Os 5 principais riscos de colaboração de conteúdo de compartilhamento de arquivos

Organizações de todos os tamanhos estão analisando o impacto de mover arquivos para a nuvem para colaboração de conteúdo. Reunimos esses 5 riscos da colaboração de conteúdo baseada em nuvem.

5 riscos da colaboração de conteúdo baseada em nuvem

1) Segurança

O risco número um enfrentado por qualquer empresa que decida colocar a maioria, senão todos os seus ativos digitais críticos em uma plataforma de um provedor de nuvem de terceiros, é a segurança. Afinal, 'The Cloud' é apenas o servidor de alguma outra empresa.

Dependendo da linha de negócios ou setor em que você atua, sua empresa pode usar uma mistura de várias plataformas para colaboração de conteúdo entre usuários corporativos. Você pode empregar uma mistura de serviços de nuvem privada, pública e híbrida para as operações do dia a dia. Se você administra um negócio de comércio eletrônico, talvez confie apenas na AWS enquanto gerencia seu próprio servidor Exchange. Se você for um conglomerado de assistência médica, poderá usar uma combinação de provedores de nuvem compatíveis com HIPAA, bem como dados críticos hospedados no local, mas gerenciados por fornecedores terceirizados. Algumas empresas financeiras e jurídicas ainda usam documentos do Google para colaboração de conteúdo em casos e registro de informações privilegiadas do advogado do cliente. Governos e instituições educacionais ainda contam com uma mistura de estruturas principais locais com várias comunicações baseadas em serviços baseados em nuvem e híbridos de redes que precisam ser suportadas, atualizadas e mantidas para operações em execução.

O que acontece quando os provedores de nuvem são invadidos? Quer se trate de malware, ransomware, violação de dados ou roubo total de dados, as notícias estão repletas de manchetes assustadoras sobre perda de integridade de dados e violações maciças, sejam máquinas de votação, registros financeiros, informações pessoais como números de previdência social e cartões de crédito ou conversas privadas que ter graves repercussões. O DNC, Sony Pictures, Equifax e o Pentágono são apenas algumas das vítimas de violações de segurança e roubo de dados. Preocupar-se com a segurança da computação em nuvem não é apenas se preocupar com roubo de identidade, é também uma questão de segurança nacional.

2) Acesso Seguro

Na maioria das vezes, você faz login em plataformas de colaboração de conteúdo com um nome de usuário e senha. Esses fatores de identificação são armazenados no serviço de computação em nuvem que você está usando e pagando mensalmente ou anualmente. Alguns provedores oferecem a opção de autenticação de dois fatores e é altamente recomendável empregá-la para uma camada adicional de segurança. Configurar um texto para o seu telefone com um código para adicionar ao fazer login é uma ótima maneira de proteger suas informações de login.

Mas o que acontece quando esses provedores de nuvem terceirizados são invadidos? De repente, seus dados de usuário e senhas não são mais controlados por você e, dependendo do tempo que leva para recuperação ou prevenção de desastres e mitigação de perda de dados, você não está mais em conformidade e não tem mais acesso às suas informações pessoais mais críticas. Não poder ver seu saldo bancário é uma coisa, mas também não poder ver os resultados dos exames médicos ou o histórico de compras é, na melhor das hipóteses, totalmente irritante e, na pior das hipóteses, completamente debilitante.

Nós nos acostumamos até mesmo com os parceiros mais confiáveis enviando uma mensagem sinistra solicitando que você altere sua senha imediatamente e aprendemos da maneira mais difícil a não confiar nessa mensagem inicial, pois ela pode ter vindo de uma fonte nefasta. Como vimos repetidamente, as solicitações de alteração de senha geralmente são phishing de agentes mal-intencionados. Gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) e Traga seu próprio dispositivo (BYOD) são camadas adicionadas do que qualquer departamento de TI deve considerar e levar em consideração ao manter e mitigar os riscos de segurança. O CEO quer acessar arquivos de seus telefones de qualquer local remoto e o CRM quer ser capaz de atualizar contas de clientes em tempo real para que não haja mais apenas um único ponto de falha em uma rede.

3) Propriedade e controle de dados

Depois de enviar seus dados para a nuvem, você está basicamente desistindo do controle e da propriedade de seus dados e arquivos críticos. Para qualquer tipo de colaboração de conteúdo real, você depende de seus arquivos sempre estarem lá e sempre acessíveis. Você geralmente precisa sincronizar seus arquivos antes de compartilhar.

As plataformas Enterprise File Sync and Share são feitas para abrigar os ativos de sua empresa - seja você uma empresa de design gráfico que precisa compartilhar imagens com clientes ou uma empresa que depende do Google Drive como uma espécie de sala de dados para armazenar senhas, compartilhe relatórios entre várias partes interessadas e locais ou edite e colabore com vários tipos diferentes de arquivos, sejam arquivos de lucros e perdas, planilhas do Excel ou ativos de gerenciamento de projetos. Todos esses arquivos podem ser seus ou uma mistura de seus e de seus vários clientes, mas no final do dia você não está no controle desses arquivos e ativos. Eles estão alojados em outro lugar e contam com VPN ou logins e licenças de acesso remoto que são complicados em escopo e complicados em qualquer tipo de recuperação.

