Guia para serviços de compartilhamento de arquivos

No mundo dos negócios, pode ser um ato de equilíbrio quando se trata de manter os custos baixos e investir em equipamentos para manter sua empresa crescendo. Algumas empresas nem sequer têm fluxo de caixa suficiente ao iniciar para pagar pessoal e espaço de escritório suficiente. A melhor opção para manter os custos baixos e permitir a expansão da empresa é um compartilhamento seguro de arquivos solução de negócios como MyWorkDrive. Com o MyWorkDrive, os usuários têm um serviço de compartilhamento seguro de arquivos fácil de usar que permite acesso remoto seguro e compartilhamento externo de arquivos em colaboração sem migrar arquivos para serviços caros de armazenamento em nuvem de terceiros.

O que são serviços de compartilhamento de arquivos?

Os serviços de compartilhamento de arquivos, também conhecidos como plataformas de compartilhamento de arquivos ou serviços de armazenamento em nuvem, são plataformas baseadas na web que permitem aos usuários armazenar, acessar e compartilhar seus arquivos e dados pela Internet. Esses serviços revolucionaram a forma como lidamos com informações digitais, facilitando o compartilhamento de documentos, fotos, vídeos e muito mais com apenas alguns cliques.

Principais benefícios dos serviços de compartilhamento de arquivos

Acessibilidade: os serviços de compartilhamento de arquivos oferecem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana aos seus arquivos, a partir de qualquer dispositivo com conexão à Internet. Essa acessibilidade garante que você possa trabalhar ou compartilhar arquivos de qualquer lugar, promovendo produtividade e flexibilidade.

Colaboração: recursos colaborativos como edição em tempo real, comentários e controle de versão tornam esses serviços ideais para trabalho em equipe. Vários usuários podem trabalhar em um documento simultaneamente, aumentando a eficiência e reduzindo a necessidade de trocas constantes de e-mails.

Segurança: a maioria dos serviços de compartilhamento de arquivos prioriza a segurança dos dados. Eles costumam usar protocolos de criptografia para proteger seus arquivos durante o trânsito e enquanto estão em repouso em seus servidores. Além disso, muitos serviços oferecem autenticação de dois fatores e proteção por senha para maior segurança.

Espaço de armazenamento: os serviços de compartilhamento de arquivos oferecem quantidades variadas de espaço de armazenamento, desde planos gratuitos com armazenamento limitado até planos premium com grandes capacidades. Essa flexibilidade permite que os usuários escolham o plano certo com base em suas necessidades e orçamento.

Recuperação de arquivos: Excluiu acidentalmente um arquivo? Sem problemas. Muitos serviços de compartilhamento de arquivos oferecem opções de recuperação de arquivos, permitindo recuperar itens excluídos de uma lixeira, garantindo que você nunca perca dados críticos.

Serviços populares de compartilhamento de arquivos

1. Google Drive: o serviço de armazenamento em nuvem do Google oferece integração perfeita com outros aplicativos do Google, como Google Docs e Google Sheets. É fácil de usar e oferece 15 GB de armazenamento gratuito.
2. Dropbox: Conhecido por sua simplicidade e sincronização de arquivos, o Dropbox oferece recursos de compartilhamento e colaboração de arquivos. Oferece 2 GB de armazenamento gratuito, com opções de atualização disponíveis.
3. Microsoft OneDrive: integrado aos aplicativos do Microsoft Office, o OneDrive oferece edição e colaboração contínuas de documentos. Ele fornece 5 GB de armazenamento gratuito e se conecta bem com sistemas Windows.
4. Caixa: Box é popular entre as empresas por suas ferramentas seguras de compartilhamento e colaboração de arquivos. Ele oferece um plano de armazenamento gratuito de 10 GB e integra-se a vários aplicativos de terceiros.

Riscos dos serviços de compartilhamento de arquivos

Os serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem revolucionaram, sem dúvida, a forma como armazenamos, acessamos e colaboramos com documentos e dados. No entanto, como qualquer tecnologia, elas apresentam a sua quota-parte de riscos que podem não ser aceitáveis para grandes empresas, governos e empresas com requisitos de conformidade. Neste artigo, exploraremos os riscos potenciais associados ao uso de serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem e forneceremos insights sobre como mitigar esses riscos.

1. Violações de dados e preocupações de segurança

Um dos riscos mais significativos dos serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem é o potencial de violações de dados. Embora fornecedores respeitáveis empreguem medidas de segurança robustas, nenhum sistema está totalmente imune a ataques cibernéticos. As violações de dados podem levar ao acesso não autorizado a informações confidenciais, colocando em risco os seus dados pessoais ou comerciais.

