5 dicas para minimizar os riscos de compartilhamento de arquivos corporativos

Riscos das plataformas de compartilhamento de arquivos orientadas para o consumidor

Independentemente do setor em que sua empresa se enquadra, a capacidade de seus funcionários de acessar ferramentas e informações com segurança para desempenhar suas funções é fundamental. Fornecer aos funcionários acesso fácil a arquivos e pastas é essencial para manter as operações de negócios fluindo e evitar sérios riscos de compartilhamento de arquivos.

Desde os dias do disquete, os usuários criaram algumas maneiras bastante criativas de salvar informações de maneira rápida e fácil, bem como compartilhá-las entre si. A tecnologia avançou a ponto de o e-mail não ser mais considerado uma forma conveniente ou segura de compartilhar dados. As opções de compartilhamento e sincronização de arquivos no nível do consumidor sendo utilizadas por indivíduos sem conhecimento de TI carecem de segurança e aumentam os riscos para seus negócios.

De acordo com um estudo feito pela Gigaom Research e Harris Interactive, um número impressionante de 84% de profissionais de TI relatou problemas de segurança causados pelo uso de serviços de compartilhamento de arquivos orientados ao consumidor para os negócios da empresa. Mesmo para uso pessoal, apenas cerca de um terço dos usuários entrevistados afirmaram confiar nos serviços de compartilhamento de arquivos.

Existem muitas razões pelas quais as plataformas de compartilhamento de arquivos orientadas para o consumidor não são confiáveis - a principal delas é a falta de controle sobre como os dados da empresa são compartilhados, a confiabilidade do serviço e o fato de essas plataformas orientarem os usuários a configurar a sincronização automática de arquivos de trabalho para a nuvem, seja necessário ou não.

Desenvolvendo Políticas para Compartilhamento de Arquivos em Nível Corporativo

No entanto, nem tudo está perdido, pois as organizações podem utilizar as plataformas Enterprise File Sharing and Sync. Embora ainda existam riscos envolvidos até mesmo em soluções de compartilhamento de arquivos corporativos e acesso remoto. Aqui estão cinco dicas que você deve levar em consideração ao desenvolver políticas para compartilhamento de arquivos em nível empresarial.

1. Ative a autenticação multifator

A MFA aumenta a segurança para que, se uma senha for comprometida, usuários não autorizados não conseguirão atender ao requisito de autenticação de dois fatores e, portanto, não poderão acessar os compartilhamentos de arquivos corporativos.

2. As senhas são importantes

Você ficaria surpreso com a frequência com que os funcionários usam senhas muito básicas para suas estações de trabalho no local ou remotamente. Alguns nem se preocupam em alterar a senha padrão que foi configurada inicialmente. Ter regras de senha com um comprimento mínimo de 9 caracteres e restrições de complexidade pode mitigar o risco de segurança de senhas genéricas e também pode controlar como os dados fluem em sua rede e quem tem acesso.

3. Definir política móvel

O BYOD não vai acabar, então, se você ainda não teve tempo para implementar controles e políticas como parte de sua estratégia de TI, você precisa. Com o número de funcionários que utilizam seus dispositivos móveis para acessar dados comerciais proprietários, mantê-los seguros e fora de dispositivos pessoais que não podem ser gerenciados é uma alta prioridade.

4. Atenda às necessidades dos funcionários

Se você não tiver as ferramentas certas para que os funcionários façam o que devem fazer, provavelmente não terá visibilidade ou controle sobre como eles estão compartilhando e acessando dados confidenciais. Ao atender às necessidades de sua força de trabalho, você também mantém sua empresa segura. O MyWorkDrive fornece aos funcionários esse fácil acesso remoto a arquivos e pastas de trabalho.

5. Ensine as melhores práticas de segurança

Se você tem uma força de trabalho remota de qualquer tipo, deve garantir que eles estejam cientes das práticas recomendadas de segurança para compartilhar e acessar dados da empresa, conectar-se a Wi-Fi seguro e não usar Wi-Fi público e sempre bloquear seus dispositivos pessoais. A educação é fundamental.