Top 5 risico's voor het delen van inhoud bij het delen van inhoud

Organisaties van elke omvang bekijken de impact van het verplaatsen van bestanden naar de cloud voor samenwerking op het gebied van inhoud. We hebben deze 5 risico's van cloudgebaseerde contentsamenwerking op een rijtje gezet.

5 risico's van cloudgebaseerde contentsamenwerking

1) Beveiliging:

Het grootste risico voor elke onderneming die besluit om de meeste, zo niet al hun kritieke digitale activa op het platform van een externe cloudprovider te plaatsen, is beveiliging. 'The Cloud' is immers maar de server van een ander bedrijf.

Afhankelijk van de branche of sector waarin u zich bevindt, kan uw onderneming een combinatie van verschillende platforms gebruiken voor contentsamenwerking tussen Enterprise-gebruikers. U kunt een combinatie van private, publieke en hybride cloudservices gebruiken voor uw dagelijkse activiteiten. Als u een e-commercebedrijf runt, vertrouwt u misschien alleen op AWS terwijl u uw eigen Exchange-server beheert. Als u een zorgconglomeraat bent, kunt u een combinatie van cloudproviders gebruiken die HIPAA-compatibel zijn, evenals kritieke gegevens die on-premise worden gehost maar beheerd door externe leveranciers. Sommige financiële firma's en advocatenkantoren gebruiken nog steeds Google-documenten voor inhoudelijke samenwerking aan zaken en het vastleggen van bevoorrechte informatie van de advocaat van een cliënt. Overheden en onderwijsinstellingen vertrouwen nog steeds op een mix van on-premise mainframes met verschillende communicatie die leeft op cloudgebaseerde diensten en hybride netwerken die moeten worden ondersteund, bijgewerkt en onderhouden voor lopende operaties.

Wat gebeurt er als cloudproviders worden gehackt? Of het nu gaat om malware, ransomware, datalekken of regelrechte datadiefstal, het nieuws staat vol met angstaanjagende krantenkoppen over verlies van gegevensintegriteit en massale inbreuken, of het nu gaat om stemmachines, financiële gegevens, persoonlijke informatie zoals burgerservicenummers en creditcards, of privégesprekken die ernstige gevolgen hebben. De DNC, Sony Pictures, Equifax en het Pentagon zijn slechts enkele van de slachtoffers van beveiligingsinbreuken en gegevensdiefstal. Zorgen maken over veiligheid met cloud computing is niet alleen zorgen maken over identiteitsdiefstal, het is ook een kwestie van nationale veiligheid.

2) Beveiligde toegang

Meestal logt u in op content-samenwerkingsplatforms met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze identificerende factoren worden opgeslagen in de cloud computing-service die u gebruikt en waarvoor u maandelijks of jaarlijks betaalt. Sommige providers bieden u de optie van tweefactorauthenticatie en het wordt ten zeerste aanbevolen om deze te gebruiken voor een extra beveiligingslaag. Het instellen van een sms naar uw telefoon met een code die u kunt toevoegen wanneer u zich aanmeldt, is een geweldige manier om uw inloggegevens te beschermen.

Maar wat gebeurt er als deze externe cloudproviders worden gehackt? Plots worden uw gebruikersgegevens en wachtwoorden niet meer door u beheerd en afhankelijk van de tijd die nodig is voor noodherstel of preventie en beperking van gegevensverlies, bent u niet langer compliant en heeft u geen toegang meer tot uw meest kritieke persoonlijke informatie. Je banksaldo niet kunnen zien is één ding, maar ook je medische testresultaten of aankoopgeschiedenis niet kunnen zien is in het beste geval totaal vervelend en in het slechtste geval volkomen slopend.

We zijn eraan gewend geraakt dat zelfs de meest vertrouwde partners een onheilspellend bericht sturen waarin u wordt gevraagd uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en we hebben op de harde manier geleerd om dat eerste bericht niet te vertrouwen, aangezien het afkomstig kan zijn van een snode bron. Zoals we herhaaldelijk hebben gezien, zijn verzoeken om wachtwoordwijzigingen vaak phishing van kwaadwillenden. Mobile Device Management (MDM) en Bring Your Own Device (BYOD) zijn toegevoegde lagen van waar elke IT-afdeling rekening mee moet houden bij het onderhouden en beperken van beveiligingsrisico's. De CEO wil vanaf elke externe locatie toegang hebben tot bestanden vanaf zijn telefoon en de CRM wil klantaccounts direct kunnen bijwerken, zodat er niet meer zoiets bestaat als slechts één enkel storingspunt in een netwerk.

3) Eigendom en controle van gegevens

Zodra u uw gegevens naar de cloud uploadt, geeft u in wezen de controle en het eigendom van uw gegevens en kritieke bestanden op. Voor elke vorm van echte contentsamenwerking bent u afhankelijk van uw bestanden die er altijd zijn en altijd toegankelijk zijn. Meestal moet u uw bestanden synchroniseren voordat u ze kunt delen.

Enterprise File Sync and Share-platforms zijn gemaakt om uw bedrijfsmiddelen te huisvesten - of u nu een grafisch ontwerpbureau bent dat afbeeldingen met klanten moet delen, of dat u een bedrijf bent dat vertrouwt op Google Drive als een soort dataroom om wachtwoorden op te slaan, deel rapporten met meerdere belanghebbenden en locaties of bewerk en werk samen met verschillende soorten bestanden, of het nu gaat om winst- en verliesbestanden, Excel-spreadsheets of projectbeheermiddelen. Al deze bestanden kunnen van u zijn of een combinatie van die van u en uw verschillende klanten, maar uiteindelijk heeft u geen controle over deze bestanden en activa. Ze zijn elders gehuisvest en vertrouwen op VPN of logins en licenties voor toegang op afstand die gecompliceerd van omvang zijn en omslachtig bij elke vorm van herstel.