Mitigação: escolha um serviço que ofereça criptografia avançada em trânsito e em repouso, autenticação de dois fatores e auditorias de segurança regulares. Sempre use senhas fortes e exclusivas com autenticação de dois fatores e eduque os usuários sobre as práticas recomendadas para segurança de dados.

2. Preocupações com a privacidade

Ao armazenar seus arquivos na nuvem, você está essencialmente confiando seus dados a um provedor de serviços terceirizado. Sempre existe uma preocupação sobre como esses provedores lidam com suas informações. Alguns provedores podem verificar seus arquivos para fins de marketing ou publicidade, comprometendo potencialmente sua privacidade.

Mitigação: Pesquise minuciosamente as políticas de privacidade do provedor de serviços. Opte por serviços que tenham políticas transparentes de uso de dados e que lhe dêem controle sobre seus dados. Considere criptografar arquivos confidenciais antes de enviá-los para a nuvem.

3. Perda de dados

Embora os serviços em nuvem sejam projetados para serem confiáveis, ainda existe o risco de perda de dados devido a falhas técnicas, exclusões acidentais ou erros do provedor. Em casos raros, um provedor de serviços pode ser encerrado, deixando você com tempo limitado para recuperar seus dados.

Mitigação: Faça backup regularmente de seus dados localmente e na nuvem. Certifique-se de que o provedor de serviços ofereça opções de recuperação de dados e um processo claro para recuperação de dados em caso de perda acidental.

4. Conformidade e questões legais

Dependendo do seu setor e do tipo de dados que você lida, você pode ter obrigações legais em relação ao armazenamento e proteção de dados. Armazenar dados em um serviço de nuvem pode levar ao acesso não intencional. Por exemplo, foi recentemente revelado no artigo de notícias da BBC intitulado; Por que é importante onde seus dados são armazenados que “as autoridades americanas têm o direito de entrar e ver quaisquer dados armazenados numa nuvem americana, mesmo que o data center esteja na Europa”.

Mitigação: Escolha um provedor de serviços de compartilhamento de arquivos que esteja em conformidade com as regulamentações específicas do setor e possa fornecer a documentação necessária sobre manipulação de dados, local de armazenamento e práticas de segurança ou gerencie você mesmo os serviços de armazenamento de arquivos e dispositivos de armazenamento em rede e utilize um serviço de compartilhamento de arquivos como o MyWorkDrive para permitir o acesso a esses não armazena nenhum arquivo de cliente.

5. Tempo de inatividade

Os provedores de serviços em nuvem podem enfrentar interrupções ou inatividade devido a manutenção, problemas técnicos ou ataques cibernéticos. Isso pode interromper o acesso a arquivos críticos e impactar negativamente a produtividade.

Mitigação: Avalie o histórico de tempo de atividade e confiabilidade do provedor de serviços. Implemente redundância e tenha planos de contingência para acessar arquivos críticos durante o tempo de inatividade.

6. Superações de custos

Embora muitos serviços de compartilhamento de arquivos em nuvem ofereçam planos gratuitos ou de baixo custo, recursos adicionais, armazenamento extra ou largura de banda podem ser caros. Sem monitoramento e controle adequados, é fácil incorrer em custos inesperados.

Mitigação: fique de olho no seu uso, defina limites de orçamento e revise regularmente seu plano para garantir que ele esteja alinhado às suas necessidades.

Os serviços de compartilhamento de arquivos baseados em nuvem oferecem enormes vantagens em termos de conveniência, acessibilidade e colaboração. No entanto, compreender e mitigar os riscos associados é crucial para garantir a segurança dos seus dados. Ao selecionar cuidadosamente um fornecedor de serviços respeitável, implementar medidas de segurança robustas e manter-se informado sobre perigos potenciais, você pode aproveitar ao máximo esses serviços e, ao mesmo tempo, proteger suas informações valiosas.

Solução fácil de compartilhamento de arquivos usando seu armazenamento existente

Somente o MyWorkDrive adiciona recursos de compartilhamento remoto de arquivos aos servidores de arquivos do Windows dentro da empresa, tudo por meio de nossos aplicativos móveis, desktop e navegador da Web fáceis de usar que os usuários consideram simples de usar. Ao conectar o MyWorkDrive ao Active Directory existente e compartilhamentos de arquivos na empresa, o MyWorkDrive atua como um gateway para arquivos de acesso remoto em toda a empresa.

Os administradores configuram os compartilhamentos existentes para serem disponibilizados aos usuários remotamente. As permissões NTFS existentes e a enumeração baseada em acesso são preservadas. Independentemente do método de acesso, registros detalhados estão disponíveis para conformidade e segurança. Integre-se às suas soluções de backup existentes – sem migração de dados para novos bancos de dados SQL ou recriação de estratégias de backup. MyWorkDrive integra-se perfeitamente com versões anteriores do Windows com restaurações disponíveis para usuários finais em nosso gerenciador de arquivos da web.