomen dat hun SharePoint-opslag verandert in een puinhoop van ongeorganiseerde bestanden die lukraak in bibliotheken of mappen zonder classificatie worden geplaatst. Deze administratievereiste draagt verder bij aan de lopende kosten.