4) Migratie

Gegevensmigratie naar de cloud is voor de meeste ondernemingen een enorm project. Ten eerste moeten er beslissingen worden genomen over wat er wordt gemigreerd en gesynchroniseerd en gedeeld met de cloud. Mappen en bestanden moeten worden opgeruimd, er moet een back-up van worden gemaakt en servers die buiten gebruik moeten worden gesteld omdat ze te vol, te oud of te kwetsbaar zijn om welke reden dan ook, moeten hun gehuisveste gegevens ergens live hebben voordat ze naar het hardwarekerkhof worden gestuurd .

Een hele onderneming moet worden geherstructureerd, geanalyseerd en gestrategeerd rond best practices om vooruit te komen. Hoe bestanden worden georganiseerd en welke afdelingen toegang hebben tot welke lopende gegevens, zijn slechts een deel van wat moet worden ingevoerd als CTO's en CISO's migratiestappen opstellen. FNRA, HIPAA en GDPR zijn slechts enkele van de voorschriften en nalevingsregels die bepalen hoe gegevens moeten worden behandeld en gedeeld in dit moderne digitale tijdperk. Er kan een openbare server worden gebruikt in een onderneming van elke omvang waarmee afdelingen en kantoren op verschillende geografische locaties en tijdzones toegang hebben tot bestanden en deze kunnen bijwerken en informatie kunnen delen, maar wie beslist wat blijft en wat gaat en hoe openbaar die openbare server zal blijven?

De meeste bedrijven moeten flexibel blijven om groei en productiviteit te behouden en efficiëntie kan verloren gaan tijdens migratieperiodes als bestanden ontbreken of toegang wordt geweigerd of externe VPN's niet langer op dezelfde manier plaatsvinden. Als een gebruikersbestand niet helemaal technisch onderlegd is, moet er rekening worden gehouden met leercurven en nieuwe manieren van zakendoen wanneer datamigratieprojecten van start gaan.

5) Eigendomskosten

Risico #4 herinnert ons eraan dat migreren naar de cloud net zo kostbaar en omslachtig kan zijn als vertrouwen op de cloud voor normale activiteiten. De meeste cloudserviceproviders voor contentsamenwerking gemiddeld ongeveer $20/licentie per maand - en dat is een gemiddelde.

Er zijn soms ook extra ondersteuningskosten en er worden premium services in rekening gebracht, afhankelijk van de sector en de behoeften van het lopende bedrijf. VPN-onderhoud aan de gang voor de meeste ondernemingen met 500 tot 1000 gebruikers kost gemiddeld ongeveer $288.000 per jaar.

Ondernemingen moeten de kosten laag houden, aangezien concurrentie en innovatie de boventoon voeren en de groei van het bedrijf van het grootste belang is. Als u nog een onkostenpost moet toevoegen die IT-budgetten omvat, komt de productiviteit in het gedrang, aangezien elke onderneming voor normale activiteiten afhankelijk kan zijn van verschillende cloudproviders, afhankelijk van waar de boekhouding, rapportage, klantenservice, kritieke bestanden en meer zijn ondergebracht. Toegang tot alles en communicatie tussen hen is geïsoleerd en sluit elkaar uit, afhankelijk van de aard van uw bedrijf en hoe snel u bent gegroeid.

Verminder risico's met MyWorkDrive

MyWorkDrive is het antwoord op al deze risico's. Beveiliging, veilige toegang op afstand, migratie, eigendomskosten en controle en eigendom van gegevens worden allemaal verminderd en de risico's worden verminderd, of u nu een particuliere, openbare of hybride oplossing onderhoudt voor inhoudsamenwerking en cloudcomputing. Met MyWorkDrive:

• Er is geen migratie nodig
• Elke licentie kost minder
• Veilige toegang is gegarandeerd met betrouwbare NTFS-machtigingen en geen enkel storingspunt
• U hoeft niet te synchroniseren om te delen: gebruikers hebben vanaf hun mobiele telefoon toegang tot datarooms en kunnen ze direct online bewerken.

MyWorkDrive biedt ook Duo-authenticatie en is gecertificeerd als vertrouwde partner bij verschillende leveranciers, waaronder Azure en Office365.

Blijf wendbaar en veilig en houd uw kostenplaatsen laag terwijl u ernaar streeft uw onderneming concurrerend, relevant en productief te houden in dit tijdperk van digitale transformatie.

Als uw organisatie een door de overheid gereguleerde onderneming is of betrokken is bij de administratie van de gezondheidszorg of een financiële instelling, dan is dat des te meer reden om MyWorkDrive te bekijken. Geen VPN-hoofdpijn en doorlopend onderhoud en vernieuwingen meer. Geen ingewikkelde aanmeldingen op afstand of verwarrende goedgekeurde toegang meer.

MyWorkDrive is eenvoudig te installeren, gemakkelijk in te loggen en gemakkelijk om meteen aan de slag te gaan. Geen hoofdpijn meer over wat te doen met welk bestand en wat blijft en wat wordt gewist. MyWorkDrive is een veilige manier om op afstand toegang te krijgen tot uw belangrijkste bestanden en direct online te bewerken en samen te werken met degene aan wie u toestemming geeft. Door een beveiligde browseraanmelding, een toegewezen schijf vanaf een netwerkdesktop of een mobiele aanmelding op een iPhone of Android te gebruiken, blijft u verbonden, kunt u samenwerken en kunt u productief blijven zonder enorme kosten, beveiligingsrisico's of migratiezorgen, aangezien alle gegevens op uw eigen servers blijven staan. jouw controle.