4) Migração

A migração de dados para a nuvem é um grande projeto para a maioria das empresas. Primeiro, as decisões devem ser tomadas sobre o que será migrado, sincronizado e compartilhado com a nuvem. Pastas e arquivos precisam ser limpos, fazer backup e servidores que precisam ser desativados porque estão muito cheios, muito antigos ou muito vulneráveis por qualquer motivo precisam ter seus dados hospedados em algum lugar antes de serem enviados para o cemitério de hardware .

Uma empresa inteira precisa ser reestruturada, analisada e estratégica em relação às melhores práticas no futuro. Como os arquivos serão organizados e quais departamentos terão acesso a quais dados em andamento são apenas parte do que precisa ser incluído conforme os CTOs e CISOs elaboram as etapas de migração. FNRA, HIPAA e GDPR são apenas alguns dos regulamentos e regras de conformidade que ditam como os dados devem ser tratados e compartilhados nesta era digital moderna. Pode haver um servidor público sendo utilizado em empresas de qualquer tamanho que permita que departamentos e escritórios em locais geográficos e fusos horários possam acessar arquivos, atualizá-los e compartilhar informações, mas quem decide o que fica e o que sai e quão público esse servidor público permanecerá?

A maioria das empresas precisa se manter ágil para manter o crescimento e a produtividade, e as eficiências podem ser perdidas durante os períodos de migração, pois os arquivos desaparecem ou o acesso é negado ou as VPNs remotas não funcionam mais da mesma maneira. Se uma base de usuários não for totalmente experiente em tecnologia, as curvas de aprendizado e as novas formas de conduzir os negócios devem ser levadas em consideração quando os projetos de migração de dados começarem.

5) Custo de Propriedade

O Risk #4 nos lembra que migrar para a nuvem pode ser tão caro e complicado quanto confiar na nuvem para operações normais. A maioria dos provedores de serviços em nuvem para colaboração de conteúdo tem em média cerca de $20/licença por mês – e isso é uma média.

Às vezes, também há custos adicionais de suporte e serviços premium cobrados, dependendo do setor e das necessidades do negócio em andamento. A manutenção contínua da VPN para a maioria das empresas com 500 a 1.000 usuários custa em média cerca de $288.000 por ano.

As empresas precisam manter os custos baixos, pois a concorrência e a inovação dominam o jogo e o crescimento da empresa é fundamental. Se você tiver que adicionar outro item de linha de despesas que inclua orçamentos de TI, a produtividade será comprometida, pois qualquer empresa pode depender de vários provedores de nuvem para operações normais, dependendo de onde a contabilidade, relatórios, atendimento ao cliente, arquivos críticos e muito mais estão armazenados. O acesso a todos e a comunicação entre eles é isolado e mutuamente exclusivo, dependendo da natureza do seu negócio e da rapidez com que você está crescendo.

Reduza os riscos com o MyWorkDrive

MyWorkDrive é a resposta para todos esses riscos. Segurança, acesso remoto seguro, migração, custo de propriedade e controle e propriedade de dados são mitigados e os riscos diminuídos, quer você mantenha uma solução privada, pública ou híbrida para colaboração de conteúdo e computação em nuvem. Com MyWorkDrive:

• Nenhuma migração é necessária
• Cada licença custa menos
• O acesso seguro é garantido com permissões NTFS confiáveis e nenhum ponto único de falha
• Não há necessidade de sincronizar para compartilhar: os usuários podem acessar salas de dados de seus telefones celulares e editar instantaneamente online.

O MyWorkDrive também oferece autenticação Duo e foi certificado como um parceiro confiável com vários fornecedores, incluindo Azure e Office365.

Mantenha-se ágil e seguro e mantenha seus centros de custo baixos enquanto procura manter sua empresa competitiva, relevante e produtiva nesta era de transformação digital.

Se a sua organização for uma empresa regulamentada pelo governo ou envolvida na administração de assistência médica ou uma instituição financeira, mais uma razão para conferir o MyWorkDrive. Chega de dores de cabeça com VPNs e manutenções e renovações contínuas. Chega de logins remotos complicados ou acessos aprovados confusos.

MyWorkDrive é fácil de instalar, fácil de fazer login e fácil de começar a trabalhar imediatamente. Chega de dores de cabeça sobre o que fazer com qual arquivo, o que fica e o que é apagado. MyWorkDrive é uma maneira segura de acessar remotamente seus arquivos mais importantes e editar e colaborar online instantaneamente com quem você der permissão. O uso de um login seguro no navegador, uma unidade mapeada de um desktop de rede ou um login móvel em um iPhone ou Android mantém você conectado, colaborativo e produtivo sem grandes custos, riscos de segurança ou preocupações com migração, pois todos os dados permanecem em seus próprios servidores sob seu controle.